会计信息搜索方法研究

　　【摘 要】 会计信息收集具有重要的意义。文章分析了几种传统的会计信息收集方法，由此提出了建立企业会计信息垂直搜索引擎的构想，并探讨其设计方法及其特点，以将信息检索的最新技术应用于会计信息的利用领域。
　　【关键词】 会计信息； 信息收集； 搜索引擎
　　
　　21世纪以来，信息经济的高速发展冲击着传统的会计理论与思想。会计无论是作为经济社会中必不可少的部分，还是其本身作为一个信息系统，在信息时代中如何管理和应用信息是当代会计理论与实务中必须解决的问题。
　　信息的收集是整个信息管理工作的起点，只有通过信息的收集、提炼和汇集发布在信息源中的各种原始信息，才可以为信息配置、存储、传递和应用提供可靠的资料。信息收集在整个信息管理中居于重要地位，只有在广泛收集和不断积累信息的基础上，才能有效地、准确地应用信息。
　　
　　一、目前会计信息管理中存在的问题
　　
　　（一）传统的会计信息系统对会计信息缺乏有效的收集
　　随着经济的发展和计算机的普及，越来越多的企业把计算机应用于会计工作，因而对会计信息系统的研究较为深入，这些研究大多数集中于对会计核算业务系统的研究，而对作为会计信息系统起点的信息收集研究甚少。会计工作是以处理价值信息为基础的，信息收集不全面，原始数据不可靠，将会对企业管理层的决策带来很大的影响。
　　（二）企业信息化建设的浪潮产生了海量的信息，加大了企业对信息的管理难度
　　据统计，企业每年产生的数据以200%的速度增长，其中80%的数据以文件、电子邮件等非结构化数据存放在企业内计算机系统中的各个角落，而这些数据中包含了大量的会计信息。企业如何从“信息海洋”中找到有用的信息，如何对以各式各样形式存储的会计信息进行有效的组织，是诸多企业尚待解决的难题。
　　（三）企业缺乏一个系统规范的综合会计信息平台
　　部门的细化和劳动的分工带来了工作效率的提高，同时也产生了企业工作人员之间信息的不对称。企业的领导要想了解企业的财务状况，很大程度上都得依赖于各级财务人员。
　　而各个会计专业部门对会计信息的获取也存在相互依赖。例如管成本的想了解价格信息和税务信息，管价格的想了解成本信息，不同岗位的工作人员相互了解信息的方式大都只能建立在相互询问或查阅资料等效率较低的手段上，缺乏一个在规定允许的权限范围内，可以轻松获取信息的平台。
　　（四）会计信息的传递及可利用性较差
　　信息内容与格式的紧密结合，使得信息在传递和利用过程中存在很大的问题。企业的计算机系统中存在大量不同格式的文件，它们通常以不同的后缀标明格式的差异，如DBF是数据库文件，DOC是Word文档等，这些文件的内容与格式是紧密结合、不能拆开的，而格式的差异限制了信息在不同软件之间的传递。同时，以某些格式存储的文件只能提供只读的信息，无法对信息直接进行处理和加工，使得信息利用起来极为不便。
　　
　　二、传统的会计信息收集方法
　　
　　会计信息的收集按数据采集的来源不同可分为内部信息收集和外部信息收集。除了传统的手工收集方法之外，一些先进的计算机技术和网络技术也得到了采用。例如企业建立的内部网络，采用传统的C/S（客户端/服务器）两层结构，财务人员或其他部门的工作人员只需在客户端输入信息，而信息的收集和处理都由服务器的数据库集中处理，这种信息收集的方式收集范围较广，收集效率较高。对于企业外部的会计信息，一些企业采取由财务部门的信息收集员定期上网，到事先预定的Web站点浏览有关财税、金融、资本市场、往来客户信用度、会计改革研讨会、财会培训等方面的外部信息，并有选择地对主页进行下载。一些企业还通过电子邮件的方式，接收企业预定的电子杂志或银行、往来客户等提供的信息。虽然这些方法对于会计信息的收集起到一定的效果，但是在如今这个信息呈爆炸性增长的时代，这些方法也显得乏力。企业的数据库虽然能提供一定的检索功能，但是企业大量的数据以文件、电子邮件等非结构化的形式存在，检索起来会非常麻烦。而采用信息收集员定期上网或是通过电子邮件收集信息的方式，所收集的信息能否直接进行加工处理尚且不论，其全面性更是有待商榷。
　　
　　三、建立企业会计信息垂直搜索引擎
　　
　　信息时代的一大特点就是信息检索技术得到了广泛使用，各式各样的互联网搜索引擎层出不穷。这些搜索引擎在一定程度上满足了人们对于海量信息的需求。面对企业更加准确、更加全面的信息需求，信息检索技术同样可以应用于企业会计信息的收集工作中。
　　（一）企业会计信息垂直搜索引擎
　　企业会计信息垂直搜索引擎不同于百度、谷歌等传统互联网搜索引擎，它是以企业为核心，提供检索对象专一、检索结果准确的会计信息检索服gg8JNG8DqiFKp+e+l6y5QQ==务的搜索引擎。会计信息的使用者大多对会计的专业术语有一定的了解，所以采用垂直搜索引擎其搜索结果比传统搜索引擎更加专业，尤其是在一些容易产生歧义的词语搜索方面效果更加明显。根据会计信息的来源不同，企业会计信息垂直搜索引擎的信息源包括企业文件服务器、ERP、电子邮件系统、数据库以及互联网上指定的站点等。通过搜索引擎整合企业内外部的会计信息，可以显著提高企业信息管理水平和决策支持能力。
　　（二）企业会计信息垂直搜索引擎设计
　　企业会计信息垂直搜索引擎的流程图如图1所示。
　　通过设置相关的会计专业术语对信息主题加以限制，企业文档爬虫能够有目标地对企业的文件服务器、ERP、电子邮件系统等信息源中的文档进行抓取。对于不同的信息源，企业会计信息垂直搜索引擎的信息采集方式也有区别。当文件服务器有新的文档产生时，文件系统能够直接向爬虫程序发送变化的通知，这样它们可以立即对新的文件进行备份；对电子邮件系统的信息采集也是如此，但其数据的存取权限必须保持是最新的；ERP系统的信息更新速度较快，可以对爬虫的工作周期进行适当的设置，使其既具备一定的时新性又减少系统的负载。企业外部信息的采集方式较为灵活，可以对网络爬虫设置一些指定的网站，根据这些网站信息更新速度的快慢，采用不同的方式进行采集。
　　尽管有时候系统可以仅仅使用已有的文档集合，但通常情况下需要创建一个文档数据库，用于存储经过压缩处理的文档，其功能类似于图书馆，被存储的文档则相当于图书馆中的书籍。
　　文本转换组件将抓取的文档转换为索引项，存储在索引数据库中。信息源中的会计信息大都以不同的格式存储，这些格式包括原始文本、PDF、Word、HTML、XML等。搜索引擎需利用文本转换组件将文档中的内容转换成标准文本格式，如XML（可扩展标记语言）。XML是一种简单的数据存储语言，易于在任何程序中读写数据，并且目前大多数应用软件都支持XML，这就意味着经搜索得到的会计信息可以不受计算机系统、应用软件等诸多平台的限制而直接得到使用。
　　用户交互组件则提供了搜索用户和搜索引擎的接口，接收用户查询并将它转化为索引项，通过与索引数据库中存储的索引进行匹配，由排序组件生成一个按照分值排好序的文档列表返回给用户。搜索引擎的用户一般对会计专业术语有一定的了解，其输入的查询条件也较容易得到准确的返回结果。评价组件用于评测和监测系统的效果和效率，特别是利用日志数据来记录用户和分析用户的行为，以便提供更加个性化的服务。
　　（三）企业会计信息垂直搜索引擎的特点
　　由于企业会计信息垂直搜索引擎仅仅针对于会计领域，其搜索的结果会比传统的搜索引擎更加专业，其搜索信息的速度、范围和效率与传统的会计信息收集方法相比效果更加突出，从信息海洋中寻找到有用的信息将不再是一件复杂的事情。无论是来自互联网的会计信息，还是来自企业内部文件服务器、ERP、电子邮件系统、数据库等系统中的会计信息，都可以通过企业会计信息垂直搜索引擎提供的平台进行统一管理。结构化、非结构化的信息由搜索引擎完成统一查询和处理，信息的可利用性也得到了加强。在信息安全方面，可以通过采用员工权限和数据级别两个维度的管理和控制机制，对检索内容进行保护。
　　（四）搜索引擎尚待解决的问题
　　企业会计信息垂直搜索引擎与传统的会计信息收集方法相比有很大的进步，特别是在信息收集的范围、速度和效率上具有很高的优越性。如何协调好企业会计垂直搜索引擎与企业数据库、ERP、数据库等系统之间的关系，使它们之间达到无缝连接的功效，是尚待解决的问题。同时，信息检索的安全性也有待进一步的提高。
　　
　　结束语
　　
　　信息在经济社会中扮演着举足轻重的角色，信息技术也将在企业中得到更加广泛的应用。如何利用现代信息技术系统收集会计信息，为企业的管理者提供决策支持，将随着会计信息化的普及得到更深入的研究。
　　
　　【参考文献】
　　［1］ 胡仁昱.会计信息的系统收集方法［J］.微型电脑应用，2000（2）：56-58.
　　［2］ 刘豫.“信息海洋”与“平台壁垒”［J］.商业现代化，2005（10）：89-90.
　　［3］ 胡元木.信息资源会计研究［M］.北京：经济科学出版社，2005（6）.
　　［4］ W.Bruce Croft，Donald Metzler，Trevor Strohman.Search Engines ［M］.刘挺，译.北京：机械工业出版社，2010.
　　［5］ 祝奕.垂直搜索引擎的构建和应用［J］.信息与电脑，2010（1）：40-41.
　　［6］ 张美芳，张迎春.浅议垂直搜索引擎服务市场的商业模式［J］.电子商务，2010（12）.