学校管理中有关Excel常用功能例析

纪宏伟 韩彦林

［摘要］ 在学校管理中，班主任、教师、教学秘书等学校管理人员常常应用Excel来完成一些工作，灵活地应用Excel的相关功能，可以使工作更加得心应手，也便于管理工作的高效开展。文章从教育的实际出发，拾取几例加以介绍，事实表明，在辅助学校管理上，Excel确实具有极大的优越性和便利性。

［关键词］ 学校管理； Excel； 函数和公式

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 080

［中图分类号］F0［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）08- 0119- 04

Ｅｘｃｅｌ是微软公司出品的优秀电子表格软件，拥有强大的数据分析、管理、处理能力。Ｅｘｃｅｌ使用频率较高的通常是表格的制作。在学校里，我们经常会看到各种各样的表格，如教学安排表、课时统计表、成绩汇总表、学籍注册表、报名信息表、班级课程表、质量分析表等等，基本上都是用Ｅｘｃｅｌ制作的。其次便是数据统计分析，像名次的排定、等级的划分、平均分计算、分数段人数的统计、课时的汇总等等，应用得也非常普遍。Ｅｘｃｅｌ还有很多很细腻、很人性化的功能，在学校管理中有着重要的应用。我们从教育的实际出发，拾取几例加以阐释，希望对教师和学校管理人员的日常工作有一定的帮助。

１用Ｅｘｃｅｌ来分班

学校招收新生后，编班就成了一项重要工作。分班要尽可能公平一些，利于各班学生的均衡发展，同时也要兼顾男、女生比例基本相同。传统方法用名次“轮回法”，如表1所示（本文假定分６个班）：

由于下一轮最好的名次分到下一班，这样就保证了每个班在六轮中都能分到最好、最差和中间的学生，从而使各班入学起点水平比较接近，名次分布均匀，而且没有显著差异。如再以一班为例，分到１、１２、１７、２２、２７、３２、３７、４８等名次的学生，在相邻两名次之间，差距六次中只有１次为１１，其余五次为５，波动相对较小，太小的差距也被消除了。

有了这个合理的分班依据，就可以使用Ｅｘｃｅｌ的函数组合快速完成了。首先将工作表中的Ｄ列按由高分到低分排序，在Ａ２单元格开始填充一个０、１、２……这样一个辅助数据序列，再在“所分班级”列的Ｅ２单元格输入分班公式：＝ＭＯＤ（ＩＮＴ（Ａ３／６）＋ＭＯＤ（Ａ３，６），６）＋１，按回车得到其结果为１，再向下填充即可得分班序列：１、２、３、４、５、６；２、３、４……如图１所示。

接下来即可用筛选法得到各班学生名单了。若需要分８个班，那么公式更改为ＭＯＤ（ＩＮＴ（Ａ３／８）＋ＭＯＤ（Ａ３，８），８）＋１即可。为使男、女生比例基本相同，可以使男、女生分别放在一个工作表中，使用前面的分班方法来分班就可以了。同时，为了不在一个班里出现重名重姓的学生，分班以后，还需要从姓名列中查找重名的学生，再手工与其他班同分值的学生调换。如果分的班级比较多，手工一个一个查找将比较麻烦，可借助Ｅｘｃｅｌ的ＩＦ、ＣＯＵＮＴＩＦ函数来实现，比如在Ｆ２单元格中输入：＝ＩＦ（ＣＯＵＮＴＩＦ（Ｂ：Ｂ，Ｂ２）＞１，＂重复＂，＂＂），再向下填充即可看到查找结果，若有重名，则对应的单元格中会出现“重复”字样，否则显示空白，一目了然。

２学生信息的输入

学校管理中，学生信息的输入（如个人情况、报考信息、办证信息、档案信息等等）是经常要做的基础性工作，具有工作量大而多是重复性的特点。在这里面，身份证号码总是不可缺少的内容。我们都知道，身份证号的前６位是所属地的省市县的信息，接下来的８位就是出生年月日（１５位身份证号为６位，其中年份用２位数表示），第15位到17位是顺序码，奇数分配给男性，偶数分配给女性。利用Ｅｘｃｅｌ自带的函数，就可把身份证号码里蕴含的个人信息提取出来，而避免费时费力的手工输入。如图２所示，先输入姓名和身份证号，在Ｃ２中输入提取性别的公式：＝ＩＦ（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１５，ＩＦ（ＭＯＤ（ＭＩＤ（Ｂ２，１５，１），２）＝１，“男”，“女”），ＩＦ（ＭＯＤ（ＭＩＤ（Ｂ２，１７，１），２）＝１，“男”，“女”））；在Ｄ２中输入提取出生年月的公式：＝ＩＦ（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１５，ＣＯＮＣＡＴＥＮＡＴＥ（“１９”，ＭＩＤ（Ｂ２，７，２），“年”， ＭＩＤ（Ｂ２，９，２），“月”， ＭＩＤ（Ｂ２，１１，２），“日”），ＣＯＮＣＡＴＥＮＡＴＥ（ＭＩＤ（Ｂ２，７，４），“年”， ＭＩＤ（Ｂ２，１１，２），“月”， ＭＩＤ（Ｂ２，１３，２），“日”））；在Ｅ２中输入计算年龄的公式：＝ＩＦ（Ｂ２＜＞“”，ＤＡＴＥＤＩＦ（ＴＥＸＴ（（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１５）*１９＆ＭＩＤ（Ｂ２，７，６＋（ＬＥＮ（Ｂ２）＝１８）*２），“＃－００－００”），ＴＯＤＡＹ（），“ｙ”），），这个公式计算出的当前年龄是一个年对年、月对月的年龄，非常方便掌握学生的实际年龄。

３成绩统计分析

统计和分析学生的考试成绩，是考试结束后的一项常规性工作，是评价教学效果的依据，它可以帮助教师了解一段时间内的教学效果，掌握学生学习的情况，分析存在的问题，总结得失，指导今后的教学工作。从常规工作来看，很多学校都要求考试结束后教师填写《考试质量分析表》，其实如何填写，主要还是来自统计出的数据。然而，该项工作对于不熟悉数据处理的教师们来说总是个老大难问题，手工处理往往占用很多时间与精力，效率低下，还经常出错，若从网上下载有关工具，却远不如Ｅｘｃｅｌ方便灵活。如图３，只要输入语文、英语、数学原始成绩，其他都可以借助Ｅｘｃｅｌ有关函数和公式很快计算。为了方便，这里取１１个学生的成绩加以介绍。

４比赛活动评分统计

在学校里，经常要举行各类的大奖赛，如歌曲大赛，演讲诵读大赛，才艺表演大赛等等。一般的评分规则是，选手比赛完毕后，评委给出评分，然后去除最高分和最低分，再求平均分。可以这样考虑：先求出总分，再统计出最高分和最低分，然后用公式：平均分 = （总分 - 最高分 － 最低分）/评委总人数。用这种常规方法处理起来不够简洁，操作也较为烦琐，特别是碰到“去除两个最高分和两个最低分，再求平均分”的评分规则时，就有了很大的局限。所以有必要探求新的计算方法。如图４，在Ｊ２单元格中输入：＝ＴＲＩＭＭＥＡＮ（Ｂ２：Ｉ２，２／８），这样在输入评委给选手所打的分数后，就会自动得出评分结果。ＴＲＩＭＭＥＡＮ的用途在于返回数据集的内部平均值，当希望在分析中剔除一部分数据的计算时，可以使用此函数，其语法格式是ＴＲＩＭＭＥＡＮ（ａｒｒａｙ，ｐｅｒｃｅｎｔ）。在这里“ｐｅｒｃｅｎｔ”输入的是２／８，表示从８个得分中去除一个最高分和一个最低分，共两个，如果需要去除两个最高分和两个最低分，就可以把其参数改为４／８。

5小结

学校管理信息化，Ｅｘｃｅｌ来助力。Ｅｘｃｅｌ作为一个非常大众化、普及化的软件，已经渗透到学校管理的方方面面，从以上示例不难发现，Ｅｘｃｅｌ为高效解决问题提供了便捷之道，打开了方便之门。希望本文的介绍，能对正在使用Ｅｘｃｅｌ的学校管理人员或教师提供一些参考或启迪。

主要参考文献

［１］ 纪宏伟． 用Ｅｘｃｅｌ求解线性方程组和某些数学问题的方法［Ｊ］． 赤峰学院学报：自然科学版，２０１１，２７（６）：１３－１４.

［２］ 纪宏伟． 基于Ｅｘｃｅｌ规划求解功能的函数最值问题的计算［Ｊ］． 甘肃科技，２０１１，２７（１３）：１７６－１７７.

［３］电脑报． Ｅｘｃｅｌ函数实例操作［Ｍ］． 重庆：电脑报电子音像出版社，２００８．