现代企业档案的信息化管理

王卫星

企业档案是企业活动的真实历史记录、重要凭证和依据，是企业的无形资产，又是企业科学技术信息资源储备的一种形式，也是提升企业价值、宣传企业形象的必要条件和依据。正如江泽民同志所说的“档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”，由此可见，企业档案对于维护企业经济利益、合法权益和证明历史的真实面貌具有重要作用，做好档案工作具有重大的现实意义和深远的历史意义。

随着现代化管理的应用，档案工作者面临着时代的挑战，档案信息资源的开发利用是档案工作的根本目地，档案工作中高起点，高目标、高标准、高素质是档案管理取得高效果的保障。时代赋予档案和档案工作者以新的内涵和外延，档案工作者要切实解放思想、更新观念、要有清醒的认识，调整工作思路，紧紧围绕企业中心工作，坚持以《档案法》为准绳、以档案信息建设为重点，以档案业务基础为根本，以网络化服务方向，以改革创新为动力，在市场经济的大潮中练就一身过硬的本领，切实做好、做细档案管理工作中各个环卫，才能适应现代化经济社会需求。随着企业的进一步发展，如何落实企业工作目标中对档案工作的要求，使档案管理跟上发展的步伐，更好地为企业发展服务，已成为每一位档案管理人员必须认真考虑的问题，我认为要做好以下几点：

提高领导对档案信息化建设重要意义的认识

领导重视与支持是做好档案工作的有利保证，随着现代化企业制度的深化，档案信息资源数量急剧增加，传统的手工管理方式已经不能适应时代发展的要求，配备电脑、打印机、扫描仪、数码相机等现代化的管理工具，选择开发实用的、有强大功能的档案管理信息系统软件，就成了档案管理工作中的重中之重，用现代化的管理思想理论、技术方法和手段来做好档案信息的录入、整理、编目鉴定储存和利用。各级领导要从企业长远的大局来重视和关心档案工作，把档案工作纳入议事日程，经组织完成企业中心工作的同时，抓好档案工作基础建设工作。

及时收集，扩大信息量

没有丰富的馆藏网开发利用档案信息资源就成了无源之水，无本之木。收集工作关系到馆藏档案质量的高低和数量多少的问题，是档案工作的重中之重。要在保证质的前提下，重点做好档案收集、归档案工作，一是建立健全档案归档制度，把收信归档工作落到实处，二是公司档案馆要加强对各基层单位的业务指导工作，提高档案的收信质量，三是采取“四参加”控制措施，档案人员必须参加本单位的设备开箱验收、基本建设项目竣工验收、科研成果评定、产品鉴定等活动，保证文件材料齐全完整。

配置硬件设备和开发应用系统管理软件

软硬件基础设放施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。开展档案数字化、网络化信息服务离不开完备和硬件和软件系统的支持，硬件方面主要是企业各单位计算机设备应形成统一的硬件环境，软件方面则需要解决系统管理软件的开发缺乏统一的标准和规范的问题。

高素质的档案信息员，是企业档案信息管理现代化的关键

档案信息管理工作是企业信息化管理现代化的重要组成部分，档案人员对企业信息管理起着重要的作用，因此，要实现档案信息管理的现代化，首先，要发挥档案管理人员的主动性和创造性，提高档案人员的现代化素质，一方面，要求企业档案管理人员具备现代化的档案意识，科学地认识档案在企业经营活动和社会主义现代化建设中的作用，明确档案工作者的职责和使命，另一方面，要求档案管理人员不仅要具备档案技术、计算机软硬件技术、网络通讯知识及一些相关专业的科学知识和管理方法，不断拓宽知识面，提高理论水平和档案工作技能，掌握档案现代化的技术和科学的管理方法，只有这样才能面对瞬息万变的内外部环境，跟上改革的步伐和时代的变革。其次，要应用计算机知识，改变传统的管理方式。这就要求档案人员除了具有一定业务水平之外，还要有较强的计算机操作水平，增强自身建设，优代知识结构，提高综合素质，培养适应现代化要求的工作能力，逐步使档案人员成为既掌握现代化技术与方法，又能熟悉档案专业知识的新型档案管理人才，使档案工作由管理型向服务型转变，由被动向主动迈进，为档案信息资源的开发利用开拓新局面。

（作者单位：辽河石油勘探局石油化工总厂）