新时期下如何做好医院人事档案管理工作

张惠琴 陈春红

医院人事档案是反映医院医护人员思想品德、专业能力、工作业绩和科研水平等方面情况的材料，是每个医务工作者本来面貌的真实写照，是医院人才开发的重要信息资源[1]。办好医院人事档案工作起决定性作用的是医院的档案管理人员，而档案管理人员的素质又是决定档案工作效率、水平和质量的关键。档案管理工作的好坏，直接影响医院本身的形象和荣誉。随着全球经济一体化进程的加快，一个以知识、信息、服务理念等为特征的新经济时代已经来临。在新时期下，人事档案工作在医院改革发展中越来越重要，从而给医院人事档案管理人员提出更高的要求。人事档案管理工作如何迎接新挑战，实现新局面，是摆在面前的重要课题。

1 目前人事档案存在的问题

现阶段人事档案管理工作还存在很多问题和不足，不仅降低了查找、阅读、管理档案的效率，也在一定程度上影响了医院的全局工作。主要体现在以下几个方面：（1）专业人员少，流动性大。目前从事人事档案管理人员专职档案员很少，具有档案专业技术资格的专职档案管理人员则更是屈指可数。大多数人事档案管理人员是由人事部门的工作人员兼任，人员变动频繁，往往工作还未来得及熟悉又重新调换工作岗位。（2）专业素质弱。档案管理人员年龄结构偏大，未接受正规的档案专业教育培训，档案管理专业知识匾乏，档案管理队伍的整体素质不过硬。（3）思想觉悟不高，事业心不强。多数管理人员对人事档案管理工作认识不足，包括一些领导都认为人事档案工作的好坏对本单位的发展影响不大，因而没有从思想上真正认识到档案及其工作的重要性。（4）管理方式落后。对计算机的应用只停留在初步阶段，现代化管理手段落后。

2 如何进一步做好人事档案管理工作

2.1 加强人事档案规范化、科学化管理 医院档案管理是医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高医院基础管理水平的需要，并在医院建设和医疗事业发展中发挥着越来越重要的作用[2]。

2.1.1 加强档案管理认识 增强全员的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。档案管理是医院管理的重要组成部分，领导要重视档案管理，要把档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展，从人力、财力上积极支持档案管理部门，从根本上消除以往档案管理工作受到的冷遇，提高各级干部对档案工作的认识，使档案工作顺利开展。

2.1.2 建立科学管理制度 医院结合实际工作以《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法律、法规来制定一套比较科学、完整、系统、可行档案管理制度。将医院所有职工的人事档案集中统一保管，用统一的标准和规范系统地分类、整理，建立多种检索方式，以利于医院档案实行规范化、标准化、科学化管理，以利于档案信息资源的开发利用。管理人员要贯彻实施《档案法》、《干部档案工作条例》，充分理解其规定规范的基本精神，严格按照规章制度执行，避免档案法制观念淡薄。

2.1.3 运用现代化管理方式 新形势下档案管理干部必须掌握现代化管理技术，加强现代化管理意识，才能适应干部人事档案管理现代化的要求。在实践工作中，档案管理人员熟练地将计算机运用到人事档案管理中，跟上时代发展的步伐。如运用计算机建立干部信息库，开发干部档案信息资源，对干部队伍进行分析预测等[3]。提高科学管理水平是干部人事档案工作总体水平得以提高的关键。

2.2 以人为本，提高档案管理人员综合素质建设的措施档案工作服务质量的好坏其关键在于服务人员的素质[4]。在档案工作不断深入发展过程中，管理人员的素质内涵要不断丰富，才能适应人事档案管理发展的需要。人员素质包括思想政治素质、业务能力素质、职业道德素质。

2.2.1 思想政治素质 要求档案管理人员具备的思想政治素质是指其必须具有较强的党性原则，必须具有正确的政治方向、政治立场和政治观点，树立正确的人生观、世界观和价值观，有强烈的事业心和责任感。医院档案管理部门领导应该经常对档案管理人员进行人生观、价值观、荣辱观的教育。人事档案干部在改革开放的新形势下要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作在党员干部工作的地位和作用，忠于职守，恪守档案工作纪律。人事档案工作是一项政治性很强的工作，档案管理人员应努力提高思想政治觉悟和辨别是非的能力[5]，在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致，贯彻执行《档案法》、《干部档案工作条例》，严守党和国家的机密，热爱档案事业树立良好的职业道德，全心全意为人民服务。

2.2.2 业务能力素质 档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员应接受专业的教育培训，应掌握档案专业理论知识和方法，才能胜任此项工作[6]。为适应新时期知识、技术日异月新的变化，医院档案管理工作者应树立“活到老，学到老”的终身受教育的理念，不断学习新理论、新知识、新技术，不断拓展自己的知识面，提高学历层次[7]。新时期的档案人员不但要具备传统档案工作理论的知识，还要具备利用先进技术解决新问题丰富和发展档案工作的理论与实践的能力。

2.2.3 职业道德素质 档案管理人员应具有高度的工作责任心，要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，积极做好人事档案材料的收集、整理、归档工作，完善档案内容，提高案卷质量。医院管理干部要培养档案管理人员对档案工作的兴趣，利用竞争机制有效地调动人们的积极性，激发档案工作者提高自身职业道德素质[8]。

2.3 拓展医院档案服务领域，培养档案管理人员主动意识、创新意识 档案管理干部要解放思想，改变过去被动的“等、靠、要”的传统工作模式，向主动管理转变，把干部人事档案工作与医院各项工作联系起来，在主动服务和开发利用上下功夫。档案管理人员要充分利用干部人事档案资源为医院中心服务。在医院进行科室人员编制规划、中层干部竞争上岗、职称评定、人员调整等活动中，干部人事档案及时、准确地为院领导科学决策提供了重要依据。

随着医院人事制度改革的不断深入，干部人事档案工作出现了许多新的特点，过去管理干部人事档案单一模式，已不能适应当前新的形势。近年来，人才流动市场化，接收新毕业生及新进人人员实行“人事代理制”、“委托合同制”等用人体制的出现，给单位干部人事档案管理带来新的问题，这就要求管理干部大胆地探索实践，树立创新开拓意识，高标准、严要求，进一步研究专业技术人员与行政管理人员的档案管理办法，以改革的精神，推动医院人事档案管理上新水平。

3 小结

21世纪的竞争归根结底是人才的竞争，而人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息来源[9]。准确完整的人事档案是选用人才的重要工具，只有以与时俱进、开拓创新的精神管好用好档案，全面掌握人才情况，开发人才资源，才能为医院的现代化建设做出更大的贡献。通过提高医院档档案管理人员的综合素质，加强人事档案规范化管理，医院人事档案管理慢慢走上了规范化、科学化的轨道。总之，医院档案管理工作者素质培养是一项任重而道远的任务，我们要不懈努力地为培养和造就一批高素质的医院档案工作人员队伍而奋斗，使医院档案工作发展适应未来信息社会发展的需要。

[1]林文莺,邢晓玲,胡素琴,等.如何加强医院干部人事档案管理[J].当代医学,2007(7):26-27.

[2]于业龙.浅谈新时期如何加强医院档案管理中国伤残医学,2007,15(4):114-115.

[3]王晓红.浅谈医院档案管理[J].当代医学,2009,15(2):12.

[4]程海强.新时期如何做好医院人事档案管理工作[J].国际医药卫生导报,2009,15(18):126-128.

[5]黄如,刘文东.浅谈医院档案人员素质要求[J].医学信息：上旬刊,2010,23(21):3961-3962.

[6]叶冠群.浅析高校人事档案管理人员的素质现状及发展要求[J].广东医学院学报,2009,27(3):321-322.

[7]胡玉娥.医院干部人事档案目标管理[J].现代医院,2006,6(1):114.

[8]黄灶金.运用激励机制，调动医院人才的积极性[J].临床和实验医学杂志,2007,6(12):201.

[9]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究,2011(5):20-23.