创建省5A级数字档案馆的探索与实践

陆 坚（太仓市档案局，江苏太仓，215400）

2012年4月，太仓市数字档案馆通过了江苏省5 A级数字档案馆的评审验收，成为全省首家达到此标准的数字档案馆。数字档案馆是国家数字信息基础工程，建设数字档案馆工程是知识经济时代发展的需要，是加快国家信息化步伐的需要，也是我国档案事业发展的需要，具有深远的意义。下面笔者结合太仓的建设实例，谈谈数字档案馆建设过程中的一些经验和感受。

一、科学规划，合理布局数字档案馆建设

数字档案馆建设需要完善的标准体系，专用的网络环境，全面的网络联系，人性化的管理平台与应用系统。

1.完善数字资源建设标准。数字档案资源建设和管理的标准化是数字档案馆的生命线，是实现数字档案馆基础功能的最实质性保障措施。太仓市数字档案馆建设结合国家、省、苏州市相关标准规范，先后出台《太仓市电子文件归档实施意见》、《太仓市文书档案归档文件数字化有关要求和步骤》、《太仓市数字档案室标准》、《太仓市电子数据备份工作实施方案》等规范性文件，夯实了数字档案馆建设基础。

2.明确数字档案馆定位。由于环境的千差万别，数字档案馆建设并不存在一个适用于所有用户的通用模式，需结合电子政务环境、区域档案信息化发展程度、上级数字档案馆建设进程等客观因素，明确自身的定位。因此，太仓在数字档案馆建设上明确了“四个定位”，即档案信息资源领域明确“中心”定位，是全市档案信息资源的中心枢纽；电子政务领域明确“后期”定位,是电子政务信息的长久保管循环利用的平台；信息公开领域明确“衔接”定位,是电子文件进入政府信息公开系统的分流端口；档案系统领域明确“节点”定位,是江苏省和苏州市档案系统网络上的一个开放节点。

3.优化数字档案馆功能。数字档案馆功能的实现不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式。其中“四个开发”是关键，即开发B/S架构的馆室联网综合应用系统，采取集中和分布式并举的数据库管理；开发档案馆内部业务管理系统，实现档案馆内业务工作网络化；开发数字档案室前置监管系统，实现基层档案查借阅审批、档案年检、接收进馆、综合利用等工作网上办理；开发电子文件和现行文件管理系统，实现电子文件和现行文件在线接收、鉴定和利用。

太仓市数字档案馆5 A级评估会

4.拓展数字档案馆服务网络。应用系统的可扩展性是数字档案馆能否良性发展的关键，数字档案馆的核心资源在馆藏，其服务面应该依托网络面向基层。太仓对109家基层数字档案室进行网络化管理，形成馆室一体化的管理模式。同时，建立了数字档案馆与电子政务系统、政府信息公开系统的联系，形成了电子文件产生、流转、归档、利用、公布的完整体系，确保了档案信息资源元数据生命周期的完整性。

5.提速档案数字化进程。数字档案馆的一切活动均是围绕数字档案资源而展开的，纸质档案数字化程度是数字档案馆工作顺利进行的基础和保障。太仓在实现馆藏档案、进馆档案数字化的两个百分百完成的基础上，形成了纸质档案与数字档案同步建档、同步检查、同步进馆、同步管理、同步利用的“五同步”现代化档案管理方式。目前可利用数字化原文达1478万页，年均提供服务利用1.5万余人次。建成 “全市图片中心”，包含老照片、大事照片、城市风貌等八大专题6.9万张；建成“全市新闻视频中心”，记录时事热点、关心娄东民生，共有目录2.7万条、时长7.5万分钟。

二、拓展服务平台，提升数字档案馆服务能力

数字档案馆尤其是县级数字档案馆建设要以整合利用数字档案资源为中心，布局全市，兼顾发展，全面推进区域数字档案资源共建共享。

1.构建民生资源共建共享体系。民生是档案资源利用永恒的热点，如何规范民生档案建设、高效提供民生资源利用，是考核数字档案馆建设的重要指标。太仓依托“太仓数字档案室”网络资源，与市民政局婚姻登记中心合作，建立婚姻登记档案实时共建、远程共享新模式，在全国率先实现全市婚姻档案的实时联动，形成“两个窗口、同一资源”的服务体系，有效提升了全市婚姻档案的利用效率。并以此为模式，全面推进独生子女、退伍士兵、拆迁、优抚等专题资源的共建共享。

2.优化专题数据库群架构。专题数据库建设应针对社会各界对档案资源的不同需求，不断提炼筛选、整合优化、充实完善。太仓目前建有民生专题数据库47个，内容涵盖了婚姻、独生子女、退伍士兵、支边等百姓生产生活的各个领域；另有特色专题数据库27个，精选书画、礼品、荣誉、视频、图片等彰显太仓地域特色、展示太仓历史文化的特色资源库，服务太仓文化大发展大繁荣。

3.提升档案信息网站功能。建设好档案信息网站，既是信息时代对档案事业发展的要求，也是对数字档案馆服务渠道的必要补充。近期，太仓档案信息网完成第三次改版，更突出亲民、惠民、利民的宗旨，完善15大类44个栏目，增加各类网上展览70余个，更新栏目内容300余项，2011年全年突破10万人次。同时，制定了《太仓市档案信息网信息更新制度》、《太仓市档案局互联网网站信息发布和动态监管机制》，为网站的科学管理和稳定发展提供了有效保障。

三、多措并举，切实强化档案安全体系

安全是档案工作的生命线和底线，数字档案馆建设要始终把安全作为一项重要工作同步规划、同步建设、同步验收。

1.创新实体档案安全管理技术。随着档案信息化技术的不断发展，数字档案馆也应被赋予了新的使命，如在实体档案的安全管理上，如何应用数字档案馆平台，构建实体档案、数字档案的一体化管理，成为档案界新的研究课题。太仓利用RFID超高频技术，探索尝试了档案实时安全管理，已实现馆藏全部珍贵档案及近万卷文书档案的区域定位、实时追踪、移动终端管理、档案自动盘库、可追溯出入库管理功能，实践了实体档案“物联网”管理，构建了实体档案—数字档案—建筑安全系统联动的档案管理新模式，延伸了“数字档案馆”、“智能化档案新馆”的发展空间。

2.率先成立电子数据备份中心。电子数据备份的有效实施，是数字档案馆安全稳定可持续发展的前提。经太编办〔2012〕1号文件批准，太仓市档案局挂牌成立了江苏省首个县级电子数据备份中心，为充分发挥数字档案馆服务大局、服务社会的功能提供了有效保障。目前，备份中心已为太仓120余家单位备份数字档案1500万页。同时，严格落实省、苏州市异地异质备份要求，实现电子数据在苏州、南京的异地备份。

3.强化档案安全管理意识。在做好数字档案馆主体建设的同时，太仓市档案局积极做好了配套管理的规范，制定了计算机管理、信息安全保密等相关制度；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效；严格实行档案局域网与一切外网物理隔离，确保档案信息化事业安全稳定发展;建成8台服务器、磁盘容量66 T、磁带容量20 T的档案信息中心，搭建全光纤，双机冗余热备环境，保障各项系统稳定运行。

全省信息化工作会议暨数字档案馆建设现场会在太召开，与会代表对档案资料与政府信息公开自助查阅系统兴趣浓厚

四、推进数字档案馆步入良性发展轨道

数字档案馆建设要坚持在服务大局中找准定位，以服务赢得支持，以支持强化保障，从而实现数字档案馆建设的良性发展。

1.赢得领导支持，明确发展方向。各级领导的支持是档案事业发展的前提，数字档案馆建设需要领导的关心关注和精心指导。国家档案局局长杨冬权于去年4月第二次亲临太仓，视察数字档案馆建设，褒扬太仓档案工作做得“有声有色”，重点要求太仓加快推进数字档案资源建设，促进太仓在全国率先完成了馆藏档案、进馆档案数字化的两个百分百。国家档案局副局长李和平、巡视员王良城、技术部主任付华，也先后莅临太仓，为太仓数字档案馆的发展明确了方向。

2.获得地方配合，优化发展环境。数字档案馆建设的成本投入大大高于传统档案馆，基本技术设备、运行中所使用的现代化技术都是以巨额资金为支撑。数字档案馆建设必须坚持围绕中心服务大局，以档案科技服务区域重点工作。太仓数字档案馆建设先后参与全市电子政务系统的开发，实现电子文件的实时归档；参与政府信息公开系统建设，有效推进全市政府信息公开工作；参与行政中心建设规划，实现“实体集中、资源共享”的管理模式，获得地方政府的肯定，累计投入建设资金1200余万元。

太仓市档案馆率先实现了馆藏档案和进馆单位档案数字化的两个百分百，年均为社会各界提供服务1.5万余人次

3.深化理论研究，推进持续发展。任何一项工作都要有相应的专业理论作指导，数字档案馆建设尤其是。太仓在实践中，注重依托数字档案馆的建设，深化相关档案科技理论的研究，已开展国家级课题研究4个，省级课题研究4个，获国家、省市各类奖项13个。《基于OAIS模型的县级数字档案馆建设及核心技术应用研究》、《建立县级民生档案资源保障体系的应用研究》、《基于RFID的档案实时安全管理体系适用性研究》等一批课题成果填补了国内外相关研究领域的空白，为数字档案馆的发展提供了保障。

数字档案馆建设任重而道远，太仓在数字档案馆功能的优化完善上，在数字档案资源服务社会的内容和领域上，在电子文件实时归档的标准规范制定上，还存在诸多不足，需要向档案界同仁学习，共同探索实践，推进基层数字档案馆建设再上新台阶。