高职院校档案管理人员素质现状分析

武建新

摘要： 高职院校档案管理人员的素质决定了档案管理的水平，本文对高职院校档案管理人员素质现状进行分析，为高职院校档案的建设提供参考。

关键词： 高职院校档案管理人员素质提高对策

自国家启动示范性高职院校建设计划以来，示范建设院校在高技能人才培养、工学结合人才培养模式改革等方面取得了明显成效，提高了高职教育的社会影响力，但是示范院校验收工作的展开，尤其是2008年教育部27号令《高等学校档案管理办法》的颁布实施，不仅给高职院校档案工作带来了前所未有的变化和挑战，而且给高职院校档案管理人员在素质上提出了新的、更高的要求。

1.高职院校档案管理人员素质现状

1.1高职院校档案工作人员数量、学历水平及性别比例失调。

随着高职院校对档案工作重视程度的不断增强，档案管理工作的队伍也不断壮大，但是高职院校档案工作人员还存在人员数量不足，学历水平较低，性别比例不协调的现状。从教育部对72所教育部直属高校的调查中可见一斑：高校档案馆（室）专职人员750人，兼职人员379人，专职人员数量不足，兼职人员数量过大;在专职人员中，档案专业毕业的为459人，其中，博士研究生2人，硕士研究生22人，本科79人，大专48人，中专8人，受过档案专业在职培训教育的300人。由此可见，高校档案馆（室）工作人员的学历水平远远低于专任教师的学历水平，文化程度整体还是处于偏低的情况。同时，在这72所高校的专职档案工作人员中，女性所占比例高达70.80%。这些失衡现象对于高等学校档案工作的可持续发展都会造成一定的影响。高职院校目前档案管理人员与教育部直属高校还是存在较大差距的。

1.2高职院校档案管理人员政治素质低，法律意识不强。

高职院校的档案管理工作具有很强的政策性，因此对档案管理人员要有较强的法律意识，必须按照国家的有关法律规定进行科学、规范管理。但是目前高职院校的档案人员理论水平普遍不高，思想政治觉悟和辨别是非的能力还有待提高，行动上得过且过，责任心不强，影响了档案工作的顺利开展。还有部分档案管理人员档案意识和法制观念淡薄，依法治档、依法办事的自觉性不强，没有把依法治档工作落到实处，影响了档案事业的发展。

1.3档案管理人员队伍不稳定，人员流动性大。

目前高校档案管理人员中兼职的多，专职的少，流动性大。尤其在部分高职院校档案员都是兼职的，没有专职的档案管理人员，他们身兼多职，工作频繁调动，奉献精神和敬业精神不强，认为档案工作并非自己的主要工作，建档意识不强，极大地影响了档案资料的收集、整理、归档。而档案工作的性质、特点要求档案管理人员队伍必须具有一定的稳定性和连续性。

1.4业务素质低，缺乏创新和服务精神。

受人员编制、经费等多方面限制，目前高职院校一般都安排秘书、内勤人员担任兼职档案员，他们多数身兼数职，没有经过系统的档案业务学习和培训，档案业务素质较低。真正能在业务上熟悉，特别是能熟练运用现代信息技术开展档案管理工作的人才更是少之又少。部分档案管理人员因工作受到领导忽视而处于边缘化的境地，因此在工作上因循守旧、满足现状、不思进取、管理手段落后、服务效率低下。更有部分档案管理人员对档案工作缺乏热情，没有创新进取精神。这些都不利于高职院校档案事业的健康发展。

2.提高高校档案管理人员工作素质对策

我国高职教育事业的迅猛发展，对档案的管理工作提出了新的更高的要求，要在新形势下提高高职院校档案管理工作素质，就应从以下几个方面来加强档案管理工作。

2.1加强制度建设，完善档案管理人员制度建设。

没有规矩，不成方圆。档案管理工作也一样，没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终弃。要顺利开展档案管理工作，首先，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。如建立档案管理员工作职责、档案室管理规定、档案调阅审批规定、档案保密规定、档案室安全保卫制度、卫生制度、档案管理员目标考核办法等。其次，有关职责部门和分管领导还要定期检查各项制度的执行情况，赏罚分明，目标考核的指标量化，并直接与年终考核挂钩。

2.2加强队伍建设，提高档案管理人员业务水平。

首先，应明确档案管理的职能部门，并由一位部门领导具体负责，并且要配备一定数量的专职、兼职档案管理员，学校规模较大的，可以设人事、教学、基建、校产设备和综合档案管理员。

其次，要对档案管理员提出明确的要求，因为档案管理人员的业务素质水平直接影响着档案管理工作的质量。应做到热爱本职工作，忠于职守，既有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度，又有耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神；既有扎实的档案管理的理论知识和档案管理的基本技能，不断创新的意识，又全面掌握办公自动化技术，能够将现代化科技手段和先进操作管理技术熟练运用于高校档案管理工作中。

2.3加大资金投入，提高档案管理人员的积极性。

高职院校档案管理的现状不容乐观，远远落后于其他处室的建设，高职院校在编制年度预算时，要列出专项经费保证档案管理现代化建设，如计算机、扫描仪、数码摄像机、专用录入设备、打印机等设备，为档案管理工作提供良好的物质基础。同时加强培训的资金投入，提高档案管理人员的积极性。

3.结语

总之，高职院校的档案工作人员不仅要具备过硬的思想政治素质和良好职业道德素质，而且要具备较高的业务素质，良好的服务意识，以及较强的沟通能力。在熟悉馆藏资源、精通档案工作各个业务环节的同时，还要具备一定的信息挖掘、分析材料及编研能力。特别是要学习掌握计算机等信息技术，对电子环境下产生的信息进行搜集、加工、整理，逐步提高档案工作的现代化管理水平。