在差异中发现差距催生动力——2012年江苏省档案技术培训团赴港培训纪略

罗玲玲 刘鸿浩

参观香港历史档案馆

7月11日至16日，来自全省各级档案部门24名团员组成的江苏省第七批档案技术培训团赴香港培训。此次培训由香港大学中国事务处负责安排，主要由讲座和参观考察组成。授课老师均是具有长期档案工作经验或与档案部门有过密切合作的专家、学者：朱福强先生，前香港政府档案处处长、国际档案理事会东亚地区分会秘书长；温伟国先生，原香港档案学会秘书长，现在立法会档案馆工作；苏力先生，富士施乐全球服务亚太区业务流程首席顾问、前惠普香港公司信息科技顾问。他们无论在理论上，还是在实践上，都有很深造诣和突出影响，授课内容都是多年工作经验和理论思考的结晶，有很强的针对性。授课方式生动活泼，师生互动交流，共鸣效果很好。参观考察内容紧扣培训主题，先后参观了香港政府档案处、香港中央图书馆、康文署文物修复办事处、香港历史博物馆，均留下深刻印象。学员们十分珍惜难得的学习机会，认真听课、积极思考、虚心求教，与港大中国事务处配合良好，圆满完成了培训任务。江苏档案工作者的良好形象，也赢得了香港同行的赞誉。

通过此次培训，学员们有机会接触了解香港的档案工作，感受香港的历史和文化，观察香港回归祖国前后的发展和变化，对档案工作的定位有了新的认识，对档案工作的规律有了新的思考，培训时间虽短，收获却是很多。

一、香港档案工作现状

香港是小政府，大社会。历史档案处隶属于政务司行政署，由历史档案馆、档案保存修复组、档案管理及行政组及档案系统发展组组成。政府档案处职责是制定及推行有关一般档案及历史档案管理的政策和计划，以便有效地管理政府档案。香港历史档案馆位于交通十分便捷的九龙观塘翠屏道13号，成立于1972年，是香港特区政府唯一的档案馆，负责专门鉴定、管理和保存历史档案，现有馆藏约80万份档案及28,000本图书，包括文件、照片、电影、海报及其他可追溯香港管治和发展过程的档案资料。除了历史档案馆，香港还有法定团体档案馆（目前只有一个立法会档案馆）、私人档案馆（企业档案馆、教会档案馆、大学档案馆、慈善团体档案馆），私人档案馆的性质较类似博物馆或图书馆。图书馆等部门也存有少量档案。

香港政府的文件一经形成立即归档，然后进入流转程序，进入常用期，办理完毕经鉴定后有永久保存价值的档案直接进入历史档案馆；不常用的档案进入非常用期，放置档案中心，保存期满后，再次鉴定，有保存价值的进入历史档案馆永久保存，没有价值的直接销毁。一般政府机构只有5%的档案得以永久保存。与内地不同，政府各部门形成的档案的历史价值全部由政府档案处负责评估，各部门无需鉴定。存入历史档案馆的档案系指经过政府档案处鉴定具有永久保存价值的档案。各部门销毁档案也须征得政府档案处同意。政府档案处专门聘请相关专家学者组成鉴定工作组，对有价值需要保留的档案进行逐一筛选和鉴定。政府各部门在销毁档案前，必须呈报拟销毁档案目录给政府档案处，档案处如果认为有些档案不能销毁，则有权要求该部门将档案送来鉴定。档案进馆前需要申请鉴定，有永久保存价值的档案移交历史档案馆。馆藏档案满30年即对社会开放，无需再行鉴定。

香港历史档案馆非常重视档案原件的安全保护和保存。所有接收进馆的档案都要进行去酸处理，每一件档案都存放在无酸卷盒或文件夹内。对进馆档案，全部通过氮气熏蒸机消毒两周，大大超过国际通行的一周标准。香港地处亚热带，空气湿热，对库房温度、湿度的要求较高。1997年正式启用的香港历史档案馆大楼阅览室所有窗户都安装双层且具有过滤紫外光功能的玻璃，库房及大楼公用空间均采用过滤紫外光的照明系统。档案保险库须有密码方可进入。此外，监控系统、防火系统功能完备，设施先进。1997年，香港历史档案馆大楼获香港建筑物能源效益奖。档案的保护和修复也是香港政府档案处非常重要的工作。长期以来，他们一方面采用国外进口的技术材料对破损档案进行实体修复，另一方面，坚持将进馆档案和其他政府部门的档案进行缩微保存。香港寸土寸金，政府办公场所都较狭小，没有专门存放档案原件的地方，受保管条件的制约，政府各部门形成的档案即使不能进馆永久保存，也要全部进行缩微后方可销毁。据介绍，档案缩微后母片存放历史档案馆，拷贝给相关部门保存和使用，缩微胶片通常保存3至5套。为了保护档案原件，档案馆工作人员接触档案原件时均配戴手套。阅档大厅放置两个纸箱，分别标明“未用手套”和“已用手套”，利用者阅档时自觉取用“未用手套”，用完放进“已用手套”箱内，既保护档案，又起到增强档案意识的作用。

香港档案管理信息化发展起步很早，从上世纪八十年代初至今分为三个阶段，第一阶段是专用封闭式阶段（1980-1990年），主要专用电子索引与电子文件管理系统；第二阶段是开放式技术阶段（1990-2002年），主要用于开放式电子文件管理系统；第三阶段是开放式平台阶段（2002年以后），主要是共享式电子文件管理系统。香港历史档案馆1996年起即实现全部档案工作的电脑化管理。目前公众可以通过互联网检索已经开放的档案，以及查阅部分档案和其他数据的内容。香港档案信息化程度非常高，政府及大型机构档案信息化率高达80%，在世界上处于领先水平。香港中央图书馆开设的电子图书馆有超过400万页的档案、文件和资料可供用户远程浏览，内地用户除视频资料不能阅览外，其他都可检索，甚至可以直接下载或打印。

二、香港档案工作的“困局”

香港档案工作整体上水平较高，但也面临不少难题。为此，政府档案处的专业水平和服务屡受立法会议员和传媒的批评。2011年10月25日，审计署署长第57号报告书第十章《政府档案处的档案管理工作》就对政府档案处的多项工作提出了批评。这也是香港自1841年以来，立法会首次评论档案工作。尽管遭到了批评，却让香港同行看到了希望。因为批评得越厉害，受到关注和支持的可能性就越大。

香港档案的“困局”主要体现在以下三个方面：

1.没有法律可依。香港是世界上较少的没有《档案法》的地区，只有《政府公开资料守则》、《政府档案管理守则》等行政性规定，由于不是法律，因而没有强制性。现行的《档案管理指引》手册，也是20多年前编制的，其后未再修订。香港政府始终认为，现行的制度是“行之有效”的，没必要制定《档案法》，所以一直以来都是以《档案管理指引》为指南。由于没有《档案法》，再好的制度措施都难以最终施行。正如港大中国事务处陆人龙博士在开学典礼上所言，香港档案工作理念很先进，但不少没有落实。例如，多年来，几乎没有部门、单位主动向政府档案处送交档案，政府档案处也从未接到任何一个部门销毁档案的报告。各部门自行销毁档案，政府档案处却无能为力。现实的情况是，《档案管理指引》不受政府部门重视，形同虚设。朱福强教授认为，没有《档案法》最严重的后果是，公众的知情权难以得到保障，各部门会以各种理由来拒绝公众的查询需求。政府档案处没有法定权力或行政渠道查核政府部门的档案管理工作，所以一些重要档案有可能在政府档案处不知情下已遭销毁。如此，档案的齐全、完整性就无法实现，而没有档案，有知情权也没用。

参观康文署文物修复处

2.档案部门日趋式微。因为没有法律要求立档、归档、存档和采用专业技术管好档案，政府部门及其公职人员普遍不重视档案的管理。在香港政府的组织架构中，政府档案处处长位于行政首长的低层，工资是行政首长中最低的。政府档案处虽然在档案鉴定和管理业务上具有一定的发言权，但政府各个部门经常以各种理由拒绝或者应付政府档案处，而后者却无能为力。如，政府档案处虽对政府所有档案的销毁具有决定权，但长期以来，几乎没有任何政府部门会向其提交销毁档案的报告。各部门如何管理档案，编写具体指引手册，政府档案处无从知晓。尽管历史档案馆是香港特区政府唯一的档案馆，但受职权所限，政府部门并无向它移交档案的义务，因而馆藏的缺陷显而易见。即使进馆保存的档案，如有政府部门需要，可以随时要求外借，甚至有借无回，档案馆却无权拒绝。种种现实表明，政府档案处正在陷于有职无权的尴尬境地。

3.档案工作“去专业化”。自上世纪90年代中期开始，档案处主要专业职位都逐渐被非专业的行政人员（一般职系）取代，甚至档案局（处）长也不例外。据介绍，该处80多名工作人员中，真正专业人员不到十分之一。说明政府比较忽视档案管理的专业性。香港八家高等学府均没有档案专业院系。政府档案处工作人员只有到国外才能接受到专业培训。1990年以前，档案处每个档案主任都有机会到国外学习半年到一年，后来香港政府取消了这种培训形式。这也成为政府不重视档案管理的一个例证。由于专业人员日渐匮乏，《档案管理指引》已经有十多年没有更新修订，大量档案积压，不能及时分类、著录、整理，影响到了向市民的开放；对电子档案管理的研究停滞不前，迄今为止，香港还没有解决电子档案管理的办法；与内地、国外同行的交流越来越少，档案管理呈现“裹足不前”的状况。

三、赴港培训的启示

1.依法治档至关重要。执政之要在于为民，行政之要在于依法。香港档案工作目前面临的困局，主要原因就是没有《档案法》。由原政府档案处、香港大学、香港立法会等机构人士自发组成的“档案行动组”历经多年努力，曾三次到内地取经，于两年前完成《档案法》的草拟。2011年11月6日，立法会会议就“订立档案法”一案进行辩论，因认识差异支持不力而未获通过。香港是法制社会，一切事务都必须依法行事，依规章制度行事。在香港，立法是一件很严肃的事情，除非不立，既立大家都得遵守。一旦《档案法》获得颁布，政府必须带头遵守，模范执行。政府是档案的最大生产者，也是档案信息的最主要拥有和利用者。所以朱福强教授认为，《档案法》主要是约束政府的。然而，香港政府认为现行档案管理制度“行之有效”，无须立法。由此看来，香港的档案立法还有一段路要走。了解香港档案立法之艰难曲折，不禁让学员们心生感慨：内地早就制定了以《档案法》及其《实施办法》为核心的一套档案法规体系，极大地推动了档案工作的进步与发展，但是也存在着有法不依、执法不严、违法不究的情况。我们应当珍惜并且不断完善，认真推行实施，使之更好地发挥作用。

2.公共服务是档案馆的终极使命。香港总面积仅约1104平方公里，与档案馆屈指可数形成鲜明对比，公共图书馆系统网络却遍布全港，包括：1所总馆中央图书馆、66所分馆公共图书馆和10所流动图书馆。香港中央图书馆承载着内地图书馆和档案馆的双重职能，收集、保存有一部分档案文件、名人手稿、书信等，近年又启动“口述历史”的征集。最令人震撼的是它的公共性和开放性。一是办借书证容易。市民凭住址证明（水电费单）免费办借书证，三分钟办妥。香港700多万人口中，目前已有395万人办理了借书证，比例之高世所罕见。外地游客也可以进去自由看书。图书馆经常到中小学校为学生送上已经办好的借书证，借此吸引中小学生。参观过程中我们发现，图书馆几乎座无虚席，随处可见各种不同年龄、肤色、性别的读者，很有秩序，也很安静。二是门类齐全、设施完备，多媒体资讯系统发达。在全球任何地方，只要有因特网，都可以查阅图书，浏览视听资料。三是图书种类齐全，开放程度高，除了内部珍藏本，几乎没有不能借的禁书。该馆还将张爱玲、金庸等著名作家的珍贵手稿复制后公开陈列，很具吸引力。由此我们联想到，建设“五位一体”的公共档案馆，对档案馆的基础设施、服务功能和服务水平将是前所未有的挑战。与公共图书馆相比，档案馆的文化性显然是逊色的，很多民众至今仍将档案馆视为“禁区”。建设真正意义上的公共档案馆，融入公共文化服务体系，还须进一步解放思想，找准定位，强化公共服务意识，下大力气从多方面提高公共服务水平。

3.即时归档值得提倡。文件即时归档的最大意义，是确保文件不会丢失。香港同行认为，档案的结构分为“内容、结构和脉络”三个部分，“脉络”就是档案产生的背景、过程性材料，这些材料至关重要，一旦缺失，档案就难以解释。朱福强、温伟国两位教授非常强调档案“脉络（Context）”的重要性，指出，“没有Context，档案几乎没有意义”。香港将文件及时归档，使文件完整无缺、脉络清晰，便于研究查考，值得内地机关、企事业单位参考。目前，内地大多是在文件办理完毕后的次年初集中统一归档，表面上看有一定道理，但却也会使某些重要文件因为各种主观和客观的原因中途失控未能归档，使档案难以达到“应归尽归”。如果即时归档能够推广，档案资源建设难题将有可能得到破解，全社会的档案意识也会得到明显提升。

4.档案数字化重在设计、重在细节。香港回归前夕，香港政府土地注册处2.4亿页文件的档案数字化工作，采用市场化运作方式在18个月内全部完成，而且无一差错，成为香港档案信息化、数字化建设的经典案例。苏力教授认为，档案的数字化并不是什么高科技，成功与否，关键在于系统性的设计，在于每个工作环节的精益求精。香港政府土地注册处将档案数字化分为登记、准备文档、扫描、索引、质量检查、分发及入库存档等环节。每个环节发现问题，都要停止重做。加工场所及所有硬件设备、安全设施全由土地注册处提供，甚至工作用桌椅都专门设计成无屉式，确保不发生档案实体和信息的失密、错漏。为确保检索无误，特别建立三个数学模型进行模拟检索，当然，投入的成本因此也比较高。内部隔离和防火墙技术也是不可或缺的。需要建立两套独立的系统，尽可能把关键业务数据和一般数据分开。苏力教授着重指出，加密技术并不能从根本上解决安全问题，因为加密技术是有时效性、周期性的，比加密技术更重要的是策略性的规划。目前，内地正在大力开展档案信息数字化、档案网站建设、数字档案馆建设，香港重视档案数字化的整体设计以及极端追求数字化质量的做法，非常值得学习借鉴。

5.专业性是档案事业的根基。档案是一门专业，更是一门科学。独特的专业性使其与图书、情报、博物等区别，从而成为国家一项重要的专门事业。然而长期以来，外界普遍对档案工作的专业性存在偏见。一项事业是否让人尊重，得以发展，很大程度上取决于人们对这项事业专业性的认识。香港政府档案处“去专业化”的趋势令人担忧，内地对此也不可大意。尽管香港档案工作存在“去专业性”的可能，但是香港同行的专业素质却毋庸质疑。香港政府档案处的工作人员基本上需要具备硕士以上学位，具有相关专业知识，训练有素，考核选拔严格，可以称作真正意义上的“档案工作者”。近年来，江苏省档案局提出“建大馆，出大师”，这是立足于将专业性视为档案事业根基的认识。档案事业要又好又快持续发展，必须建设一支高素质的专业人才队伍，这是一项长期的系统工程，也是扩大江苏档案工作社会影响力的关键。从长远意义看，强化档案工作的专业性，加大专业人才的培养使用力度，是档案工作提升水平、扩大影响、改善地位的必由之路。

四、结语

在港数日，走马观花，但感受颇深。香港是多元社会，经济发达，文化繁荣，社会管理先进。香港档案人强烈的历史使命感、精益求精的职业精神、以人为本的服务理念深深感染了培训团的每位学员。这是一笔可贵的精神财富，希望能够在今后的工作中对我们有所借鉴、有所裨益。也衷心祝愿香港和香港档案工作的明天更加美好，希望两地的交流更加密切，结出更加丰硕的果实。