如何做好机关部门干部职工档案及文书档案资料管理工作

张晓惠

在实际工作中，我深深地体会到做好机关部门干部职工档案及文书档案资料管理工作的重要性。

一、充分认识机关部门干部职工档案及文书档案资料管理工作的内容和任务。

（一）干部职工档案工作。干部职工档案工作是党的干部职工工作的组成部分，是一项政治性、机密性很强的服务性工作，在整个干部职工工作中占有重要的地位。干部职工档案工作的全部内容，就是用科学的原则和方法管理干部职工档案，最大限度地利用干部职工档案为干部职工工作和其他各项工作服务。干部职工档案工作的任务是：保管干部职工档案；收集、鉴别和整理干部职工档案材料；办理干部职工档案的查阅、借用和转递；登记干部职工职务的变动情况；通过档案熟悉干部职工，为干部职工工作提供利用服务；逐步实现干部职工档案管理工作的科学化和现代化等。

（二）文书档案资料管理工作。文书档案资料管理工作就是用科学的原则和方法管理档案，为本部门各项工作服务的工作。它的工作内容从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说，是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为八个环节。机关部门的文书档案资料管理工作的基本任务包括五个方面的内容：第一，档案工作要坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，以贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》为基础；第二，坚持集中统一管理档案的原则；第三，建立本部门档案工作制度；第四，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，逐步实现档案管理的现代化；第五，切实加强机关部门档案管理，大力开发档案信息资源，积极主动地为部门建设提供优质服务。

二、规范管理，建立和完善档案资料管理工作组织体系，建立健全档案资料管理工作的各项规章制度。

为使档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地为本部门各项工作服务，还必须规范管理，建立和完善干部职工档案及文书档案资料管理工作的组织体系，并根据档案资料管理工作集中统一管理的原则，相应设立档案资料管理工作机构，负责本部门干部职工档案、文书档案资料管理和开展干部职工档案、文书档案资料管理工作，从而构成严密的、完整的组织体系，这是做好本部门档案资料管理工作的前提条件和组织基础。同时，要建立健全干部职工档案及文书档案资料管理工作的档案资料管理规定、档案立卷归档程序、档案员职责、保密管理制度、利用制度、收集、鉴别与归档制度、档案转递制度、库房管理制度等多项制度，并建立各种检索体系，编制好总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录等，为档案工作进入科学规范管理创造有利条件。

三、加强学习，不断提高机关部门档案资料管理人员素质。

如何切实提高机关部门档案资料管理人员的素质？采取以下措施是非常必要的。

（一）加强培训。机关部门要加强对档案资料管理人员的领导，注重对档案资料管理人员的教育和培养，建立激励机制，定期考核，为他们提供学习和进修的机会，使其掌握各种业务技能，学会科学管理，逐步实现本部门档案资料管理的正规化、科学化和现代化。

（二）解放思想，更新观念。解放思想，更新观念，是提高机关部门档案资料管理人员素质的前提和重要方面。因为在现代知识信息社会，机关部门档案资料管理人员的工作方式、方法不应仅仅表现在传统方面，而应主要体现为开拓创新，进行创造性工作，变被动服务为主动服务，为部门工作和干部职工实行热情、周到的服务。要实现这样的工作目标，就必须解放思想，转变观念，努力提高机关部门档案资料管理人员的素质。只有树立实效观念和未来观念，才能充分发挥机关部门档案资料管理人员的职能，迅速传递信息。

（三）注重提升思想政治，业务知识与工作能力等方面的素质。（1）不断提高思想政治素质与加强职业道德修养。（2）努力改善知识结构与丰富知识内涵。掌握档案资料管理工作的基础理论知识及干部职工档案的基本原则，如：必须以党的方针政策作为处理干部职工档案中各种问题的标准和依据，并使之贯穿于干部职工档案管理工作的全过程。这不仅体现了干部职工档案管理工作的性质和政治方向，还体现了干部职工档案管理工作自身的特点。党的方针政策是一切工作的出发点和行动准则，它所制约的范围遍及人们社会实践的各个领域，干部职工档案资料归根到底是干部职工贯彻执行党的方针政策情况的真实记录。只有以党的方针政策为准绳，才能使干部职工档案工作符合干部职工档案自身运动的客观规律，才能正确认识和解释干部职工档案工作中许多错综复杂的现象，才能有统一的政治标准和正确的工作依据，才能始终坚持正确的前进方向。通过学习，努力使自己成为一名精通业务的专家。此外，还应结合工作实际开展必要的科学研究与探讨。（3）熟练掌握工作服务程序与增强电脑操作技术。图书管理人员必须掌握工作服务程序，利用现代化的手段不断提高服务质量。

（四）引入竞争机制。竞争与激励是现代行为科学的核心理论，有竞争才能优胜劣汰，才能鞭策落伍者不断奋进。机关部门应建立档案资料管理工作人员的竞争与激励机制，实行检查评比制度，这对档案资料管理工作人员的成长尤为重要。（1）公平竞争机制。包括规范岗位、任务、要求及科学具体的考核标准和各岗位的上岗条件等，以求组合编制合理，员工聘任，即指各岗位员工采用聘任制，竞争上岗。绩效考核，即指根据各岗位的工作特点和要求，制定出不同的考核内容和标准，并定期对任务完成情况进行考核、记录，建立业务档案，年终进行评比。（2）科学激励机制。可采用物质激励，也可进行精神鼓励，通常采用的激励方式，如给予一次性奖励、提高福利待遇、晋升职称与职务、脱产进修学习等。科学的激励能促使档案资料管理工作人员努力提高自身素质，其能动性、创造性也可得以最大限度的发挥。

总之，提高机关部门档案资料管理工作人员的素质，是新世纪新阶段各项事业发展的需要。档案资料管理工作人员必须高标准严格要求自己，努力学习，不断提高整体素质，强化服务观念，努力实践“服务上水平，利用出效益”的档案资料管理工作宗旨，使机关部门的档案工作迈上新台阶，更好地为部门工作的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。