管理信息化系统助企业月度财务报表一日内完成

郑丹

【摘 要】 文章主要阐述南铝如何利用管理信息化系统全面实现各类事务的自动统计与核算，自动生成财务凭证与归集科目；如何在一个工作日内实现从关账、统计、核算、结算、归集、存档凭证打印到报表编辑与汇总分析等工作的完成，以为同行提供参考。

【关键词】 电算化； 月度结算； 归集； 甩账表

一、引言

福建省南平铝业有限公司（简称“南铝”）是国内集铝冶炼、铸造挤压、铸压拉带、铝合金制品深度加工于一体的大型国有企业，员工5 136人，2011年销售总额约74亿元。2003年后南铝的产品类型、品种急剧增加，面对“多品种、变批量、客户化、快捷化”客户订单式买方市场，传统的管理方法盲区多，效率低，信息反馈速度慢，给管理决策带来了极大的困难，严重制约了企业的发展，南铝意识到了管理信息化的重要性。

2005年前南铝在财务电算化、销售、生产等方面也做了信息化应用，大都是通过人工现场纸质统计，分类后再向信息系统内输入，各系统孤立运行，统计数据不准确、不及时，无法给管理带来科学决策依据。南铝2006年开始与某软件公司合作，共同研发“南铝产业链全维管理信息化系统集成平台”，2009年正式投入使用，实现了企业各项管理职能事务的管理制度、方法、标准、定额、计量等工作的一体化信息集成，实现了财务管理的全面信息化。

二、企业专业基础管理工作信息化一体集成的实现

通常企业在信息化建设中最迫切需要解决的是“产供销与财务”的信息化，从直观的字面上可以理解为实现“生产、销售、采购、财务”等四大管理职能的信息化，实际上，能够全面体现“产供销与财务”四大管理职能的信息化必是企业全面管理职能的体现。因为这些工作都是靠人专业分工操作设备，在技术标准指导和监控下使用各种配套能源来完成的。所以要想彻底实现“产供销与财务管理”信息化管理，必先从企业基础管理专业职能工作信息一体化入手，否则管理软件只能是一个非专业化管理的僵化结构，是“结果式数据汇总”，实际业务还是大量依靠人工脑力与纸质信息方法完成。那么管理信息化工作具体实现的工作内容是什么呢？

一是建立企业各级专业化员工岗位工作信息平台，实现员工工作内容自动集成，替代传统人工纸质抄录、分类、统计、分析与传递的信息处理方法。

二是建立企业各级专业管理职能的标准执行信息系统，替代企业各级部门人工组织资源计划的计算与编制方法，通过管理标准执行信息系统自动判别员工日常工作的正确与错误。

三是按专业管理职能集成企业各项经营活动，包括人事、合同、标准、设计、设备、采购、销售、生产、财务账务、资金运营、预算与控制等，减少管理盲区，提高企业管理水平。

四是取消传统人工分级纸质抄录、分类、统计、分析与传递等信息处理方法，实现企业基础工作的“资源、组织、计划、执行、控制与协调”的智能精益化管理。

三、财务会计与资金运营管理体系开发的必要性

原来南铝财务部门使用的电算化软件是新中大账务处理系统，平时工作就是根据原始凭证手工录入记账凭证。由于开始使用时间比较早，使用的会计科目是旧的会计科目，急需改用新的会计科目，以适应新的会计制度。另外，由于记账凭证都是手工录入，耗用时间比较长，取数比较繁琐。新中大账务处理和报表管理是独立的系统，原始凭证数据都是通过会计手工录入记账凭证进入系统，这样就会形成一个信息孤岛。财务会计与资金运营的开发就是为了使整个企业管理一体化，使得企业所有部门数据无缝链接。

2006年以前，南铝和所有企业一样，完成企业月度财务结算与报表生成在10个以上的工作日，具体如下：

一是关账统计。每月25日各生产单位在统一时间内关账进行各种物资、能源的人工分类盘点与统计，盘点与统计人力上百人，时间3—5个工作日。

二是成本分步核算。各生产单位完成统计后，需要3—5个工作日进行物资摊销平衡与成本核算。

三是汇总核算。财务部门根据各生产单位的成本核算结果进行总体汇总摊销核算和集团内部物流结算，再进行对应账务科目归集，时间需要3—5个工作日。

四是财务报表编制与汇总分析。时间需要2个以上工作日。

存在主要问题：大小月实际物耗成本与账务物耗成本刚好相反且财务核算分析时间过长，无法支持准确与及时决策。

四、企业财务月度结算与报表汇总分析一日完成的原理

南铝产业链集群通过该集成平台的研发，全面取消专职人工统计工作岗位，全面实现了企业各类事务的自动统计与核算，自动生成财务凭证与归集科目，自动完成报表数据归集、编制、汇总及分析，实现了一个工作日内从关账、统计、核算、结算、归集、存档凭证打印到报表编辑与汇总分析等工作的完成（参见图1财务成本业务流程图）。企业得以全面管理信息化，统计工作岗位基本全面取消，所有管理数据统计实现了实时、真实、可靠，使得企业月度财务核算在自然月最后一日24时关账，每月1日上午10点完成各生产单位的各项业务统计和成本核算，在下午3点由集团财务部门完成集团内部各单位物流流通结算，4—5点完成企业所有内外部报表，6点完成集团各个生产单位的业务报表汇总。在一个工作日内从关账到报表汇总完成，而其他企业基本都是前月25日关账，下月8日后才能完成报表的汇总，完成一个月度的财务核算结算基本在12天以上。

该集成平台实现了企业经营报表数据来源于一线，或经过逐层审核，各种数据结构清晰，信息及时，准确无误，得到充分集成与共享，企业内部管理效率大大提高。市场上传统的企业管理软件都是以财务账务处理业务为中心，不利于企业实现真正意义上的管理信息化。

五、信息化系统集成平台实施的效果

该集成平台在技术上是先进的，它以生产计划与控制为主线，通过信息集成，将企业各职能领域的管理联成一个整体，使企业生产经营管理达到系统化、合理化、规范化。而计算机快速处理信息的强大功能又极大地提高了管理和进行管理决策的效率和质量，从根本上改变了企业管理的面貌。由于该集成平台的各大基础工作专业管理系统和财务账务处理系统的无缝集成，使各项业务费用和基础工作流程与内容紧密地融合在一起，系统按科目类型实现分级明细自动归集，减少了财务资金收支上的差错或延误。该平台使得南铝集团公司每月的财务账务处理与报表生成在月末的一天内就可全部结账和准确完成报表，成本准确核算，为企业经营决策提供了及时、准确、可靠的依据。

六、结语

该集成平台已在南铝及其下属企业全面投入运行，规范了企业各项管理职能的行为，提高了部门之间的配合和合作，实现了数据集成与资源共享，全面做到“甩图纸、甩账表”，使企业决策更加科学、合理，对市场变化的反应更加及时与准确，达到了提高管理效率、降低成本、提高决策水平的目标，实现精细化管理，取得了明显的经济效益和社会效益，具有广阔的推广应用前景。

【参考文献】

[1] 王振武.会计信息系统[M].大连：东北财经大学出版社，2006.

[2] 袁树民，王丹.会计信息系统[M].上海：上海财经大学出版社，2008.

[3] 王修灵.强化企业财务内部控制的策略分析[J].中国总会计师，2010（2）.