基层水管单位档案规范化管理途径初探

屈磊飞

(常熟市长江河道管理处 215500)

1 概述

档案管理是基层水利工程管理单位的一项基础性管理工作，科学规范的档案管理工作对促进单位各项事业发展有着重要意义。水利部《水利工程管理考核办法》和《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》对开展档案规范化管理工作和考核细则均作了明确的规定。随着水利工程管理考核工作的深入开展、基层水利事业的不断发展，档案规范化管理工作将体现出更加重要的作用。本文从国家级水管单位常熟市长江河道管理处档案管理工作经验出发，分析基层水管单位档案管理现状，探索实践档案工作规范化管理途径。

2 基层水管单位档案管理现状

2.1 重要性认识不够

水利工程管理档案是基层水管工作管理服务过程中形成的有价值的历史记录与资料，科学规范的档案资料为单位日常工作开展、领导决策、科技人员借鉴参考、工程管理等级考核等提供了第一手基础资料。作为一项基础性、综合性、服务性较强的工作，做好档案工作不仅是档案人员、档案业务科室的职责，更是单位管理工作的重要内容。但很多基层水管单位对档案管理工作未给予足够的重视，将档案管理工作视为简单的资料收集，硬件设施投入不足，相关责任制度流于形式，档案工作人员专业技能不高、工作积极性不够，加之主管领导受“为保管而保管、重保管轻利用”的传统思想影响，导致档案管理工作停滞不前，未能充分发挥档案在水利工程管理服务工作中应有的作用。

2.2 档案管理体系分散

基层水管单位的档案管理工作内容涉及工程建设管理、工程运行、水行政管理、防汛防台、资产财务管理、人事劳资等多个方面，相关工作业务由职能科室承担，工作过程中形成的大量原始资料、文件档案由职能科室收集管理，档案管理体系相对分散，在工作人员缺乏档案管理专业知识、水利工程建设周期具有差异性、缺乏统一的档案职能科室和科学有效的档案管理网络体系等因素的影响下，容易造成档案资料零落分散、收集整编拖沓不及时、技术管理资料完整性不够。

2.3 信息化程度不高

2011年中央一号文件指出“提高水利管理、工程运行的信息化水平，以信息化带动水利现代化”。目前，在各级主管部门的重视下，基层水管单位工程管理自动化、信息化均处在快速发展阶段，如水闸运行自动化控制、堤防“全球眼”网络视频监控、防汛防台决策系统等现代化技术得到了大力推广与应用。但档案管理信息化作为工程管理信息化工作的一项重要内容，长期以来受重要性认识不够、硬件投入有限、现代化技术开发利用缺乏等因素制约，部分单位仍然采用传统的档案工作方式，档案工作人员对档案管理现代化和信息化应用认知度不高，将档案信息化简单地视为档案资料的计算机录入、收集、统计等工作，档案管理硬件投入不足，有的单位尚未建立独立的综合档案室，更无从讨论配置档案现代化软硬件设施，致使档案利用效率低下、档案资源价值发挥欠佳。

2.4 档案缺乏特色化

水利档案最终目的是服务水利工作。基层水管单位的工作内容包含水利建设、管理、开发、利用等多个方面，涉及对象包括政府部门、辖区企事业单位、社会团体、周边群众等，由此形成的档案有着显著的特点。如工程建设周期受工程规模影响，小规模堤防涵闸维修周期以月计算，大型水闸泵站更新改造周期则以年计算，由此形成的档案周期差异性大;基层水管单位年度工作以夏秋防汛防台、冬春岁修养护为主，由此形成的档案具有时空性特点;工程管理过程中文书资料与技术资料常常互渗互补，档案资料一体化趋向明显。而很多单位未能有效开展针对性的档案管理工作，水利特色化不够。

3 基层水管单位档案规范化管理途径

3.1 重视档案管理工作

要将档案规范化管理工作作为工程管理工作的一项重要内容来开展落实，认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等档案相关法律法规，按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》标准要求，以“夯实基础、坚持标准、优化服务、整体推进”为工作思路，逐步完善档案管理的各个方面、各个环节，确保档案管理工作的顺利开展。

3.2 建立健全档案管理网络体系

要建立健全由分管领导、专职档案员、各科室兼职档案员组成的档案管理网络，明确档案领导小组统一协调管理、档案室专职档案管理、职能科室辅助协作的档案工作机制，重视档案工作人员综合素质的提升，组织开展业务技能培训，确保档案工作人员胜任各项档案管理工作。

3.3 健全档案管理制度，促进档案管理规范化

健全完善《档案管理制度》、《档案人员岗位责任制》等档案管理规章制度，对档案材料的收集、归档、借阅、保密等以制度形式加以强化，做到有章可循。加强文件资料规范化管理工作，按照办公室登记、主要领导签署意见、分管领导和相关科室传阅处理、科室兼职档案员收集归档、专职档案员根据《文件归档范围及保管期限》进行鉴定归档的规范化流程进行操作。科技档案、会计档案由相关科室兼职档案员按规定进行整理立卷，办理相关移交手续移交至档案室，由档案室统一进行编目归档。注重特殊载体档案和实物档案的日常收集和整理，确保各类资料的详实完备。

3.4 抓好档案基础设施建设

实行工作人员办公室、档案库房、阅档室三分开，建立综合档案室，实行档案统一管理。综合档案室配备符合要求的档案装具，库房落实“八防”措施，配备温湿度计、空调、灭火器、除湿机等设施，配置电脑、扫描仪、复印机、刻录机、摄像机、移动硬盘等专用设备，不断完善档案管理硬件设施，为档案规范化管理提供良好的基础环境。

3.5 依托资源优势，加快档案管理信息化

档案信息化是基层水利管理信息化的重要内容。实行档案信息化与单位信息化同步规划实施，要配备必要的档案信息化设备，开展档案管理系统建设。积极推广应用档案管理软件，开展档案数据库建设，实现档案收集、归档、借阅、检索、查询、统计等工作的电子化、网络化管理，逐步推行纸质文件与电子文件的双套归档。单位网站开辟档案之窗专栏，及时发布档案管理相关信息。依托政府档案部门的技术优势，加快推进档案管理的信息化进程。

3.6 优化服务职能，加强档案的开发与利用

开发利用是档案工作的中心目标，也是档案事业活力的源泉。要坚持档案工作服务水利中心工作的原则，不断探索开发和利用档案信息资源的新方法、新途径。编制符合水利管理工作要求的《全宗指南》、案卷目录、归档文件目录等各类检索工具。认真开展水利档案编研工作，为水利工程管理服务工作提供翔实、可靠的基础资料，为本单位和社会各界提供更科学的水利服务。

4 档案规范化管理的实践与成效

国家级水管单位常熟市长江河道管理处在近40年的发展过程中，形成各类档案资料3871卷/1547件，其中，文书档案1005卷/1547件，科技档案1083卷，设备档案55卷，会计档案1656卷，照片档案13册769张，光盘档案12张，实物档案56件。面对繁杂的档案资料，管理处通过深入开展档案规范化管理实践工作，充分发挥了档案资料的重要价值，有力促进了单位水利事业的科学和谐发展。

4.1 促进工程管理考核工作顺利开展

水利工程管理考核工作是对基层水管单位综合管理工作的全面考核。在国家级和省级水利工程管理考核文件中，均将档案工作列入考核验收的重要内容。管理制度、软硬件设施、资料整编归档等档案管理工作的优劣，直接影响到最终考核结果;同时档案资料又是组织管理、经济管理、安全管理、运行管理四个考核环节备查资料的最主要来源。翔实完备的档案资料为管理处国家级水管单位验收和长江委复核验收工作提供了近百万字的基础资料，科学规范的档案工作得到了专家组的充分肯定，为最终获得国家级水管单位资格和高分顺利通过长江委复核验收做出了积极的贡献。

4.2 促进水利事业更加科学地服务经济和发展

长江常熟段有近50km的黄金岸线资源，随着沿江开发开放的不断深入、沿线进驻企业的日益增多，涉水工程建设管理项目日益增多，规范化的档案管理工作在服务企业、服务发展、服务经济过程中发挥了积极作用。通过调阅国有水利工程土地确权划界的历史资料、土地权证资料、文字记录、图形资料，深入调查研究，积极沟通协商，妥善处理好了确权划界、沿江土地占用权属等问题，做到了维护权益与服务发展双赢。通过出具占用水利工程用地的通知、批复、报告、协议及相关法律法规文件资料，为处理违章占用、清理违章建筑、办理和审查有关占用手续等水政执法工作提供了政策依据和法律保障。

4.3 有利于单位水利文化的形成

在管理处近10亿元的国有水利工程设施中，有“长江第一闸”之美誉的民国水闸——老白茆闸工程，有投资3亿元耗时3年实施达标建设的长江防洪大堤，有常熟史上投资最大的单体水利工程——海洋泾水利枢纽工程;在近40年的管理过程中，有历届班子团结进取、艰苦奋斗、励精图治的创业史，有全体干部职工锐意改革、开拓进取，努力争创国家一级水管单位的辉煌史，有历次强台风期间全体干部职工日夜奋战于防台防汛第一线的感人事迹;涌现了诸如全国水利工程管理先进个人、省级劳模、市级人大代表、优秀共产党员等先进典型，单位先后荣获部、省市等多项荣誉。如何将这些深厚资源汇集提炼成单位所特有的水利文化，并以直观的展览陈列形式展示，翔实可靠的文字记录、图片影像、新闻报道、实物载体，高素质的档案工作人员，规范的档案管理机制为构建先进水利文化奠定了扎实的基础。