试述医院人事档案信息化管理的必要性

王红 王轶红 武汉大学人民医院

医院人事档案是人事部门对个人管理的重要凭证和工作基础，是开发人才资源的宝贵信息库，是医院考察和选拔领导干部，加强医院人才队伍建设的重要依据。随着网络信息的全球一体化和人才流动速度的加快，把人事档案管理从传统的手工方式转移到现代化层面上来，实现人事档案管理信息化，是人事档案事业发展的必然趋势，是人事管理工作发展的必然要求。以档案的原始材料为依据，建立完整、准确的人事信息数据库，运用信息网络技术，实现人事档案管理自动化、实时化、网络化，有效地为医院的人才交流、科技进步和医疗水平的提高提供可利用信息，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。

医院人事档案管理工作的现状

认识上的不到位，制约着医院人事档案工作的发展 医院人事档案工作的发展，不仅需要人事档案工作者严谨、科学的工作精神，更需要医院领导的大力支持。长期以来，相当一部分领导对人事档案工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案不是医院工作的重中之重，不能直接产生经济效益，只是一项保管的事务性工作，只要不丢失、不泄密，能应付对外调（查）档案就行了。由于领导对人事档案认识的不到位，人事档案管理工作发展缓慢，甚至停滞不前。

管理机制不健全，制约着医院对人事信息的需求 人事档案是医院领导获取人员信息的主要来源，由于档案意识淡薄，导致人事档案管理机制不健全，档案人员收集、归档工作被动，有的应归档范围内的档案材料往往不能及时上交，甚至根本不交；有的档案材料内容要么信息复重填写较多，要么反映个人业务能力、工作业绩的信息较少；有的档案材料填写随意，内容前后矛盾等现象时有发生，都直接影响了人事档案的规范性、真实性、可靠性和系统性，致使人事档案信息混乱，无法满足医院对人事信息的需求。

信息化程度不高，制约着人力资源的开发与利用 从整体来看，大部分医院人事档案的基础设施差，收集、整理、归类、编目等工作仍然主要依靠手工操作，近年来，虽有部分医院配备了专门的计算机，也开发了相应的人事档案管理系统，但单机版的人事信息系统根本不能对人员数据信息实时同步更新和及时地维护，人员信息也仅局限于一些基本信息，只能满足人事日常工作的基本需求，人员数据信息的不完整，致使许多工作仍处于传统的手工操作状态，不仅重复劳动多，还造成档案查阅的不便，更谈不上对人力资源的开发与利用。

医院人事档案管理信息化的作用

有利于医院人事制度改革的深化随着人事制度改革在全国各行各业的展开，医院用人制度也在发生着变化，“聘用制”逐步取代“终生制”，人员流动频繁，带动了人事档案转递的频繁，这势必要求人事档案的转移手续要更简化、方便。而人事档案管理信息化，就是要求电子文件归档，凭借网络传输，保证人事档案传递的便利、快捷、安全。在人员聘用期间，人员新增信息还可以以数据的形式及时传输到信息管理中心，使人员信息得到及时更新、补充，实现对聘用人员的时时监管。

有利于人事管理工作效率的提高一直以来，人事档案管理主要侧重于档案的实体管理，档案人员往往都是手工收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，费时又费力。实现人事档案管理信息化，人事档案工作将由传统的人工化向自动化、智能化、网络化转变，人事信息检索查询、统计分析等将变得更为快捷、准确。特别是网络信息资源的共享特性，使得相关部门可根据一定的使用权限直接进入信息网查阅所需信息，给我们的人事档案工作节省了大量人力和时间，管理人员也能有更多的精力投身于人力资源的开发和利用，从而大大提高了人事管理工作效率。

有利于人事档案纸制载体的保护人事档案纸质载体是最原始的证据材料，它的客观性和证明力是毋庸置疑的。因此，人事档案纸制载体的保护显得尤为重要。平时人事档案利用率就非常高，如遇人事争议、调资等特殊情况，翻阅次数就更多，加上反复拆装，纸质档案往往不堪重负。有了人事档案信息管理系统，人员信息只需从数据库中调取，除了在信息输入时需要使用档案原件外，很少再接触原件，减少了档案人员与原始材料的接触，大大延长了档案原始材料的寿命。

有利于满足医院对人力资源的需求 新时期人事档案工作的要求是不断提高人力资源的开发与利用，有效的人事档案管理对分析医院人力资源状况是否适应医院改革与发展的要求起着积极的重要作用。通过建立医院人事档案信息管理系统，实现了人事信息的智能检索和网络传输，不断扩大人事档案信息的内涵，不断增强人事信息综合分析的能力，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才、才尽其用，进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

医院人事档案管理信息化的途径

提高对人事档案管理信息化的认识 “说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是长期以来人们对人事档案工作态度的生动写照。面对医院跨越式的发展和人事制度改革的不断深化，我们要不断更新观念，站在医院改革与发展的高度，尽快建立医院人事档案信息化管理系统，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力。同时，管理人员还要树立服务意识，变封闭式管理为开放式管理，主动开发人力资源信息，将搜索到的人才信息及时传递给所需领导和部门，积极主动地为医疗、科研、教学、管理等各项工作服务。

夯实人事档案管理的基础工作 档案材料的收集、鉴别和整理是人事档案管理的基础工作，也是人事档案管理信息化建设的依据，信息数据的完整、准确完全依赖于人事档案材料的完整。因此，我们首先应注重并做好人事档案管理的基础性工作，对人事档案材料进行认真核查和甄别，使形成的材料客观、真实、准确、全面，能真实反映每个人的历史和现状，做到“观其卷，见其人”。另外，我们还要重视人员信息的收集，采取动静结合、纵横结合、定量与定性结合的方式，不断充实档案内容，为人事档案信息管理系统数据库建设提供有力的信息数据。

建立有效的人员信息数据库 人事档案信息系统最为关键的工作就是人员信息数据库的建立，它是一项涉及很多环节，且颇费时间的系统工作，是一个渐进性的过程，需要投入大量的人力、物力和时间分阶段、分层次、分步骤有序进行。建立人员信息数据库，一要加大数据库信息完整、准确，提高数据库的查全率和查准率；二要完善数据库的兼容性与通用性，实现数据信息的全面交换与共享；三要及时修改补充信息数据库，确保数据库信息的时效性、真实性和准确性。

加大信息网络系统的建设与维护我们要以人事档案管理信息系统为中心，建立计算机网络分系统，通过人事信息系统，完善财务工资系统、医疗保障系统、行政管理系统等，进而形成映射关系。人事档案管理又是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，我们还要加大对信息系统的日常管理与修改维护，严格控制、管理设置使用权限，不仅要满足各级人员对人事档案信息的需求，还要确保人事档案信息的安全与保密。

总之，实现人事档案管理信息化，对医院发展具有深远影响，我们要与时俱进、不断创新，切实做好人事档案信息化建设工作，充分发挥人事档案信息资源的优势，为医院的改革与发展提供必要的服务。

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2 樊晓宇.对医院人事档案信息化建设的思考[J].陕西档案，2009(6):44

3 程海强.医院干部人事档案管理信息化建设初探[J].中国实用医药，2010,(5):251-253