计算机办公自动化技术应用与研究

吴小军

摘要：随着时代的发展，信息技术时代的到来，办公环境随着计算机技术的应用，正逐步实现办公自动化、智能化、信息化。随着科学技术不断的发达，计算机技术对信息的传输、处理以及信息的管理方面变得更加先进、完备。该文就计算机公自动化技术应用与研究做出分析，旨在与同行交流，不断提升计算机技术在办公环境中应用的自动化、智能化、信息化。

关键词：计算机技术；办公自动化；应用与研究

中图分类号：TP317.1文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)05-1183-01

在传统数据处理工作中，具有信息量大、结构模糊和技术处理较难的特点。办公自动化就是基于这样的特点，借助先进的计算机技术和办公技术设备，通过设备与技术结合办公人员的配合使用，为达到某一目标的人机信息处理系统，把音频、图像、数据以及文字等集于同一系统，从而在办公过程中具有综合处理信息的能力。将计计算机技术应用于办公自动化之中，其目的就在于全面利用信息资源，从而提升工作效率、生产率及质量，采用辅助决策，以取得最佳效果。

1概述计算机技术在办公自动化的应用与研究

随着信息技术时代的到来，我国科技技术的突飞猛进，计算机术对办公理念与办公模式有着深刻的影响，从而逐步实现办公与决策的数字化、无纸化。特别是局域网在办公系统的建立，为达到办公与决策的数字化和无纸化进一步提供了依据。就目前而言，所谓的理想化办公室，各种文件、通知与联络都能借助网络实现。由内部网替代其它形式的各种内部联系与通信，不仅具有费用便宜且功能强大等特点。而内部网就是采用了这一特点，从而实现了办公系统的办公与决策的数字化和无纸化，避免使用大量的纸张来印刷需要船体信息的文件。只需工作人员借助任意一台电脑，并连上网络运行浏览器，则各种电子信息都一目了然，内部网络将每个有关联的办公室文件进行连接，通常包括企业职员名单、各部门联系电话、传真号码、各种培训材料、工作安排、通知与指标等信息文件转换成电子形式执行加工和传递、贮藏等任务，并具有随时更新的的功能。内部网则能采取统一方式网每台电脑上传输各种信息，从而将个办公室门内分散的电脑、软件以及数据库集于统一单一系统，从而实现何时何地找到信息的便捷性。由此可见，计算机技术在办公自动化中的应用具有重要的意义。

2借助计算机技术，提高工作的有效性

通过借助计算机技术，建立内部网络。实现部门或单位领导通过查阅文件，及时全面的发现和了解并解决问题。另外，借助网络系统自动处理各种文件信息，做到编号归档，并及时做到文件的上传下达，从而提高了各种的有效性。因此，通过借助内部网络，不管是上级领导还是工作人员，都能通过借助网络计算机及时全面掌握各公室的工作开展情况，进行及时的监督检查，从而提高各部门的工作效能以及工作的有效性。因而在借助计算机进行文字处理，采取的文字处理技术及网络传输功能，此时工作人员不但可以将文件中的文字录入和校对，还能把文件的版式设计与制作实现一次性完成，从而避免了传统办公中需要多方人完成的各道工序，更能借助网络技术，把上级单位或其它单位的信息资料进行原版拷贝，避免出现重复劳动，进一步规范了公文处理行为。

3借助计算机技术，实现资源共享

通过借助计算机技术，建立内部网络。为实现办公室内部资源共享提供了极大的便利，从而实现人力、物理、财力配置的最优化。网络计算机上存储的各种资料信息，通过有关人员的允许，都能给其余的计算机用户共享资源，达到轻松查阅的目的，假如需要打出一份质量高的打印文件，只需借助网络打印机，工作人员将另一端的高端激光打印机设置成网络打印机，并把需要打印的文件传送至网络打印机打印。

4借助计算机技术，实现信息检索的便捷性

当今社会是一个信息发达的社会，只有具有最全最新的信息，方能给领导提供可靠的决策根据。地方与地方之间，将不再是障碍，借助网络可以随时随地的获取信息。通过建立符合本部门的信息库，实现办公室的各种文字、图片、期刊以及文件数据等信息资料的信息化、系统化、规范化的管理。信息库中主要包括文字、声音、图像并带排版语言的超文本文件和大样文件等各种信息格式。检索系统内则能提供检索工具与方法。比如逻辑运算、位置运算、区域运算、智能运算等渐进运算检索法，实现不同目的和方式的检索，轻松查询各类文件档案。同时，借助一些国际国内的先进网络。如作为目前世界上最大的计算机网络的互联网，能方便查询个专题资料、国际国内新闻以及网络图书馆的查询和检索等信息，从而为领导的决策提供参考依据。

总之，在办公自动化过程中应用计算机技术，不仅能提高工作的有效性，实现资源共享和信息检索的便捷性，还能实现办公的自动化、智能化、信息化。从而提升工作效率、生产率及质量，为企业发展提供重要依据，助推企业走向可持续发展之路。

参考文献：

[1]刘兴俊.办公自动化中的计算机信息传输技术的应用[J].华章,2011(3).

[2]刘晶晶.办公自动化网络管理策略探讨[J].现代企业教育,2010(2).