就高校“报销难”谈财务服务体系的构建

丁家源

【摘 要】 随着我国高等教育事业的快速发展，经费来源持续增加，财务部门的核算量越来越大，财务人员配备不足，计算机水平较低，报账的规章制度宣传不及时不到位，报销时间过于集中，报销的票据不规范等诸多原因导致不少高校出现了“报销难”的问题。要解决高校“报销难”的问题，就要增加财务人员配备，提高人员素质，完善财务制度，规范报账流程，搞好财务信息化建设，加快校园一卡通扩展功能的开发应用，创新服务方式和工作方法，建立起一套完整的高效快捷的财务服务体系，高校报销难的问题才能缓解并逐步解决。

【关键词】 高校； 报销难； 财务服务体系

近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校师生人数不断增加，教育经费持续增长，高校财务活动空间不断拓展，财务活动的内容不断丰富，使高校财务部门工作量不断加大，不少高校出现了“报销难”的问题。面对高校普遍存在的“报销难”问题，文章试图找出问题的根源，从方便师生的角度提出建立一套完整的财务服务体系的方案，希望“报销难”的问题在一定程度上得到缓解并解决。

一、高校财务“报销难”的根源

（一）经费来源多元化，新业务不断增加，财务人员配备不足

伴随着高校收费政策的实施以及办学规模的持续扩大，高校经费来源持续增加，不仅有财政拨款，还有学费收入、科研经费拨款、银行贷款、捐赠等收入。同时伴随着高校新校区建设、人才的引进、校企合作的开展、重点学科的建设、对外交流的不断增多，各种新业务层出不断。经费来源的多元化以及不断增加的新业务，使财务人员的日常核算量越来越多，难度越来越大，财务人员长期处于超负荷、大压力、高强度的工作状态，导致报销人员报销困难，时常出现排队等候的现象。而高校财务人员却没有随着服务人数的增加而相应的增加，很多高校财务部门存在着人员短缺的现象，财务人员与服务人数的严重不匹配，使报销变得越来越难。

（二）报账的规章制度宣传不及时不到位

报账的规章制度，大到财经法规，小到报销手续，由于宣传不及时不到位，造成师生们不能及时准确的掌握，导致报销人经常由于手续不全而多次往返财务部门咨询，既增加了财务人员解释和重复检查票据的时间，也耽误了其他报销人的时间，影响了报账速度，导致了报销难。

（三）报销时间过于集中

从一天来说，由于大部分高校还是现金结算，每天需要大量的现金，财务部门每天只能在保险柜里留几百元的现金，因此每天上午都要从银行提取现金，下午把余款存回银行。笔者所在高校的开户银行每天大约10：10才能将现金送到，下午15：50左右又要将剩余现金取走存银行，现金出纳15：40左右就清点现金，填写现金存款簿结束报销。报销人早来和晚来都无法领取到现金，每天的报账时间就集中在10：10到15：40之间，有效的报账时间不到4个小时，报账时间短，等待时间长，所以经常出现排队等候的现象，引起报销人员的不满。

从整体的一段时期来说，由于高校的特殊性，多数师生员工选择在开学初，学期末课程结束、年末科研结题后、或财务催支出进度时来报账。而这期间也正是财务处最忙的时候，新学期的工作布置，假期的票据整理，新老生的交费，学期末的工作总结，年末的结账决算工作和账簿的打印装订工作，年初的预算工作，年末年初接待来自各职能部门的财务大检查，审计等等这些工作都要占用大量的时间和人力去做，有时还得抽出专人来完成，这样势必造成更严重的人员短缺。大量的报销业务集中在这一时间段使财务核算量在短期内剧增，财务报销大厅的拥挤程度就不难想象了。工作环境的嘈乱不仅影响了财务人员的情绪，也使其在高强度的脑力劳动下处于更加紧张的状态，影响了报账的速度和准确度，也使得报销变得更加困难。

（四）财务人员计算机水平较低

目前多数高校已经使用了财务软件进行会计处理，这些软件提供的查询、财务分析、预算额度预警、生成报表等功能协助用户处理账务，大大提高了工作效率。但由于部分财务人员计算机水平较低，只使用了单一的做账功能，对软件提供的辅助功能几乎没有加以利用，影响了财务软件功能的充分发挥，致使工作效率不高。同时，由于多数财务人员对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，经常导致报账系统不能正常运行，报账工作无法进行，势必耽误报销人的时间，使报销人越积越多，导致了排队等候的现象。再加上继续教育难落实，高校历来重视教师的继续教育工作，而财务人员每天忙于繁重的日常核算工作，根本没机会参加继续教育培训，而且继续教育也只培训财务方面的知识，很少培训计算机方面的知识，财务人员计算机水平很难得到提高，工作效率不高的现象难以得到改善，客观上又加剧了报销难。

（五）报销票据不规范

有些师生取得的发票不完整、不正确、不规范，如单位名称不全、缺少购买商品的明细、盖的不是发票专用章或没有盖章，这样的票据不能报销，必须重新换取，这使得报销人为换发票而浪费很多时间，客观上造成了“报销难”。

二、如何建立起一套高效快捷的财务服务体系，解决“报销难”的问题

（一）增加财务人员配备，提高人员素质

财务人员配备不足、任务过重是导致“报销难”的重要原因。为了缓解财务人员相对缺乏、工作量过大的矛盾，应适当增加财务人员，将财务人员从过度繁重的报账工作中解脱出来。只有保证财会人员有思考和判断的时间，才能提高工作效率，加快报账速度，解决报销难的问题。工作效率的提高来源于高水平的业务知识和职业素养。因此，提高财务人员素质，是建立高效快捷的财务服务体系的前提条件。高校应加大财务人员培训经费的投入，每年都应安排专门时间，根据本单位的实际需要，缺什么补什么、需要什么学什么。既可以聘请税务、银行、软件公司等单位的人员来讲授实际工作中遇到问题的解决方法，也可以定期开展各科室之间的业务交流，对工作中常出现的棘手的问题大家进行讨论，达成共识，避免同一业务不同人处理会有不同的结果，真正帮助财务人员解决实际问题，提高业务水平。高校应多送财务人员到专业学校进修学习，还可经常派人到兄弟院校学习，横向交流财务业务，提高财务人员的水平。当然，财务人员也应树立“终身学习”的观念，不断更新知识结构，学会利用计算机处理日常账务，学会用办公软件对文字、表格和数据进行处理，学会使用网络，财务人员还应具有计算机维护和排除故障的能力，以便提高工作效率，加快报账速度，解决“报销难”的问题。

（二）完善财务制度，规范报账流程，公开财务信息

要做好财务服务，必须从完善财务制度做起。要做到事事有法可依、有据可查，真正把所有业务都纳入到制度的监管范围内，杜绝随意性、临时性的“口头”管理。在完善财务制度的基础上，高校应探索建立一套规范的报账流程，使日常报销程序简单、易操作。有了制度、流程、规范，还要定期发布，让师生们及时了解。对师生关注的热点、焦点的财务问题，除不宜完全公开的，都应全过程、按程序地公开。财务信息的公开透明有利于各项财务规章制度的贯彻执行，也有利于高效快捷的财务服务体系的建立。

（三）搞好财务信息化建设

伴随着网络的快速发展，网络无疑成为发布信息和交流的最好平台，校园财务网的建设好坏直接关系到财务服务质量的好坏。首先，在校园网上设固定的专栏随时发布最新的财务规章制度，让师生们做到有法可依、有章可循。用示意图和问答的方式对报销要求、报销流程等报销信息在网站的显著位置滚动播出，让师生随时都可以了解到最新的报销信息。其次，开通网上查询和提醒服务，校园网通过与财务核算系统、工资、收费系统的对接，教职工可以根据密码查询自己的工资，借款和欠款，科研经费的到账和使用情况，学生可以查询到自己应缴和欠缴的学费、补助金和奖助学金到账的情况。通过查询师生对自己经费的收、支、余情况一目了然，有利于更好地统筹安排经费使用。对欠款、欠费通过特别提示界面进行提醒，免去了财务人员催收欠款的工作，也节省了财务人员的时间，提高了工作效率。再次，建立财务QQ群、财务处长信箱等网上在线交流平台，随时解答与报账相关的咨询，及时了解报销人的想法和要求，及时解决问题。最后，如果网络系统及财务系统条件成熟的话，尝试开通网上预约报销业务（类似医院的预约挂号平台），报销人员可通过身份证号登录学校财务网进行预约，财务处根据预约的人数和金额，随时调整取现金额和报销人员的时间安排，最大限度地满足师生的报账需求。通过预约，可以减少师生扎堆报账的状况，也可以减少师生排队等候的时间，既可以提高工作效率，又可以使服务质量上一个台阶。

（四）加快校园一卡通扩展功能的开发应用

目前“校园一卡通”在许多高校已广泛使用，凭一卡通可以就餐、借书、看病、洗澡等。但由于一卡通系统没有与财务相关系统对接，并没有减少财务处的工作，相反各个校区都要增设一卡通充值人员，使原本就短缺的人员变得更加短缺。要想借助一卡通来优化财务服务体系，就不能局限于一卡通的消费支付和身份识别等普通功能，其扩展功能的开发应用尤为重要。首先，要在各个校区校门口、宿舍区、图书馆等人员集中的场所设置几台自助缴费终端（类似银行自动柜员机ATM机），持卡人在自助缴费终端上可以随时为自己的校园一卡通充值、查询余额、修改密码，这样持卡人将不再受办理时间的限制，财务处也可以减少一些充值人员。其次，该系统如果与学生收费系统相对接，学生就可以随时到自助缴费终端上缴纳学费，不再受缴费时间的限制，方便了学生的缴费，财务部门也只需根据后台结算端口确认的缴费金额作相应的收入处理就完成了学费收缴工作，这将会极大地减少每年的收费工作量。最后，该系统如果与财务核算系统相对接，一卡通生成的财务数据和财务核算系统内的会计科目直接对应，将省去各部门相互转账结算的麻烦，也省去了财务人员对账做账的麻烦，会大大地减少财务处的工作。如果校园一卡通这些扩展功能得以实现，不但会方便广大师生，同时也会拓宽财务管理的时间、空间范围，使学校的充值、缴费、查询、会计核算等方面的管理走上网络化、智能化的道路，财务服务体系的建设也会上一个新的台阶。

（五）创新服务方式和工作方法

1.设立报账箱，方便报销人报销

在学校大门口、教学楼、图书馆等人流量大的场所按学院或个人设立报账箱（类似居民家的邮箱或银行的回单箱）。报销人将其要报销的票据按规定粘贴好后，填写一份由财务处统一印发的一式两联的备注单，备注单上写明报销金额和票据张数，联系方式，投入到报账箱，并在报账箱外贴一个由财务处统一印制的小标记。财务部门将派专人定点开启有标记的报账箱取出报销票据，在备注单上签名，留给报销人一张，然后将取出的报销票据和备注单交给做账人员进行审核，做账人员将符合报账要求的票据做账，不符合报账要求的票据装入信封封好后一起传给出纳，出纳根据备注单，联系报销人领取现金和不符合报账要求的票据。报销人按约定的时间来领取现金，减少了报销人等候做账的时间，可有效地消除财务部门工作环境的嘈杂现象，给做账人一个安静的工作环境，提高做账人员的工作效率。出纳可以按报销金额，准确地提取现金，避免了每天提取现金的盲目性，也客观上减少了清点现金的工作量。

2.建立财务咨询、预审、实习和培训制度，减轻财务人员的负担

除少数专业性较强的院校外，很多高校都有财经类的专业，很多财会教师缺乏会计实践经验，学生也缺少实习平台，高校可以充分利用这一特点，对财经类专业三四年级的学生和没有会计实践经验的教师进行实践培训后，让他们在报账大厅做咨询员和预审员（类似于银行的前台咨询员），为报销人答疑解惑，帮助报销人粘贴票据，填写进账单、汇款单，对整理好的票据进行预审，也可以让他们在后台实习如何装订会计凭证，打印账簿，整理会计档案等一些不涉及财务秘密的事情，同时也可以利用学生丰富的网络知识，让他们做一些网上信息录入，网络维护，网上答疑的事情。这样不仅客观上增加了财务处的人手，减少做账人粘贴审核票据和解释的时间，也减少报销人排队等候的时间，提高了财务人员的工作效率，增加了教师的实践工作经验，为财会专业的学生提供了一个很好的实习平台，同时财务人员也可以随时向有丰富理论知识的教师请教工作中遇到的问题，达到了随时学习，随时培训，取长补短的效果。

3.设立并培训专兼职的财务秘书，提高报销人的素质

高校报销人员一般是学院的教学秘书、有科研课题的教师、研究生等，他们对于会计工作的熟悉程度不尽相同，在报账时往往因为前期准备工作没做好，该填的内容没填，该带的票据没带，从而导致多次往返财务部门，既耽误了报销人的时间又增加了财务人员的工作量。高校应尝试在各个二级学院根据报销业务量的多少，配备一到二名专职或兼职的财务秘书作为专职报销人员，有科研课题的教师指定固定的研究生作为财务助理，财务部门对这些专职报销人员定期进行财务知识的培训，重点讲解报销知识，如发票整理、票据粘贴、每一种单据的填写要求等，以此提高报销人的财务素质。专职报销人员因熟悉财务知识会减少报销时的询问，同时也会减少票据的粘贴和填写的错误率，从而节省做账人解释和审查的时间，会大大加快报账速度，缓解报账难现象的发生。同时一个学院由一两个财务秘书负责报销，会大大减少报账大厅办事人员的数量，报账大厅环境和秩序也会得到改善，既可以提高财务人员的工作效率，又可以使服务质量上一个台阶。

三、结束语

伴随着高校财务制度的不断完善、报账流程的日益规范、财务信息化建设的不断加强，一卡通扩展功能的开发应用，以及服务方式的不断创新，再加上财务人员素质的提高，高效快捷的财务服务体系将会构建起来，若能如此高校财务报销将不再困难。

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