浅谈如何加强中职学校的学籍档案管理

李音

（莱阳卫生学校，山东 莱阳 265200）

浅谈如何加强中职学校的学籍档案管理

李音

（莱阳卫生学校，山东 莱阳 265200）

结合多年来学籍档案管理工作的经验，对如何加强中职学校学籍档案管理进行探讨。

中职学校；学籍档案；管理措施

1 加强中职学校学籍档案管理的意义

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息[1]。

学校档案是指学校在教学、科研、管理等活动中形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

学籍档案是学校档案的重要组成部分，是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，也是学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据[2]，主要包括学生登记表、学籍卡、成绩卡和奖惩文件等材料。加强中职学校学籍档案管理，可以规范中职学生的日常行为和学校的教学秩序、促进良好学风的形成；学籍档案也是用人单位挑选毕业生的重要参考依据，用人单位可以通过真实、准确的学籍档案鉴别文凭真伪、挑选人才。学校也可以根据学籍档案，向用人单位推荐优秀学生，并及时到用人单位对毕业生的工作情况进行分析和总结，使学校的课程设置适应社会经济发展的需求。因此学籍档案是学校教学研究的重要资料，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，对于推进中职学校的教学改革有着重要的意义。

2 中职学校学籍档案管理存在的问题

目前，中职学校正面临着重大改革，生源多样化，办学形式和专业设置变化很快，学籍档案的内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的情况下，学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题[3]。主要有以下4个方面。

2.1 硬件设施不达标

硬件设施是提高档案管理水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。有的中职学校没有设立专门的档案室，有的学校的档案室不具备保管档案的防潮、防水、防光、防尘、防污染和防有害生物等基本条件，存在极大的安全隐患。

2.2 领导重视不够

领导重视是做好任何工作的前提。但就目前的中职学校学籍档案管理现状来看，很多学校的领导对加强学籍档案管理的重要性认识不足，对《档案法》宣传力度不够，没有为档案管理工作人员创造良好的工作环境，对管理人员的培养和教育抓得不严，没有把档案工作纳入议事日程，没有充分意识到档案管理对学校教育教学的促进作用。

2.3 管理人员水平较低

有些中职学校的学籍档案管理人员不是档案专业出身或者未接受过任何档案管理方面的专业培训，不具备最基本的档案管理业务知识和基本技能。管理人员水平不高，不能有效地开展档案工作，再加上领导不重视，没有有效的激励机制，管理人员缺乏工作热情。以上原因很难使档案管理工作走上规范化、科学化和现代化。

2.4 管理技术落后

有些中职学校的档案管理主要采用传统的手工操作方法，很多是纸质档案，管理效率低、保密性差、查找和维护困难。没有把纸质档案与电子档案有机融合在一起，没有制订一套适应新形势的信息化管理机制，造成档案不全或档案丢失等问题，给学籍档案的有效管理造成了不便，也影响了中职学校教育事业的发展。

3 加强中职学校学籍档案管理的主要途径

3.1 加强领导，完善档案管理机制

任何一项工作的开展，其结果的好坏，虽然受诸多因素的制约，但最重要的一点就是领导对这项工作重视的程度如何。学校要根据档案室的采光、通风、温湿度和电源等要求，专门建立标准化档案室，购置档案密集架和移动密集柜，配备电脑、打印机和复印机等硬件设施，成立以教务副校长为组长、教务处、学生科和保卫科等部门负责人为副组长的档案领导小组，定时组织有关人员认真学习《档案法》，深入进行档案知识的宣传，规范档案的分类，制订严密并切实可行的考核管理制度和激励机制，解决档案管理工作中存在的各种实际问题，把档案管理工作纳入学校发展的整体发展规划之中常抓不懈。

3.2 提高档案管理人员的综合素质

《中华人民共和国档案法》第二章第九条规定：档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。所以管理人员首先应具备较高的政治思想素质，坚持正确的政治方向，严格按规章制度办事，遵纪守法，爱岗敬业、乐于奉献，确保档案的完整性、真实性和保密性；其次应具备很强的业务能力，熟悉学生工作，掌握渊博的档案理论知识、精通业务；最后还要具备终生学习的能力，档案管理是一门综合性学科，涉及的知识面较广。信息化档案管理所采用的先进技术和操作方法，又对档案工作者的素质提出了更高的要求，所以管理人员要不断学习理论知识，刻苦钻研工作中出现的新情况和新问题，熟练运用先进技术设备，尽快成为档案管理的行家里手，在平凡的工作岗位上为学校教育事业的发展做出积极的贡献[4]。

3.3 加强档案信息化建设

学籍档案种类繁多，数量巨大。尽管电子档案不能完全取代纸质档案，但如果档案管理主要采用传统的手工操作的方法，不仅需要大量空间，而且浪费大量的人力和物力。假若把两者有机地结合起来，在可能的情况下尽量运用网络技术进行档案管理，保存档案的时间和空间受到的限制会很少。因为计算机存储量大、检索迅速、查阅方便、大大提高了档案管理的效率和服务质量。通过办公自动化进行档案信息交换，使学校各部门之间、学校与学校之间达到资源共享，这为教学和管理提供了极大的方便。为此学校应购置计算机、传真机、扫描仪、缩微机、复印机和专业的档案管理软件等设备，制订一套科学的与信息化管理相适应的管理体系和运行机制，将档案管理系统与校园网整合，并有针对性地引进信息化管理的专业人才，及时对档案管理人员进行培训，迅速提高管理人员的整体水平。

中职学校学籍档案的管理是一项长期、艰苦而又细致的工作。在科学技术飞速发展的今天，档案管理人员要根据当前中职教育形势的发展，探索出适合本校最佳的学籍档案管理方法，最大限度地发挥学籍档案为学生、教师和社会服务的作用，提高中职学校的教育质量和管理水平。

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

[2]张建平.高职院校学生档案存在的问题及管理建议 [J].剑南文学，2011（8）:384.

[3]邵然群.浅谈中职学校学籍档案管理[J].中小企业管理与科技，2008（19）:200.

[4]李雨桐.学校档案管理之我见[J].档案人语，2011（3）：51.

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1671-1246（2012）16-0029-02