信息化环境下中小学校固定资产管理

汪路明 陈小君

［摘要］ 在信息化飞速发展的今天，在中小学固定资产管理中引入信息技术手段，对固定资产的实物和价值管理数据化，从固定资产的形成、使用和处置全过程进行跟踪管理已是当务之急，也是信息化环境下中小学固定资产管理的关键所在。利用计算机的强大管理功能，还可以进行各管理部门之间的数据共享，大大减轻管理人员的工作强度，提高工作效率，同时为固定资产数据的统一管理提供了保障。

［关键词］ 中小学固定资产；计算机管理；固定资产管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 006

［中图分类号］F123．７［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）06- 0011- 02

固定资产作为中小学重要的基础设施，是实现各项教育和科研计划以及培养基础人才的物质基础和前提条件。传统的固定资产管理模式无论从质量上还是效率上，都难以适应教育现代化管理新形式的需要。因此，运用现代信息技术，对中小学固定资产进行有效的管理是信息化环境下管理的必经之路。以信息化管理为支撑，实现固定资产实物管理和财务管理真正的统一，对推动学校教学管理和各项教学活动都具有重要意义。下面就信息化环境下中小学固定资产系统应用及管理作一个简要的阐述。

1传统模式下固定资产管理的弊端

1.1 固定资产管理部门与财务部门信息不对称，容易产生账实不符

传统模式下，一般学校的固定资产管理分为实物管理和财务管理，财务部门负责核算资产的价值，实物部门负责建立实物卡片，管理实物资产。实物部门侧重于资产的运行及技术状况管理，财务部门主要侧重于资产的价值管理。对于报废的固定资产，实物部门主要关注报废资产的手续是否齐全。财务部门主要关注残值的回收情况，等等。由于两者管理的侧重点不同，在实际工作中管理结果往往会出现偏差，主要表现在以下几个方面：固定资产管理部门在验收手续完成后开具资产验收入库单，登记账册，开出固定资产卡片，使用部门投入使用。而财务部门的核算往往由于报账人报账时间的推迟或发票到账的延迟而无法及时入账，抑或由于资金紧缺未及时付款而导致会计核算的迟滞性，造成固定资产管理部门与财务部门的固定资产账账不符，信息不对称。

1.2 固定资产信息不易沟通，容易产生信息失真

传统模式下，学校固定资产管理信息由实物部门和财务部门提供。由于不同部门缺乏信息直接沟通的媒介，使其信息沟通不及时，各部门之间的信息不能充分发挥共享。尤其是不动产，实物部门往往在改变资产使用或存在状态时，不能及时将信息传递至财务，造成财务未能及时反映其财务状况。特别是随着科学技术的迅速发展，一些电子产品、软件产品在市场上的更新换代较快，使用价值得不到充分体现，其经济价值一落千丈，导致可收回金额低于其账面价值，产生了固定资产的减值，目前在高校的会计核算体系中却未充分披露，信息可能严重失真。

2 固定资产信息化管理的优势

2.1固定资产信息共享，便于管理与控制

信息化环境下固定资产管理系统的应用，将传统的静态管理转化为动态管理，体现实时化的信息交流，交互式的工作模式的应用，使固定资产管理更加人性化。以往固定资产传统的管理是人工账册卡管理，固定资产管理部门对资产使用管理情况、变动情况缺乏信息交流，是一种单向的静态的管理模式。而信息化管理模式具有互联网传输的优势，数据库强大的数据处理平台，固定资产信息一旦录入系统，即可实时控制，事中监督，实现资源共享，尤其对上级主管部门，此模式更能体现其优越性该模式分工严密，由专门负责的固定资产管理部门统一领导、统筹分配，二级部门即归口管理部门分块管理，三级部门即使用部门分散管理，具体实物管理落实到具体人员，层层把关，从采购验收到计价调拨、报废，每一个环节均落实责任人，透明公开地记录在资产信息系统上，从而建立一种有效监督的约束机制，避免了主观因素的人为操控和管理上的推诿现象。

2.2 保证了固定资产数据具有完整性、唯一性、规范性、科学性

固定资产信息化管理模式的数据信息是数据库技术支持的，格式统一，字段定义统一，标准统一。当管理员在初始录入固定资产信息时，必须遵循系统流程的严格要求输入规范化的信息记录，系统即自动科学地分类整理，产生唯一的数据条形码编号，有条不紊地记载和完整保存着所有固定资产的信息，大大提高了设备管理水平，有效地避免数据的重复、丢失和缺失，减轻工作人员的审核工作负担，为财务部门会计核算提供客观准确的信息做出切实的保障。信息化管理模式彻底改变了手工管理模式中存在的信息孤岛、数据多样性、信息沟通慢等问题，实现固定资产实物管理和财务管理真正的统一，最终达到强化管理、降低劳动强度、提高办公效率的目的。通过流程化、效益化、信息化的资产管理思路，保证了固定资产数据具有完整性、唯一性、规范性、科学性。

3信息化环境下固定资产管理方法

3.1 创建并维护完整的固定资产主数据

信息化环境下，利用固定资产系统对学校的固定资产进行全程管理，首先必须建立中小学的固定资产基础数据。应用固定资产管理系统对学校的固定资产进行管理，首先必须按资产类别和使用部门建立了资产类别编码和部门设置编码，并给每一个实物资产都建立一个资产编号，这个资产编号是唯一的，从资产构建开始到最后的报废，会伴随着该项资产经济全寿命周期。将设置好的编码和固定资产的相关数据录入到固定资产系统。在固定资产管理系统中录入的固定资产基础数据应包括固定资产名称、规格型号、数量、计量单位、所在地点、用途、技术状态（设备运行情况）、资产类别、主要技术参数、使用单位、产权归属、制造商、使用年限、原值、折旧方式、折旧码等。录入完成基础数据后，资产管理人员还应根据实时资产变动情况对其数据进行实时的维护，以便可以随时查询全部资产主数据。资产管理人员可以通过设置固定资产数据查询的关键字，查询固定资产管理系统中资产的各种详细信息，如资产所处的位置、资产的状态、资产变动的情况、资产的运行情况等各种关联信息，了解其设备运行状态是完好运行还是带病运行，待修、封存、闲置、备用、待报废状态，还可以对其使用效率进行分析，通过对固定资产的使用效率分析，能够发现闲置资产的数量与分布，进一步促进学校固定资产的调剂或调配，为设备管理决策提供第一手资料，也为学校固定资产的使用提供有效的保障。

3.2 固定资产管理与会计核算管理的数据自动集成

在会计信息系统中使用固定资产管理系统对固定资产进行管理，系统自动将固定资产管理系统与固定资产核算系统无缝集成一体，达到了物流信息与资金流信息的集成，使得各项资产的财务信息能及时准确地得到反馈。实时处理固定资产管理信息，不仅减少了财务人员的工作量，大大减少了人为的错误和遗漏，还能对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪。固定资产管理人员在创建资产基础数据时，选择不同的资产分类时，系统将自动通过配置的科目定位码将不同类别的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧费用等总账科目。会计人员通过对明细资产编号的购置、报废、计提折旧、转移等操作就能轻松实现总账科目金额的实时更新，真正实现了固定资产管理系统与会计总账的自动集成。通过学校信息化平台，管理人员可以根据自己的权限查询到各种所需信息，实现了各种数据信息的共享，数据的统计汇总可以直接在系统中完成。信息化管理不仅加快了各种数据信息的处理速度，而且加快了信息传输速度，以前一个资产信息需要经过几个环节汇总，最后才到达财务人员手中，在多个环节的汇总过程中，往往会产生数据出错。推进信息化管理后，财务人员可以随时在固定资产管理系统中查询各项信息，为财务台账和实物台账保持一致提供了便利条件。

信息化环境下，使用固定资产管理系统对固定资产进行管理，加快各部门间固定资产管理信息的沟通，共享数据资源，为实现固定资产管理规范化、程序化和统一化创造了条件，同时也为各学校与教育主管部门建立信息沟通的接口，为实现中小学校与教育局管理信息化奠定了技术基础。我们应该清楚地认识到中小学固定资产管理是一项长期而复杂的工作，信息化管理解决了长期以来固定资产账实不符的现象，减轻了大量的记录与核对的工作量。但随着中小学教育的不断发展，对中小学固定资产管理的要求也会越来越高，比如对固定资产产权的管理，固定资产投资及后续支出经济性评价的管理，固定资产经济使用寿命的管理等等，这一切都要求在固定资产信息化管理的基础上进一步深化，管理应该是一个创新的过程，只有不断进行总结、探索，才能让现代化的管理水平不断地跃上新的台阶，才能满足学校现代化管理未来的发展需要。