工程单位物资资料信息化管理存在的问题和解决对策

【摘要】对于工程建设单位而言，物资资料采用信息化的管理能够调整资源利用效率，确保各部门对资料信息的共享，实现团结合作的工作局面。工程单位物资资料信息化管理的解决要增强意识，保障信息化管理发展，多角度地培养信息化管理操作人员，并通过规范化的制度管理控制资料信息化对工程建设的服务。本文探索了加强工程单位物资资料信息化建设的重要性，提出了工程单位物资资料信息化管理存在的问题，并总结了相关的解决对策。

【关键词】工程单位物资资料信息化问题对策

工程单位的物资资料管理是完成建筑管理的关键，也是决定工程单位管理实效的重点，而要提高工程单位的物资资料管理质量，就必须抓好材料信息化管理工作。本文探索了加强工程单位物资资料信息化建设的重要性，提出了工程单位物资资料信息化管理存在的问题，并总结了相关的解决对策。

一、加强工程单位物资资料信息化建设的重要性

（一）提高准确性，能按需求做各样的统计分析，给领导提供有效的决策资料

物资资料的信息化管理能够将物资资料的情况整体汇总起来，并通过现代化计算机管理功能形成各种形式的分类统计。物资资料的统计数据对工程单位领导的工程计划、施工管理的相关决策有着至关重要的作用。同时，在工程物资管理过程中，由于物资消耗比率大，工程成本高，在不少企业里，由于物资管理不当造成越定额、超标准的消耗是屡见不鲜的。引入信息化的管理模式，使得工程单位对物资的管理更为明晰，避免了浪费情况，也使得领导的管理更为快捷方便。

（二）使信息传递更及时，实现资源共享，加快物资调配流程时效

物资资料的信息传递对工程各个部门来讲更为重要，信息化管理下的单位资料其数量、内容和应用渠道更为明确，调查的速度也就更为快捷方便，能够在具体的工程建设过程中起到加快物资调配流程时效的作用。能够有效地缩短工程建设活动的运作时间差，实现施工单位、建设单位之间的协同发展。使得企业的职能部门之间的信息资源能够互相连接、彼此共享，从根本上改变了部门之间信息不对称的现状。而这种信息的共享全面地促进了建设部门对物资的有效调配，节省时间的同时就是提升工作效率，实现物资管理静态化到动态化的转变和跨越。同时，信息化管理模式还使得信息有了跟踪功效，对物资调配过程中出现的问题能够及时发现并及时处理，形成经济业务活动和建设施工工作的协调发展。

（三）减轻工作人员的劳动量，减少纸质化

信息化的管理使得工程物资管理人员的劳动量降低，减少了纸质化的浪费和保管问题。当然信息化的管理模式要求工程单位物资管理人员必须重视自身知识的更新以及加强相关专业知识的学习，如市场营销、市场预测、企业管理、数理统计、电子计算机应用等，以扩展视野，提高业务素质。

二、工程单位物资资料信息化管理存在的问题

（一）推进信息化的重要性认识不够

工程单位在物资资料信息化建设方面的认识相对滞后，基本处于初级阶段。目前相当多的工程单位都存在“重信息使用，轻信息管理”情况，对物资资料信息化建设的必要性认识不足，行动上缺乏动力。对其必要性认识首先来自工程单位领导的意识缺位。在具体的工作过程中对物资资料信息化管理不够重视，认为手工做账就可基本满足需求。显然，这些理解有偏差，对于信息化建设而言存在阻碍，必须要从工程单位企业领导者思想的转变来实现信息化管理的全面发展。

（二）标准规范建设滞后

标准规范建设是信息化发展的实际需要，信息化具有系统性强、集成度高和技术更新周期短的特点。在信息化过程中，对信息的规范化和标准化有着严格的要求，否则将无法实现网络的互联互通和信息的大规模集成。但是，如今很多工程单位却对这方面的信息化建设工作缺乏规范化、标准化的管理，导致工作滞后，严重影响了工程物资资料的有效管理。严重的情况下还导致资料管理出现了重复劳动的情况，不仅浪费了人力资源，而且使得信息的传输、共享、安全等方面都出现了隐患，这些都是不利于工程建设的。其实，工程物资资料信息化管理的标准规范建设滞后问题是信息管理体制引发的，信息管理和技术能力相对较薄弱，信息系统建设大大落后于环境管理的需要，部门之间、上下级之间、管理部门和公众之间信息交互手段落后；支离破碎的数据，分散于各业务管理部门，形成多个信息孤岛。而这种“孤岛”化的材料信息其开发利用和共享水平较低，难以充分满足工程建设的需要。只有建立了规范的信息管理标准，实现信息化的网络体系和收集制度，才能使得信息管理出现新的模式。

（三）信息化专业人才不足

工程单位物资资料信息化的专业人才明显不足，使得单位内部管理信息系统的开发缺乏管理应用的综合性人才。虽然对于信息化网络的建设而言可以依靠软件公司，但是在具体的操作和简单维护来讲还是应该由工程单位的内部人员来完成，而且工程单位的内部人员会更为熟悉工程的管理情况、单位内部的数据情况等。从这方面来讲比软件公司的人员更有优势，因此应该全面培养单位内部的信息化专业人才。但是目前，工程单位内部没有树立正确的信息化人才观，没有想到人才培养是有周期的，不可能一蹴而就，信息化人才的培养也不例外。现在有一些单位在人才培养上有“速成”的错误认识或急躁心理，违背人才培养规律，做出一些适得其反的事，结果欲速则不达。其实，信息化人才的成长也是由初级到中级、高级发展的循序渐进的过程。应该从全局考虑，通过长期的培养来鼓励信息管理人员不断进步，并从领导层开始给予一定的信任，确保信息化人才的培养能够解决当前工程单位的人才需求问题。

三、工程单位物资资料信息化管理的解决对策

（一）增强意识保障信息化管理发展

信息化管理意识的培养要从这样几方面来考虑：（1）责任意识。工程单位物资资料信息化管理必须要有较强的责任意识。责任意识的培养要重点针对具体的信息管理人员而开展，保证信息管理能够为工程管理服务，而不是随意调阅的内容。（2）全局意识。信息化管理有着网络化的优势所在，因此工程单位应该考虑到全局意识，自单位领导开始对物资资料信息化管理的全局作用必须要考虑周全。通过软件建设使物资系统能准时提供信息、共享信息。（3）发展意识。随着信息技术的不断进步，时间与空间的差距在信息化的过程中不断地被缩小。工程单位的领导必须具备发展的意识，必须紧扣时代发展的脉搏，通过唤醒全员的信息化意识，有效提升全员的信息化水平，才能使物资工作不落公司的整体发展。

（二）建立健全人才引进培训机制

信息化人才引进培训机制主要包括培训和引进两方面。培训信息化人才要请软件学院顾问做指导教师，对单位内部的物资信息管理工作人员进行阶段性的培训。除了聘请专门技术人员进行培训之外，还应该重点培养信息管理人员的良好沟通技巧。如果单位领导不关心也不了解管理软件的细节和技术，信息人员就应该从管理的角度和领导沟通效果才好。其次，也要重视工作态度的管理培训，要教会信息管理人员以专业化的态度对待物资资料信息化的管理工作，爱岗敬业、专业管理，确保信息管理为工程建设服务。

（三）建立健全配套规章制度管理运行

建立健全配套规章制度管理和运行，首先要建立健全安全防范制度，从人员、设施、软件等方面建立完善相关配套制度和措施，特别是内部信息网络。以制度化管理来控制资料信息的外泄情况发生，保证企业的利益。其次，要建立健全各类物资资料管理制度，为信息化建设和系统运行、维护提供有效资料依据。物资资料的信息化管理除了进行档案化管理之外，还要建立实体物资管理体系，对工程建设过程中的物资资料信息进行详细的信息化备案，确保物资资料的价值能够随时得以调阅和全面化的价值估量。另外，要建立健全奖惩激励制度。年终对各物资信息管理工作人员工作情况进行考评，对信息化推进快、任务完成好、解决问题效果好、报送情况及时的个人授予 “物资信息化管理先进个人”荣誉称号。对工作不积极、有推诿现象，影响项目建设，造成不良影响的单位和个人，严格实施责任追究。

综上所述，对于工程建设单位而言，物资资料采用信息化的管理能够调整资源利用效率，确保物资系统对资料信息的共享，实现团结合作的工作局面。工程单位物资资料信息化管理的解决要增强意识，保障信息化管理发展，多角度地培养物资信息化管理操作人员，并通过规范化的制度管理控制物资资料信息化对工程建设的服务。

参考文献

[1]刘世.关于铁路信息化建设的几点思考[J].郑铁科技通讯，2009(04).

[2]陈京亮.铁路专业运输企业信息化建设与应用探讨[J].铁道运输与经济， 2010(05).

作者简介：张世明（1981-），男，广东乐昌人，大专，助理经济师，中铁隧道集团四处有限公司物资部主任，研究方向：物资资料管理。

（责任编辑：陈岑）