信息时代基层档案管理摭谈

秦顺华（南通市通州区财政局，江苏南通，226300）

随着计算机网络的飞速发展，现代办公格局向着电子化自动化发展，无疑，这是信息时代带给我们整个工作环境的巨大变迁。与日俱增的电子文件，使得传统的档案收集、保管方法和利用手段受到了极大的挑战和影响。为此，如何在信息时代管理好电子档案成为摆在每一个档案工作者面前亟需解决的课题。笔者依据自己多年来从事基层电子档案处理的实践，粗浅地谈一下自己对这一问题的认识和体会。

一、信息时代电子档案保管与利用的特点

与传统的档案文件材料相比较，电子档案具有如下特点：

1.查阅是间接的，不是直接的。传统的纸质档案，人们可以直接地查阅，不需借助其它的中介手续。但电子档案则不同，它不能直观地，一目了然地看到文件内容，具有非人工识读特性，查阅利用一定要借助于计算机等现代化办公设备才能实现。

2.查阅利用不受时空限制，迅速便捷。纸质档案的利用，往往要受时间、地点的限制，特别是异地利用很是不方便。而电子档案，不管你什么时间，也不管你在什么地方，相距多远，只要登录相应的网址（I P地址）或者发个电子邮件，马上就可以解决问题。如我局的办公自动化软件系统，连接着23个乡镇和局属部门，利用起来相当方便快捷。

3.利用可以共享。传统的纸质档案是唯一的，具有排它性，因而流转时间长，批阅、处理效率低。而电子档案只要进入了系统，就是共有的，具有共享性，操作管理实现了全程全方位即时流转、控制、利用。

4.内容具有易变性。纸质档案将文字、载体合二为一，具有很强的稳定性，字迹不易修改。而电子文件内容改变方便容易，不留痕迹，隐蔽性强，如何保护电子信息不被修改、盗窃、删除成为新的技术难题。

5.保管条件要求更高。与纸质档案相比较，电子档案的要求高得多。一般纸质材料只要做好防光、防潮、防虫、防火等工作即可，保管得当，就可使其寿命达到上百年甚至上千年。电子档案对保护环境条件（温度、湿度、防磁性等）及其内部诸因素（设备的安全性和保密性等）都有更高的要求，否则，将会造成文件的损毁或遗失。另外，电子档案的更新淘汰还与信息技术发展密切关联，保管起来更加复杂。

二、信息时代档案管理模式的变化

传统的档案工作，以纸质档案材料为工作对象，主要包括收集、整理、编目、保管、鉴定、编研、统计和查阅利用等环节。电子档案的出现，使档案工作发生了许多新的变化。

1.改变了档案归档方式。以往，纸质文件材料形成后，由文书部门收集立卷，然后交档案部门管理。可以说，文书工作和档案工作既是独立分开又是紧密联系的。电子档案取代纸质文字材料后，拟稿者直接在磁盘上书写、修改，形成后立即存贮到办公信息数据库中，档案人员和其他人员均可共享，使得档案与文件之间没有明显的界限，它的归档不再是以份为单位的档案形式，而必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，而且还要包括档案的读取软件甚至操作系统。

2.改变了实体分类方法。传统的档案实体分类体现的是一种联系，这种单纯排列的方式是与手工操作管理档案相适应的。但在电子文件广泛利用的今天，它的形式、特征、内容、载体都发生了变化，它们之间是可分离的，这种分离性决定了实体分类将被概念分类所代替。通过计算机系统，进行迅速、有效、多角度的排列，不同的用户都可以根据自己的需求，通过办公自动化系统对电子档案进行自由组合分类，是立卷分类方法的一次彻底革命。

3.改变了鉴定方式。以往档案价值鉴定理论是根据档案的凭证作用和参考价值来确定档案保管期限的，而电子文件由于制作方便，数量庞大，加上用户不断地根据需要进行修改、补充，很难划定保管期限，况且电子档案凭证价值的法律保证体系尚不健全，因此只能通过分析其自身价值和可读性来确定。

4.改变了贮藏手段。过去，纸质档案的存贮方法比较简单，只要有橱柜存放，经常进行检查就行了。而电子档案由于对计算机及软件的依赖性和存储介质的物理寿命远远比不上纸张，加上计算机技术发展迅速和存储介质的更新换代较快。特别是电子档案修改、拆拼、删除、编辑都十分容易，更改之后就可以形成一份新的文件，这种特性使得电子档案很难保持其原始面貌和真实性，使得最能体现档案原始记录性的内容和形式特征不复存在，这是当前迫切需要研究和解决的一个关键问题。因此，也就决定了电子档案存储手段的复杂性。另外，电子档案的保管是一个新课题，存在电脑里不安全，备份保管时间不可能太长，必须定期翻录，保管工作量增加不少。

5.改变了利用方式。从古至今，传统的档案，无论是甲骨、石刻档案还是简牍、锦帛档案，或是今天还在使用的纸质档案，它们的共同特征就是不需借助任何中介物质随时可以直接阅读。而电子档案却完全不同，没有形状，没有规格，没有记录符号，看不见、摸不着，完全是虚拟的，它只是使用了人工不可识别的记录符号——数字代码，将输入计算机的各种信息都转换成二进制代码。但这种信息代码编制记录方式既不是文字，也不是可以直接阅读的图像和符号，人工无法识读，无法感知其存在。所以，利用起来必须借助计算机等现代化办公设备等中介来完成。

三、信息时代提高基层档案管理水平的几点思考

面对信息时代带来的新变化、新情况，如何把电子档案管理工作做得更好呢？依笔者一管之见，必须在如下几个方面下功夫、求突破。

1.人才培养上求突破。电子档案的出现，是一件新事，又是一件好事，同时也对档案人员提出了更高的要求，现代的档案工作者，应该不是过去那种只会装装订订，手工抄写，你查我找的“服务生”，而应是拥有一定信息化知识的复合型人才，唯有如此，档案人员才能适应信息技术发展的需求。这就要求我们档案工作者除了掌握专业知识外，还要努力学习现代科学技术，特别是以计算机为核心的现代信息处理技术，充分发挥计算机网络系统速度快、精度高、自动化程度高、信息资源共享和数据批量处理的优势，根据电子档案的特点，改革传统的归档模式、分类方式、保管手段，创新工作模式，利用计算机等现代办公设备，最大限度地满足档案工作现代化的需要。

2.安全措施上求突破。随着电子文件的普及，电子档案的管理也应采取相应的信息安全保密措施，在传统的“八防”要求的基础上，要根据电子档案的特点和要求，充分运用现代信息处理技术和计算机的特有功能加强对电子档案的保护，通过加密等特殊性技术程序和处理手段，确保电子档案的安全，防止随意进入网站利用档案，预防有人根据自身需要随意对原文进行修改、增删、编辑。只有这样，即使有人进入，也无法更改，确保档案从形式到内容不改变，将已归档的电子文件变为“只读性”档案，始终保持其原貌和真实性。另外，针对电子档案容易遗失、调不出来等情况，要做好备份工作，预防万一。

3.保管设施上求突破。尽管目前各单位的现代化办公条件正逐步得到改善，电脑等信息化工具日渐普及，但电子档案室的要求更高，电脑、扫描仪、网络等硬件都要过关，不能凑合，空调、去湿机等也要一应齐全，否则，一旦某个环节出现问题，文件流转就无法进行，甚至会造成原始数据的丢失，造成无法挽回的损失。因此，要安排好足够的经费，改善保管设施条件，确保电子档案随时可以收得到位、发得出去、用得上来。

4.管理手段上求突破。我们既要认识到在相当长的一段时间内，传统的档案管理方式方法还将延续，同时又要积极运用现代科学提供的理论、技术和手段，发挥电子档案的优势，变传统的管理手段为先进的计算机管理手段。