连锁零售企业存货内部控制指标的构建

滕明明

【摘 要】 文章根据连锁零售企业存货管理的风险控制情况确定了考核指标，并通过层次分析法与熵权法相结合的方法确定了指标权重，建立了一套比较完整的连锁零售企业存货内部控制考核指标体系。

【关键词】 内部控制； 存货管理； 层次分析法； 熵权

引 言

财政部等五部委联合制定并发布的《企业内部控制基本规范》（财会[2008]7号）中指出，内部控制包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督五个要素。但该规范及2010年4月财政部等部门联合发布的《企业内部控制配套指引》中都没有明确内部控制考核的具体参考指标。鉴于目前以国内农超对接类型为主的连锁零售企业的快速发展，本文主要探讨以生鲜、百货为主营业务的连锁零售企业的存货内控指标体系的构建。

一、存货内部控制风险点分析与指标结构确定

存货内部控制包括存货从购入、保管到销售出库的整个流程控制。本文假设连锁零售企业启用了通用的存货电子信息管理系统。

一般来说，连锁零售企业的存货数量较多，大部分存货金额相对较低，管理起来比较繁琐，因此对存货内部控制的加强也就成了连锁零售企业能否顺利经营的重要一环。

连锁零售企业的销售类型主要有三种：自营销售、委托代销和合作经营销售。1.自营销售指企业与供应商签订采购合同，企业按合同向供应商采购商品，并向消费者销售。2.委托代销指企业与供应商签订代销协议书，按要求销售货物并收取手续费。委托代销的商品不属于企业的库存商品。3.合作经营销售（租户）指企业与租户签订合作经营协议，租户自行向工商管理部门申请注册营业执照，自行申报纳税，自行开具销售发票。合作经营销售的商品同样不属于企业的库存商品，其销售也不记入企业的销售收入。企业只向租户收取租金、代垫的水电费和分成收入等。因此，合作经营销售的存货与企业的存货管理流程没有直接关系。

（一）日常管理

存货的日常管理包括存货的摆放、存储、盘点等。

风险控制点：

1.存货的日常保管。包括：（1）企业需制定完善的存货保管制度，保证专人保管、合理保管。如为了减少偷盗损失，门店卖场内应安放摄像头，卖场口应安装防盗门并安排专人防损，对偷窃货物的员工进行严肃处理等。为了减少存货的不可抗损失，需要针对存货的性质进行妥善的保管，如对容易腐烂的水果放在风幕柜里保管等。另外还需注意仓库的堆放和消防问题，从源头上杜绝火灾等隐患。（2）对不属于企业的存货，如代销的存货等，应单独存放和记录，避免和企业自有的存货相混淆。（3）存货在报损处置时需按规定权限报批后处理，并落实存货损失的相关责任。

2.存货的盘点。企业必须建立定期盘点制度。包括：（1）安排专职人员负责盘点计划的制定和盘点人员的培训，确保所有相关人员明确盘点流程。（2）在盘点时要保证注意核对账实是否相符，具体需要做到三点：首先，盘点物品需要排列整齐、有序；其次，盘点物品需要双向核对从系统导出的盘点清单与盘点实物；最后，需要安排主管对盘点结果进行抽查复核，并根据抽查结果视情况部分或全部重盘。（3）盘点结束后，各门店需要认真分析盘点结果并及时找出差异原因后申请调整，营运部门则需要将盘点差异准确记录、总结原因并落实责任。

（二）存货的采购和收存

存货的采购是存货管理的基础环节，而自营和委托代销的采购风险点略有不同。

风险控制点：

1.订单和验货管理。（1）人员权限是否明确并严格遵守。营运部门应根据相应的权限申请订货和修改订单并保证物资供应顺畅，采购部应根据权限保障合理的供货渠道、来源、供货价格并签订合理合法的采购合同。（2）订货后收货的及时性和准确性。收货时员工务必根据企业的有关规定严格按照订单验收货物，清点货物数量，检查货物质量，做好验收记录，并将货物存入仓库。由此，验收单必须与订单是一一对应的。如果员工发现货物有问题，需根据合同和企业制度等的规定及时在收货当场退货或与供应商联系退换货。（3）采购部必须准确维护系统上商品和供应商等有关订单基础信息，营运部门需保证订单和验收单的准确无误。另外对于代销的商品，采购部的员工需根据最新协议上的规定维护好分成比例并定期检查订单系统上分成比例的计算是否正确。

2.订货记录。（1）企业的订单必须连续编号，且需要妥善保管纸质版和电子版订单。（2）需保证营运部门和财务部门关于订货的记录一致和准确。

（三）顾客退货的管理

顾客退货严格来说属于客户服务的范畴，但退回货物的管理属于存货内部管理的组成部分，保证稳定、不断增加的客源是零售企业成功经营的重要条件。

风险控制点：

顾客退货是否经有效核准并及时退回仓库。各层级人员应被授予一定的退货权限，并对退货情况和客户服务情况进行跟踪调查，既要维护好与顾客的关系，也要保障企业的利益。

（四）存货的出库销售

存货出库的主要途径是通过销售，部分用于集体福利或其他目的。

风险控制点：

1.存货的出库销售是否经有效核准。存货的出库包括正常商品销售、促销商品的销售及其他领用等。连锁零售企业的销售包括直接面向消费者的零售和团购销售。一般来说，零售占据主导地位，只有团购销售有可能涉及销售合同和赊销等问题，因此本文中不另行讨论其相关风险。

2.销售是否准确记录。（1）销售时由收银员正确扫描条形码，防止漏扫、错扫。（2）每日结算时注意核对系统报告，留意是否有大额异常交易。（3）企业领用存货用于集体福利或其他项目时也要在系统上填写出库单，并及时调整财务账。

3.企业对存货成本的核算是否准确，是否采用了恰当的成本计算方法。

（五）维护存货主文件

存货主文件包括与存货有关的合同、协议、调价记录等。

风险控制点：

1.存货主文件必须真实有效，并由专人进行保管，重要的合同、协议需要营运部、财务部、行政部、采购部等各留存一份。

2.主文件的纸版和电子版都必须及时更新，并确保各保管部门同步更新有关信息。

（六）存货的预算

存货的预算属于企业整体财务预算的一部分。

风险控制点：

1.存货预算制定过程是否符合企业有关制度。

2.及时分析实际与预算的差异，并及时调整预算数据或调整具体的管理措施。

根据以上分析，确定存货内部控制分析指标结构如图1。

二、指标权重确定

关于指标权重的确定方法有很多种，包括主观的层次分析法、专家调查法等；客观的熵权法等，其中主观类方法能够总结专家、学者的经验，比较全面但不够客观，而客观类方法虽然比较客观，但熵权法等对异常数据太过敏感，实际应用中有时非重要指标经此法计算得出的客观权重过大，导致权重不切实际。因此，本文中采用层次分析法与熵权法结合的综合权重确定指标权重。

（一）层次分析法

1.确定层级结构。一般是确定三级层级结构，即：

（1）最高层：这一层次中只有一个元素，一般它是分析问题的预定目标或理想结果，因此也称为目标层。（2）中间层：这一层次中包含了为实现目标所涉及的中间环节，它可以由若干个层次组成，包括所需考虑的准则、子准则，因此也称为准则层。（3）最底层：这一层次包括了为实现目标可供选择的各种措施、决策方案等，因此也称为措施层或方案层。

2.构造判断矩阵。根据之前构造的评价指标体系，从准则层自上而下逐级逐类地比较相邻层次元素间的重要性程度，并构造反映指标间关系的判断矩阵。本文的判断值主要结合上面对各因素的分析及专家评价方式得出，构造出判断矩阵，具体判断标度见表1。

根据表1中的判断方法，确定矩阵A=（aij）n×n，并使其满足正互反矩阵的条件（i）aij>0，（ii）aji=■（i，j=1，2，…，n）。

3.计算权向量wi。wi=■aij（i=1，2，3，…，n），如果权向量是不标准的，则应进行标准化处理。

4.进行一致性检验。首先，计算一致性指标CI，CI =■，其中，λmax=■■■；其次，查表找到相应的平均随机一致性指标RI；最后，计算一致性比例CR，CR=■，当CR<0.01时，认为判断矩阵的一致性是可以接受的，否则应对判断矩阵作适当修正。

（二）熵权法

确定m个方案，n个指标的多指标决策矩阵为：

Am×n=x11 x12 … x1nx21 x22 … x2n… … … …xm1 xm2 … xmn

1.计算第j项指标的熵值ej。ej=-k■PijlnPij（j=1，2，…，n），其中Pij=xij■xij（1≤i≤m，1≤j≤n），k=1/lnm。

2.定义指标的权重。wj=（1-ej）/■（1-ej）（j=1，2，…，n）。

（三）计算结果

根据专家打分的结果利用层次分析法确定的权重向量为：？琢Ti=（0.150，0.138，0.128，0.098，0.048，0.054，0.054，0.120，0.057，0.038，0.074，0.044）；接着，根据熵权法修正各指标权重向量为：？茁Ti=（0.155，0.142，0.132，0.069，

0.033，0.152， 0.010， 0.084，0.011， 0.109，0.059， 0.045）；

综合权重的计算公式为：θi=？琢i？茁i/■？琢i？茁i。

于是，整体指标的综合权重如表2所示。

三、结论

目前各大城市连锁零售企业发展较为迅速且竞争日趋激烈，但由于没有统一的内部控制考核评价指标出台，各单位制定内部控制考核指标时缺少可以参照的依据。本文利用主客观相结合的方法以及实际工作中连锁零售企业的基本存货风险管理流程构建了一套存货内部控制评价指标体系，具有较强的明晰性、实用性，对该类企业评价存货内部控制具有较强的借鉴作用。当然，在评价企业内部控制时，还有诸如信息系统是否有效运行等问题需要关注，这些因素需要在全面考核企业所有内部控制流程时加以考虑。

【参考文献】

[1] 财政部，证监会，审计署，等.企业内部控制应用指引[EB/OL].2010.

[2] 周春喜.内部会计控制评价指标体系及其评价[J].审计研究，2002（2）：56-59.

[3] 李因果，李新春.综合评价模型权重确定方法研究[J].辽东学院学报，2007，9（2）：92-97.

[4] 王纯，姚翠珍.主成分投影法在证券市场上市企业统计分析中的应用[J].数学的实践与认识，2002，32（1）：46-49.