关于应用OA系统来提升企业管理效率的思考

梁育燕

[摘要]21世纪是知识经济时代，是数字化革命和信息化生存的时代，中国企业要想在激烈的国内外竞争中占有一席之地，除了要具备领先的科技和管理水平之外，更要具备领先的信息建设能力和运用能力。要提高中国企业的整体竞争实力，关键在于更新管理者的观念和加强现代科学技术的运用，其中应用实施OA系统是提高企业管理效率的有效途径。本文从OA系统的定义出发，重点阐述了OA系统的应用可以有效提升企业管理效率所体现的主要方面，并简述了我们企业在应用和实施OA系统中所应注意的要点，以期对大家能有所帮助。

[关键词]OA系统应用企业管理效率要点

一、前言

OA系统（Office Automation），是指利用电脑进行全自动的办公，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，目的是提高效率。日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如工作流管理、文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理等，这些都是日常办公工作的处理范围。广义讲，对于提高日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都可以成为OA系统。狭义上讲，OA系统是处理组织内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。

二、OA系统的应用可以有效提升企业管理效率主要体现在以下几个方面

1.OA系统能有效提高企业办公效率

现代企业每天都会有大量的文件需要处理，特别是企业的管理层，而这类日常的文件处理，绝大部分都可以在OA系统中进行管理、处置。OA系统可根据企业自身的要求自动对各类文件进行汇总、分类，大大缩短了传统的人工收集、整理、分类的时间，提高文件处理的效率。同时，OA系统的开放性又能够让企业的管理层不论身处何处，只要有计算机网络的接入，就可以登录企业OA系统在线处理事务，实时了解企业的各项信息、员工的工作情况、以及整个企业的运行状况，并在发现问题时，可以及时通过OA系统向各个相关部门处理并发布具体的改进通知，有效地提高了企业内的沟通效率。

2.OA系统有利于打破部门壁垒、打造出良好的协同平台

对企业管理层来说，只要建立一个标准的公共办公事务管理流程就可以在企业内部建立统一管理模式；对于企业员工来说有流程的规范化，就有了可以遵循的规范和学习范例，可以说，流程是对企业内部最佳运营的规范和固化。由于企业内部各部门职能不一样，制度建设也存在差异，因此各部门的有效沟通与协调一致就成为企业管理亟待解决的问题。而OA系统的流程管理因其在企业内部使用统一的、标准的流程操作，使其可以有效地打破部门壁垒，打造出良好的内部协同平台，有效地解决了企业内部的协调一致以及有效沟通难的问题。由此可见，企业应用实施OA系统，一方面可以使企业内部更加容易协调一致形成合力，另一方面可以更加高效的利用企业人力资源，进而能够大大地提升企业的管理效率。

3.OA系统实现了流程和管理真正结合

企业需要的是高效运作，OA系统的全面应用，可快速有效提高管事流程。OA系统可以结合企业特点、特性对企业OA系统进行相关的功能的微调与完善，进而可以在企业内部建立一套科学、完善管理体系，便于对各项事务进行更为高效地管理。OA系统为企业所引入的一个全新管理流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并可及时的知道各个部门流程、工作计划安排，同时间协同办公，任务清晰，让每天的工作流程都非常清晰明了。同时，同事间也能够在统一时间相互配合工作，营造出了一个工作愉快环境，有问题及时提出来，实现了高效的协同办公。如此一来使得OA系统的应用和企业的管理真正结合起来有效地提高了企业的管理效率。

三、我们企业在应用OA系统来提升企业管理效率时所应注意的要点

1.建立健全规章制度，企业领导牵头推广，各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改变了员工传统的作业习惯。在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度和人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求强力推动系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，使之成为工作习惯，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2.关注新旧数据的迁移与共享

信息系统建设中有一句老话：三分技术、七分管理、十二分数据。因此我们企业在OA系统建设过程中要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展，也使企业宝贵的数据资产损失，更无法实现知识管理，同时整理数据的工作往往耗时费力。为此，在企业OA系统在实施推进过程中可成立专门的数据项目组，对旧系统遗留的历史数据进行整合，做好新旧系统的无缝衔接，降低企业员工适应使用新系统的难度。OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单和其他系统进行数据整合并生成各种统计报表，预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动，实现新旧数据无缝衔接。

3.充分运用人性化的设计与管理

OA系统调试和应用过程中可增加一些人性化的东西。比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度，在审批的界面可以设定一些常用的审批语言以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程。在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性地群发。随着3G移动网络的部署，大部分OA系统都设置了相关移动OA系统，因此可以利用移动OA系统将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机上，让用户可以随时随地进行掌上办公，OA系统这些人性化的功能让企业员工体会到信息化带来的便利，从而更乐于接受企业新系统的应用。同时，可以在企业内部对OA系统进行分步实施，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、且容易掌握的功能进行推广，增加企业员工对OA系统的适应性。然后逐步地开放复杂一些的功能模块，进而弱化员工对企业新系统的抵触情绪，以确保OA系统的实施和推广的效率。

4.要进行全面的用户培训

网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的使用者，对企业职工进行必要的OA系统应用培训决定了今后企业员工对OA软件的使用程度，因此对企业员工培训是成功实施OA系统的重要因素。培训方式上可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户）和不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。一方面，通过对OA理论和OA软件系统功能的使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训，使企业员工能懂得OA基本原理、相关管理知识和具体的OA系统操作方法，从而提高企业员工的技术水平。另一方面，通过培训可以提高企业全员对实施OA系统根本意义的认识，提高他们的积极性和主动参与意识，以及提高和增强他们的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。只有这样才能充分地发挥OA系统的效用，提高企业的管理效率，为企业发展与壮大提供坚实的后盾。

四、结语

随着市场经济的发展，企业间的竞争日趋激烈，各个企业为了在激烈的市场竞争中占据有利地位通常会采取两种措施：一是扩大市场，拓展新业务，采用新技术开发新产品；二是采用各种各样的手段和措施加强和提高企业的管理效率，减少内部管理费用和企业运行成本。OA系统以其高效、快捷地的工作效率受到越来越多企业的青睐，已成为企业发展的必然趋势，因此，建立适合企业发展的OA系统就显得尤为重要。

参考文献：

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