对企业开展档案数字化建设的思考

杨晓峰

[摘要]信息化时代，档案信息资源是企业进行市场化竞争的重要战略资源，信息化技术的高速发展，给企业开展档案数字化建设带来了机遇和挑战，如何适应市场经济的需要，加快企业档案数字化建设，建立适应信息产业的档案数字化管理体系，提高企业各个环节的运行效率，是企业档案管理者必须认真对待的一个重要问题。本文根据自己的工作体会，提供一点建设性思考。

[关键词]档案；数字化建设；思考

[中图分类号]F274[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2012）49-0065-02

1引言

信息是21世纪经济活动的战略资源。随着信息技术的高速发展和推广应用，当代企业在业务流程中不可避免的产生大量电子信息，如何对这些电子化资源进行管理，关系到企业管理的规范化和业务工作的顺利开展。因此，现代企业有必要开展档案数字化建设，对电子档案进行长期保存和合理开发利用，以提高企业运转效率，促进企业长远发展。企业的档案数字化建设，是指将企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，以现代技术手段（计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等）转化为数字化信息，并以数字形式存储、网络形式连接，利用计算机系统进行管理。当前，随着信息科学技术的不断发展和深化，传统的档案管理方式已经不再能满足企业高效市场化运作的需要。实时加强档案数字化建设，创新档案工作模式，提高企业信息化运作的效率，丰富档案存储载体，扩充存档内容，完善档案管理安全，是企业深入市场化经济、加强档案管理建设必不可少的环节。

2企业档案数字化建设的现状

目前我国企业现有的档案数字化建设，大多是从20世纪90年代通过信息技术手段建立起来的，处于封闭式内部管理的状态。然而随着计算机的普及，这种封闭式管理系统所出现的信息孤岛问题开始日渐显现出来。只有加快档案信息向数字化方向发展的速度，进而实现数字化信息管理方式和沟通和传播方式，建立实时有效共享资源平台，才可能有效缓解这种矛盾。

计算机网络的发展及广泛运用，使得各个实体机构的企业为顺应信息社会快速、高效、节省人力的需求，都不同程度地走上了信息化数字管理的道路，其中就包括对浩如烟海的实体档案进行数字化加工。一些大型企业，特别是国有企业，对数字化管理认识比较深刻，对技术资料、合同资料、变化过程、招标、协议、个人信息等都有比较完整的档案管理措施，有的企业有专门的档案管理部门，有的由办公室统一负责，这些企业正在跟随时代步伐，不断探索走出信息孤岛的道路，一步步加强企业的档案数字化建设。但是21世纪初因为经济体制改革，我国国有企业大量削减，中小私有企业遍地开花。十多年来，中小私有企业成为了地方经济的重要经济支撑，成为我国经济体系不可缺少的重要一部分。由于利益驱使和价值引导发生了重大的变化，传统的档案管理模式在大多数企业管理中被边缘化，主要表现在一些意识淡薄的非研发型企业或是研发能力薄弱的中小企业及商业市场战涉及较少的企业，对企业的档案数字化建设并没给予应有的重视，有的企业甚至连传统的管理方式都不复存在。随着信息化市场的开展，信息资源在商业战中的价值越来越显示出它的重要性。许多中小私有企业因为在市场信息化竞争中经历过屡次失败甚至损失惨重之后，才重新开始审视档案管理的重要性。如何建立高效的数字化档案管理系统，减少工作重复性、无用性，提高材料重复应用性、变通灵活性、市场适应性、安全保密性等，已成为现代档案管理数值化建设的重要思考点。

3开展档案数字化建设的定位

档案数字化建设虽然是以电子设备对各种资料进行整理，以数字的形式存档，通过网络化的形式互相联结，形成一个有序结构的档案信息库，以实现资源实时共享、查阅这样一个过程。但是这个建设过程并非是简单地采用电子设备将企业的信息资料转化为电子版资料，也不仅仅是开发一个应用管理系统来提高档业务内部管理效率，它的目的是以计算机的系统化管理为基础、以网络运作为手段、以企业资料为信息资源的实施理念，有效实现有价值资源的共享与便利服务，最大限度的提高档案信息资源的利用率、实时共享和灵活运用。所以企业在对档案数字化建设过程中，必须进行科学定位、因地制宜，把档案数字化建设当成企业发展的一种信息化建设战略，以科学发展观为指导，在建设过程中只有逗号，没有句号，永不停止，要以适应市场需求为服务的出发点，不断跟进企业的数字化建设过程，采取量身定做、配套适合自身单位数字化建设的数字信息储备设施，制定适应本企业数字化建设的完善管理体系，要配备专业化人才或是进行专业化培训。总之，开展档案数字化建设要科学指导、战略规划、长期作战，不断注入新的活力。

4企业开展档案数字化建设的思考

信息技术日新月异的发展，把企业推向了数字化建设的十字路口。顺时代者兴，逆时代者衰，大大小小的企业为了更加适应市场激烈竞争的游戏规则，都不约而同的选择走信息化建设的道路。档案作为对内对外高频率应用的资源，其数字化建设必然会成为企业信息化建设不可缺少的内容，但是这并不是说让企业去套用数学公式，而是要进行逻辑思考，选择性地推进档案数字化建设。

4.1转变意识形态、提高重要性认识

企业领导人首先要认识到档案数字化建设的重要性，从思想上摈弃固有的传统档案管理观念。企业领导人是企业发展的重要决策者，也是企业发展活力的推动剂。档案数字化管理，既是当前市场经济形式发展的需求，又顺应了信息化社会发展的趋势，企业开展数字化建设，不仅减少了劳动成本，而且降低了工作强度，提高了有价值材料的使用率，改善了企业的整个运转效率，有利于材料的统一监管。企业领导层应该切实认识到开展档案数字化管理带给企业的利益，从思想上重视此项工作，加大投入，保证档案数字化建设与信息化时代同步发展。

4.2建立推进企业数字化建设的制度

制度是推进各项工作的顺利进行的必要措施，企业要切实推进档案数字化建设，必须要制定一套完善推进的保障措施体系，其基本内容可以包括：统一制定归档日期，对于该归档不按时归档的，要追究相关责任人的责任；各个部门的档案开展情况要纳入年终考核测评中；各部门要落实专人负责或是个人负责制，对经手的材料要认真做好档案保存、上交，并做好互相提醒和监督，提高意识，养成良好的档案管理习惯。保管是档案管理中很重要的一个程序，必须要有收集、著录、标引、数据加工、检索、交换、传播、保密等各个方面的环节，建立有序、有组织、有系统的良性工作秩序。

4.3数字化与保密性同步建设

档案作为企业无形资产的载体，是企业的宝贵财富，对无形资产的保值、增值起着重要的作用。鉴于档案的重要性，在数字化建设过程中，企业必须要求档案管理人员自觉保护好、管理好档案，依法行使自己的职责，严格做好保密工作，妥善保管好档案，做到不坏、不丢、不散、不盗、不泄、不乱。数字化信息储备灵活方便，随用随取，但同时也非常容易被盗取并难以察觉，所以在数字化管理过程中，档案管理人员必须时刻保持高度警惕，防止被拷贝、被黑客等信息化高手暗中盗取和损坏，认真做好保管、保密工作，尤其对涉密内容，更要严格做好保密工作。信息化时代，市场竞争从某种程度上讲就是信息的竞争，企业的信息与档案管理密不可分，因此要想获得有利的市场竞争地位，企业在快速推进数字化建设的同时必须加强保密性建设。

4.4档案管理与外包

档案的数字化建设并不是一件容易的事情，要想做好必须通过专业人员进行加工处理，这就必然涉及人力、物力、财力等多方面的投入。对于中小规模的企业来说，可能没有能力去给予这样大的支持，在这种情况下就可考虑采用外包的形式来推进企业档案的数字化建设。通过外包，让专业的团队来实现科学的档案加工，这是目前中小企业可以选择的一条有效途径。据国际外包协会统计数据显示，85%以上的世界500强企业采用了档案外包服务，而目前中国企业这一数字还不到5%。从档案管理的实际困难来看，随着数字化建设的推进、企业的兼职管理人员不专业、保管硬件不合格等问题越来越困扰企业的科学发展；从价值创造的角度来看，档案管理属劳动密集型的后台业务，不直接为企业创造价值，企业完全可以把该项业务外包给专业化的档案外包服务商，当然有涉密的核心内容可以考虑不外包，只要灵活运用内管与外包的有效结合，便可大幅提升运行效率。

总之，企业推进档案数字化建设，要把市场需求、社会需求与企业自身情况充分结合在一起，适时科学地推进档案数字化建设，为企业持续、稳定的发展提供可靠的服务，才能提高企业在市场竞争过程中抵御风险的能力。

参考文献：

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