论高校档案信息资源的管理模式

杨丽娟，孙海燕

（济南大学 档案馆，山东济南 250022）

论高校档案信息资源的管理模式

杨丽娟，孙海燕

（济南大学 档案馆，山东济南 250022）

随着高等教育的发展和信息化技术的进步，高校档案工作也进入了一个全新的阶段，传统的管理方式已经不能完全适应新形势的要求，高校档案资源管理模式信息化已经成为高校档案资源管理的必然选择。针对我国高校在档案信息资源管理中存在的主要困难和不足，结合社会发展、高等教育发展及信息化发展对档案管理提出的要求，提出了新形势下我国高校档案信息资源管理模式的构想，即高校档案信息资源管理“321”模式（简称“321”模式）。

高校档案;管理模式;“321”模式

胡锦涛总书记曾指出:档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。可以说，没有档案的世界，是一个没有记忆、没有文化、没有法律权力、没有历史的世界。因此，对于高校来讲，档案工作同样是学校工作的重要组成部分，是衡量一所高校管理水平的重要标志。高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”［1］。随着社会的进步、信息化技术的迅猛发展以及高等教育的大众化，高校原有的档案管理模式已经不适应新形势的要求，高校档案资源管理模式信息化已经成为高校档案资源管理的必然选择。本文拟从当前高校档案资源管理的主要模式、当前高校档案资源管理中存在的主要问题和困难、新形势下高校档案资源管理模式的构想等几个方面对高校档案资源管理模式进行论述。

一、当前高校档案资源管理的几种主要模式

所谓高校档案管理，就是高校档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计等活动。［2］（P8）通过档案管理，使高校各项活动中所形成的各种有价值的文件资料达到条理化、规范化，从而形成一个较为系统的整体，维护其形成及价值不受损坏。高校档案管理主要体现在档案工作管理机制、档案信息资源管理手段和方法、档案信息资源服务利用等方面上。长期以来，我国高校档案资源的管理一直以传统的管理模式为主，并随着社会和高等教育的发展而不断发展。常见的高校档案管理模式有以下几种:

（一）在管理机制和组织机构方面。在管理机制方面，我国大多数高校能够按照有关法律法规建立起比较完备的管理机制，即采取“统一领导、集中管理”的模式。在这种管理机制下，档案工作由学校校长或分管校长领导，学校各个部门和单位按照学校统一规划和部署，按照统一的规章制度和基本办法，在档案管理部门的统一指导下，对各自部门在工作中形成的档案进行日常收集和整理，并在规定的时间内将档案移交档案管理部门集中管理和利用。各个部门不得将档案据为己有，也不能由承办单位或个人分散保管。“需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。”［1］应该说，这种管理机制比较符合中国高等教育的实际，也体现了我国现代大学制度的特点和要求。

在组织机构方面，我国大多数高校一般以两种组织机构为主:一是设立独立的学校档案馆。这种组织机构属于独立的直属机构，是档案管理的职能部门，具有主动决策的职能，是学校的信息资源中心、校情教育基地和对外服务的窗口。二是设立非独立的档案馆或综合档案室。这种组织机构大多数挂靠校长办公室（党委办公室），还有个别学校的档案馆（室）与图书馆等教辅部门合署办公。这种高校档案馆（室）非独立性的特点，往往容易导致其行政管理职能被忽视或被弱化，难以承担对全校档案工作的管理职责。

（二）在管理手段和方法方面。在档案管理手段和方法方面，随着档案事业的发展，档案工作逐步由人工管理向信息化管理方向发展，但是，由于受到观念、资金、人员等条件的限制，目前各高校档案信息化水平参差不齐，只有极少数的高校信息化管理水平较高，如南京大学、上海交通大学、中国海洋大学等，大多数高校正处在信息化起步和发展阶段，形成了多种管理模式并存的局面。

1.以手工方式为主的管理模式。部分高校信息载体主要是纸质、声像、实物等文献资料，在档案信息资源的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目等各项工作上，普遍采用手工操作。［3］纸质等实体性信息载体的档案具有原始性、合法性、凭证性等特性，是最具有法律效力的凭证。但是，手工方式的档案管理模式，档案工作人员劳动量大、耗时多、速度慢。查询档案时，也是利用人工编制的检索工具、人工查找，提供档案信息服务的效能较低。目前，完全手工方式的档案管理模式在高校中已不多见。

2.半手工半自动化的管理模式（计算机辅助管理模式）。随着计算机在高校工作中的普遍应用，文件的生成方式大都以电子文件的形式存在，因此，目前许多高校已采用计算机辅助管理档案的模式，进入了半手工半自动化状态，即通过计算机处理部分数据，如案卷目录、卷内目录、检索工具的编制，电子文件与纸质文件的同步归档等，建立了机读数据库，实现了单机目录检索或目录网上挂接与查询，部分高校档案馆还建设使用了档案信息管理系统，实现了档案的网上归档、管理与查阅，与手工阶段相比工作效率已经大有提高。但总体而言，还是处在档案信息化管理的初级阶段，与科学、高效、优质地开展现代信息服务的要求相比仍然存在着一定的差距。

3.信息化管理模式。所谓信息化管理模式，就是要将档案信息化、数字化，使档案的管理内容从实体管理向信息管理转变，使档案的管理方式及手段从传统的手工管理向现代化的计算机管理转变，实现基于网络平台建设的数字化档案馆。数字化档案馆超越了传统单个实体档案馆的界限，以数字档案馆联盟的形式和网络化服务为特征，大大提高了档案信息资源共享与开发利用的效率。关于数字化档案馆概念的表述主要有以下几个观点:知识信息中心与信息仓库说、数字档案馆群体说、信息系统说、信息服务提供方式说、信息空间与信息环境说。［4］（P3－5）档案信息化管理是一个动态的过程，也是一个多要素综合作用的过程，除了信息技术外，还包括符合信息化要求的非技术因素。［5］（P506）档案在信息化管理模式下，其主要表现是:

一是馆藏档案数字化。就是利用技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，统一由系统组织成具有有序结构的、完整的档案信息库、数据库，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。这是信息化管理模式的关键和核心。二是档案信息资源管理系统化。数字化的档案应以信息网络为平台，以档案信息管理系统为基础，实现信息资源全文存储、网络传输、智能化检索、跨地域无缝连接。三是档案管理条件自动化。在档案信息化管理模式下，能够实现档案办公自动化，档案存储环境监测控制自动化，库房管理、保护技术自动化。四是资源利用共享化。改变档案信息资源存放在库房中处于封闭保管的状态，各种载体的档案资料将以数字化形式存在于数字档案馆的网络平台中，通过网络和档案信息管理系统，用户足不出户就可以利用权限范围内的档案信息资源，实现档案信息资源的共享。

4.“和县模式”管理模式。这是近几年我国档案信息资源管理理论研究的新成果。国家档案局2006年度科技项目《新时期国家档案信息资源管理模式研究》，经过历时近四年的实践、研究、论证，在全国范围内率先进行了档案管理模式改革，首创了以国家档案信息资源集中统一管理、自主开放、“一站式”服务为主要特征的国家档案信息资源管理新模式——“和县模式”。这种“大档案”管理模式的实践创新了社会公共信息资源管理服务模式，对高校档案信息资源的管理有很大的实践和启示意义，部分高校尝试运用“和县模式”管理理念改革高校档案管理。［6－7］

（三）在服务利用方面。高校档案管理的最终目的在于利用，使档案为学校的建设与发展服务，为教学与科研服务，为广大师生服务。我国高校的档案管理在服务利用方面主要有两种模式:一是“被动防守型”服务模式。早期的高校档案利用服务和信息化水平较低，一般采用这种服务模式。大多数高校的服务方式是“坐门待客”，利用者需要什么就提供什么。由于查阅资料以手工检索为主，常常导致档案利用效率低下，也限制了档案资源的开发利用。二是“咨询编研型”服务模式，或称“主动开发型”服务模式。随着信息化水平的提高和档案开发利用意识的增强，越来越多的高校在提供最基本的查询服务的基础上，由被动服务向主动服务转变，改变“重保管、轻利用”的做法，将重点放在档案资源的开发利用上，向利用者和社会提供档案证明、咨询服务、档案展览、校史编研等各种形式的服务，真正体现服务的主动性、针对性、广泛性和开放性。

二、当前高校档案管理中存在的主要问题和困难

在过去几十年的发展过程中，高校档案管理在基础工作与档案队伍建设上都取得了一定的成绩，但是，随着高等教育的发展和信息化技术的进步，高校档案工作也进入了一个全新的阶段，传统的管理方式已经不能完全适应新形势的要求，还存在比较严重的困难和不足。

（一）管理机制与组织机构尚不健全。虽然《高等学校档案管理办法》对高校档案的管理机制和机构设置有了明确的要求，但在实际执行过程中依然存在着落实不到位的现象。有些高校即使在形式上达到了要求，但档案工作是学校管理工作的末端，因此看上去健全的管理机制和组织机构往往形同虚设。管理机制和组织机构不健全，往往导致档案的收集、保管、保护、借阅、保密等工作做得不够好，从而造成了档案资料的流失积压，用的时候难以找寻等问题。

（二）档案意识不强。在高校各项管理工作中，档案工作是一项容易被忽视的工作，档案意识薄弱是普遍存在的一种现象。由于高校评价标准的导向作用，一些领导认为，学校的中心工作是教学，学校的重点工作是科研、学科建设和基本建设，而档案工作就是收一收、管一管、用一用。有的领导虽然口头上也讲档案工作的重要性，但实际上往往把档案工作放在可有可无、无关紧要的次要地位。有一些部门的负责人可能从来都没有过问过本部门的档案工作，甚至都不知道学校还有一个档案馆（档案室），更谈不上对本部门档案工作的指导。这种状况直接导致档案工作开展不力，不能完全做到档案工作纳入整体发展规划、所需经费纳入学校预算、业务要求纳入职责范围、考核指标纳入考核体系的“四纳入”，不能完全实现将重要业务工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收的“四同步”，因此，往往导致档案材料归档不齐全、不完整、不及时，档案职能部门工作难度很大。

（二）归档范围存在薄弱环节。各高校在长期的办学过程中形成了丰富的档案资源，但对照《高等学校档案管理办法》确定的11大类归档范围，由于各高校存在某些具体情况，因此或多或少造成了归档中的薄弱环节。例如，有的高校基建类档案归档严重滞后，致使大量新校区建设的相关资料不能归档;有的高校实物类档案严重不足，相当多的实物档案保存在单位或个人手中，已征集的实物档案现有的保护措施和条件较差;有的高校仪器设备类档案工作开展不力，即使已经归档的也存在资料不全的现象;相当多的高校不能实现纸质档案与电子档案同步归档。

（三）资源利用效率较低。由于受传统思想以及现实状况等因素的制约，高校对待档案工作“重保管、轻利用”的现象比较普遍。部分学校也开展了一些档案资源利用的有效探索，诸如编撰年鉴、布置校史馆展览馆等，但大多学校的档案管理工作基本上停留在建档、管档上，忽视了档案信息资源的开发利用，导致许多具有很高价值的档案材料不能发挥应有的作用。

（四）管理手段和方法滞后。档案信息化是档案工作的发展趋势，但从全国高校的情况来看，由于经费投入严重不足，大多数学校档案信息化所需的设备等基础设施和硬件条件普遍较差，许多高校所用的设备陈旧老化，更新缓慢，加上信息化专业人才严重匮乏，档案信息化的建设进程严重滞后，管理手段和方法普遍较为落后。

（五）被动服务仍占主导地位。档案馆在提供档案利用工作中，有些档案工作人员仍然以被动服务为主，缺乏主动服务意识。同时受到某些陈旧的思想观念和档案制度的规定与制约，一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现，从而大大影响了档案的利用效率。

（六）队伍素质不高。档案工作是一项专业性很高的工作，由于档案工作在大多数高校没有得到应有的重视，在档案管理人员队伍的配备上存在着不合理的现象，造成档案管理队伍整体水平偏低。一是专职管理人员缺少专业化培训，专业性和规范性相对较低，在落实国家和上级档案法规、规范方面表现出执行不力的现象，工作中随意性较大;二是各部门的兼职档案员对档案工作的积极性不高，往往应付差事，而且人员变动快，不能保证档案工作的稳定性。

三、新形势下我国高校档案信息资源管理模式的构想

新形势下的高校档案管理工作呈现出新的特点，一是馆藏档案由纸质介质为主向纸质介质和电子介质相结合方向转化;二是档案管理手段和方法由手工操作为主向自动化方向转化;三是档案利用服务渠道由单一化向渠道多样化方向转化，四是由封闭式管理向开放式管理转化。因此，高校档案管理必须与时俱进。针对我国高校在档案信息资源管理中存在的主要困难和不足，结合社会发展、高等教育发展及信息化发展对档案管理提出的要求，笔者提出新形势下我国高校档案信息资源管理模式的构想:即高校档案信息资源管理“321”模式（简称“321”模式），就是“开展三项建设、注重两个优化、搞好一个服务”的高校档案管理模式。

（一）“开展三项建设”。三项建设包括管理机制建设、档案信息化管理系统建设和档案人才队伍建设。

1.管理机制建设。要按照《高等学校档案管理办法》（27号令）的有关规定，实行高等学校校长领导、分管校领导协助校长负责的管理体制，建设符合标准的档案馆或综合档案室，为学校档案管理提供最基本的保障机制。

2.档案信息化管理系统建设。各高校应充分认识档案资源信息化管理的迫切性和必要性，制定详细可行的信息化建设规划和方案，加大资金投入的力度，以专业化的标准，建设一套技术成熟、管理科学、符合学校实际的档案信息管理系统，并在此基础上，将档案信息管理系统纳入各高校校园网信息平台的统一管理中。通过档案信息化管理系统建设，进而建设数字化档案馆，实现信息网络环境下的档案管理功能，即鉴定与接收归档电子文件;制定标准与业务规范，对电子文件形成机构以及电子文件中心进行业务指导;组织管理数字档案，包括数字扫描、元数据著录与标引、全文标引、网站内容管理、开放鉴定等;提供利用数字档案，包括机读目录检索、网站内容管理、资源共享等;维护安全，包括资源备份、用户权限管理、信息加密、系统按前防护等;挖掘数字档案与决策支持等，［4］（P12）实现档案信息资源管理自动化和档案信息资源利用网络化。

3.档案人才队伍建设。人才资源是第一资源。针对我国高校档案管理专业技术人员数量普遍不足、专业技术水平普遍较低、兼职档案员工作积极性普遍不高的情况，高校档案管理工作中必须树立以人为本、人才强档的观念，大力加强高校档案管理人才队伍建设。一是档案馆要适当引进专业技术人才，包括档案专业、计算机专业等方面的人才，改变过去主要是非专业人员从事档案管理的状况，提高档案管理的专业化水平和信息化水平;二要增强现有档案管理人员的责任感和使命感，提高他们的素质，通过教育培训、学习交流、学术研究等形式，改善、优化档案人员知识结构，获取新知识、新技能，使档案人员业务能力、职业素质得到全面提高，从而强化档案行业的管理职能;三要建立激励机制，真正从政治进步、业务发展、生活改善上关心他们、重视他们，充分调动档案工作者的工作积极性。

（二）“注重两个优化”。两个优化包括优化档案信息资源，优化档案管理方法。

1.优化档案信息资源。随着高等学校招生规模的扩大，各高校信息资源范围日益扩大。为全面真实地保存学校的历史，满足社会、学校和个人对档案信息的需求，各校档案馆（室）应采取多种方法，丰富馆藏内容，改善馆藏结构，做到“应收尽收”，使馆藏档案门类齐全、内容丰富、结构合理、存有所值。要在及时接收规定进馆档案资料的同时，不断加大档案资料的征集力度，突出馆藏特色，尤其注意对实物档案、专门档案和新型载体档案的挖掘、整理和接收工作，进而扩大馆藏范围，优化馆藏结构。同时，要严把进馆档案质量关，为档案信息资源的利用创造有利条件。

2.优化档案管理方法。优化档案管理方法，最重要的一点就是档案管理信息化。首先是数字化档案的收集。目前，计算机在学校各个部门已经普遍使用，文件的形成基本上实现了电子化，因此首先要将正在形成的电子文件档案，通过网络传输、计算机刻录设备复制等形式，同纸质档案同步归档。其次是馆藏档案数字化。运用扫描、数码照相机等设备，将馆藏纸质等载体的档案进行数字化转换，尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率较高的档案进行数字化加工，逐步建立电子文件数据库。再次是建立基于网络信息平台的数字化档案馆，包括硬件平台建设、软件平台建设和安全体系建设，实现文档一体化管理。在此基础上，通过统一门户管理的网络平台，建立高校档案部门与其他各部门之间信息的无障碍链接，从单一的信息向综合性信息拓展，形成区域性的信息服务网络，在更大范围内实现信息资源共享。

（三）“搞好一个服务”。一个服务是指为社会、为学校、为广大师生提供全面、高效、优质的服务。高校档案利用服务工作要将实体档案馆服务方式与数字化档案馆服务方式有机地结合起来，改变过去“坐等上门”的被动式服务模式，创新档案工作服务机制，拓展服务的广度与深度，丰富档案信息资源利用形式，提高档案服务水平。

1.加大档案信息资源的开放力度，实现馆藏档案的价值。［8］要按照信息公开的要求，坚持“该保密的信息一定要保密，该公开的信息一定要公开”的原则，加强馆藏档案整理研究，加大馆藏档案宣传力度，积极稳妥地开展档案开放工作，打造一个开放的、符合社会和师生需要的、充满文化气息的信息服务氛围。

2.加强档案信息资源的开发利用，挖掘档案信息资源的潜在价值。一是深入开展档案编研工作。档案编研就是对现有的档案资料进行编辑、研究、整理、开发的过程。档案编研是开发档案信息资源的重要途径，通过档案编研，不仅向利用者提供原始档案，还根据利用者和社会的需求，提供再加工或多次深加工等不同层次的档案信息，其主要的形式有检索体系建立、校史编纂、大事记、专题研究等。二是在有条件的高校举办档案陈列展览，建设校史、校情教育基地，发挥档案的教育作用，这是建设大学文化的重要途径。

3.树立以人为本的理念，确立主动式服务方式。高校档案部门要积极拓展服务方式，拓宽服务渠道来满足各方对档案信息资源的需求。一是更新观念，增强社会服务意识。要充分认识到档案服务社会化是档案事业发展对档案服务工作的必然要求。高校档案工作者的着眼点要由内转向外，由封闭转向开放，由被动转向主动，树立档案服务社会化的观念。［9］二是改善服务手段，提高服务效率。要迅速跟上信息化技术发展的步伐，充分利用现代技术手段和方法，建设档案信息服务网络，实现档案资源共享。三是以人为本，提高服务质量。档案工作不仅体现服务性，更有创造性，档案工作者要有超前意识，善于与利用者沟通，提前了解利用者的需求，要从使用者的角度审视档案、管理档案，为他们提供个性化、人性化的服务，切实提高服务质量。

［1］中华人民共和国教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法（27号令）［EB/OL］.（2008－08－20）［2011－12－10］.http://www.gov.cn/flfg/2008－09/12/content_1093980.htm.

［2］阳嘉瑛，陈奇志.高等学校档案管理理论与实践［M］.成都:西南财经大学出版社，2009.

［3］苏梅.谈高校档案管理模式的发展与问题［J］.文教资料，2011，（4月上旬刊）.

［4］王芳.数字档案馆学［M］.北京:中国人民大学出版社，2010.

［5］陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学［M］.北京:中国人民大学出版社，2008.

［6］刘晓蕾，高畅.和县档案管理模式改革的分析思考［J］.档案学通讯，2008，（6）.

［7］曹航，杨智勇.档案管理模式改革:困境与对策［J］.档案学通讯，2010，（3）.

［8］田爽，赵玉梅.关于创新档案管理工作机制的思考［J］.兰台内外，2007，（6）.

［9］朱伟文，申晓宁.关于高校档案信息社会化服务的思考［M］.兰台世界，2008，（10）.

G271

A

1671－3842（2012）01－0075－05

2011－12－12

杨丽娟（1964－），女，山东招远人，研究员，馆长。

山东省软科学研究项目“新形势下高等院校档案信息资源管理模式的研究”（2011RKB01271）。

责任编辑:贾 岩