用5S现场管理法提高行政办公室外部环境管理

陈俊宇

摘要：5S现场管理是日本丰田式的管理,它在我国企业运用广泛。本文在对5S现场管理方法内容的探讨基础上,清晰地阐述了办公室人员开展5S现场管理的原则，分析了办公室推行5S现场管理的作用和目标，并阐述了推行5S现场管理的效用。

ス丶词：5S；现场管理法；办公室；外部环境管理

一、5s的定义

5s是整顿（Seition）、素养（shitsuke）、清扫（seiso）、整理（seiri）和清洁（seiketsu）这5个词语的简写。因为这5个词语的s都是日语罗马语拼音第一个字母，因此就缩写为5s，开展整顿、修身、清扫、整理、清洁为内容的活动，叫做5s活动。它的活动的对象是“环境”，它要对现成环境的生产做到综合的考虑，还要制定出一套实际可行的计划和措施，从而达到优化管理。5s活动的精髓和核心是修身，如果在开展活动的职工没有很好的修身，那么这个活动也就开展和坚持不下去的。

ザ、5s办公室管理现场的内容

ィㄒ唬┱理：在工作现成中，要认真的区别好什么是要的，什么是部需要的，只需要保留住需要的东西，没有的东西就需要全部撤除

ヂ砩弦用的、暂时不用的长期不用的要区分对待；即便是必需品，也要适量；将必需品的数量降到最低程度；在哪儿都有可有可无的物品，不管是谁买，有多昂贵，也应该坚决处理掉，决不手软！

1．对抽屉、柜子内物品进行分类，区分出必需品与非必需品，去除非必需品。找出非必需品及使用率不高的物品。明确物品使用频率，必需品所需数量。身边只放置必需品及必要的量。

2．对桌面上物品、文件进行分类，暂时不用的从桌面上去除。只留正在处理的文件或正在使用的物品。处理结束立即归类放置。提高工作的计划性，各类文件、物品能够做到分类放置。制定明确的工作计划、工作目标，不要轻易中途放置手上的工作。

3．对个人用品进行整理，只保留一套在身边，暂时不用的定点存放。对公用办公用品进行整理，只保留一套在固定的地点。

4. 桌下除椅子、垃圾篓以外不放置任何物品。将生活用品去除出工作区。没有多余的物品在桌下隐藏。将不穿的鞋子、袋子彻底从桌下清除。

5．将过季的服装清除出办公室，衣挂上不挂其他物品。腾出空间，保持整洁。将私人不用的衣物清除办公室。

6．对电脑内存储的文件进行整理。将无用的文件删除，腾出空间。分类打包整理。

7．对办公室进行全面整理。保持办公场所内没有多余的物品。每天坚持整理。

ィǘ）整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，彻底地进行整理，确定放置场所，规定放置方法，并做好标识进行管理。

1．对抽屉、柜子内要的物品进行定位,并加注标识。物品摆放整齐,标识清楚一目了然。定位、分类明确。

2．对如电话、笔筒、便签、台历等桌面上的办公用品进行统一定置摆放。确立定置标准，每时每刻都要做到。对个性化的物品也要有明确的位置或者去除掉。办公桌上没有随意放置的物品。领导带头遵守，督促大家共同执行。

3．认真分析物品的放置位置，寻找物品最佳放置地点。使身边的物品达到最优化，处理最应该处理的事。将整理进行到底。

4．为椅子设定摆放位置，整齐、不占道，人离开时将椅子放在指定的位置。

5．水具、卫生洁具统一位置放置，摆放整齐、不随意放置。统一认识，需要时才用的原则，责任人明确。保持用具干净、整齐。责任人明确

6．确定电脑内使用文件与备份文件的位置，并随时更新。定好存储区，正确命名，随时找到，定期整理、整顿。

7．制定各类物品摆放位置，制定合理有效的原则，使每个人都明确自己应该怎样做。

ィㄈ）清扫：要把岗位变成无灰尘，干净整洁，无垃圾，要把设备保养好，改造成一个没有一尘不染的环境最高领导以身作则；人人参与；责任到人；与点检、保养工作充分结合；杜绝污染源，建立清扫基准。

1．分类处理非必需品，将无用的物品丢弃、变卖或交他人使用；暂时不用的物品分类标识清晰存放。办公现场内没有垃圾乱放的现象。最高领导以身作则；责任到人。

2．每台办公自动化设备责任到人，随时打扫。重视日常检查与保养，设备使用良好，零故障。

3．每日进行清扫，注意保持，卫生洁具使用后清洗干净。保持饮水区、卫生洁具干净、整洁。制定责任人，实时督促。

4．随时清理办公垃圾，保持办公场所干净、整洁，创造一个舒适、优美的办公环境。加强引导，划分区域，明确责任人。

ィㄋ模┣褰啵航整理、整顿、清扫进行到底，标准化、制度化。寻找有效的激励方法；坚持不懈推行“透明管理”。

1．制定标准。各类标准明确、适用。领导重视，坚决推行。

2．进行多次的培训，积极引导，开展评比。统一认识，达成一致目标。

ィㄎ澹┧匮：要有制度的规定一些事情，都必须安装严格的要求去执行，养成一个良好的习惯制定相关的规章制度，教育培训，激发员工的热情和责任感。

コ中不断地推进前面4S,加强教育培训，激发员工的热情和责任感。提升员工素养，提升组织形象，创造组织文化。全员参与，培育员工进行5S活动的热情。

ザ、办公室职员开展5s活动的原则

ィㄒ唬┳晕夜芾5s现场的原则 ）

チ己玫墓ぷ骰肪常不能够单单的指望别人来创造，也不能光知道添加新的办公设备。需要很好的合理的依靠办公室人员，需要在现场的当事人员为自己创造出一个安全、方便、整齐、清洁的工作环境，让他知道自己在改造了客观世界的同时也把主观世界改变了，创造出“美”的意识，从而养成现代化管理所需要的严格要求的风气、遵守纪律的习惯。

ィǘ）办公勤俭原则

5s现在管理的开展，慧聪办公室清理出一些无用的东西，其中，有很多只是在办公室没有用，但是可以用于其他的地方的；还有一些是废物，但是可以回收利用、需要报废的也需要报废手续在回收，不能冲动，不分青红皂白当作垃圾处理。要严格的执行制度，要制止、评判、教育那些大手大脚。不顾公司的“败家子”作风，严重的人员需要给于适当的处理。）

ィㄈ）持之以恒的原则

5s管理活动开展起来是很容易的，可以搞的很隆重，在段时间里面就可以取得显著的效果，但是要坚持下去，就需要有持之以恒的心态，不断的优化。有很多组织在开展的工程中会出现一紧、二松、三垮台、四重来的现象。所以要开展5s活动就必须要有坚持的精神，要长久的坚持下去。组织首先应将5S活动纳入岗位责任制，使办公室人员都有明确的岗位责任和工作标准；其次，要严格的做好的检测。考核和评比的工作，要把考核的结果和每个人的经济利益挂钩；第三，要做到PDCA循环不断的提高5s活动的水平，在通过检测的过程中发现问题，解决问题。

ニ摹办公室推行5S现场管理的作用

1．提高部门形象；

2．提高办公效率；

3．提高办公用品使用效率；

4．保障办事效率，提高办事速率；

5．要减少安全隐患，加大安全力度

6．要降低成产成本，养成节约的习惯

7．提高工作效率，降低完成任务周期

8．改善部门精神面貌，形成良好组织文化。

ノ濉办公室5S现场管理的目标

1．工作变换时，寻找办公用品、文件资料等，物品马上找到，寻找时间为0；

2．整洁的工作环境，不良用品为0；

3．努力降低成本，减少消耗，浪费为0；

4．工作顺畅进行，及时完成任务，延期为0；

5．无泄密，无丢失，安全，整齐，事故为0；

6．团结，友爱，处处为别人着想，积极干好本职工作，不良行为为0。

チ、5S现场管理的效用

1．最佳推销员（Sales）——被办事人员称赞为干净整洁的大厅，让群众对其信任，很高兴到大厅办事情；让很多人来中心进行参观和学习，使大家希望到这样的单位来上班。

2．节约家（Saving）——降低不必要的办公用品的浪费；减少寻找办公用品等的时间；提高工作效率。

3．.安全保障（safely） ——视野开阔、宽广明亮的职场，严格遵守制度，过道明亮整洁，不会造成杂乱而影响到工作。

4．标准化的推动者（Standardization）规范办公现场，大家都按照规定执行任务，程序稳定，品质稳定。

5．形成令人满意的职场（Satisfaction）——创造明亮、清洁的工作场所，使员工有成就感，能造就现场全体人员进行改善的气氛。（作者单位：贵州大学经济学院 贵阳市政务服务中心）

おお

げ慰嘉南祝

ぃ1］ 孙磊.5S管理提升班组文化品位.农电管理.2011（01）

ぃ2］ 王爱娥.5S现场管理助企业又快又好发展.农药市场信息.2010（03）

ぃ3］ 马建英. 基于“5S”的企业现场管理探讨.企业导报.2011（01）

ぃ4］ 什么叫5S管理.中国职工教育.2011（03）

ぃ5］ 王坚.浅谈5S 现场管理和CI 持续改进.科技创新导报.2008（07）

ぃ6］ 李杨,韩晨华,王海涛,潘子龙,闫傒.我国企业推行5S 的问题与解决之道.现代商业.2010（09）