融企业文化建设于行政管理中初探

陈芳

企业文化是由企业价值观、信念、仪式、符号、处事方式等组成的文化现象。优秀的企业都有自己强有力的文化，但它又往往是约定俗成而非书面的行为规范。在企业文化建设中，愿景、使命、价值观、企业精神等企业文化纲要可以请专业的咨询机构帮助总结与设计，但如何落地，让员工接受并转化为约定俗成，让员工自觉自发的遵从，一直是经理人孜孜以求的目标。办公室是企业领导的参谋与助手，参与企业经营目标的管理，起着承上启下，协调左右，传递信息，后勤支持等作用，在企业行政管理中处于中心与枢纽地位，它在企业文化建设中有着不可替代的作用。笔者在与一些企业管理者深入沟通后，就办公室如何融企业文化建设于日常的行政管理中，变虚为实，以润物细无声的方式让员工在不知不觉中接受，并自觉自发的遵从做了一些有益的探索。

一、与领导深度沟通，吃透新时期本企业文化的核心与精髓，并在沟通中让领导参与到企业文化建设中来。

每一任单位领导都会在企业文化建设中与时俱进，抛弃一些过时的、旧的内容，增加一些符合新时期特点，能促进企业发展的相关元素。作为行政办公室的负责人，应在日常工作不时与领导进行深入沟通，了解新时期领导对企业的愿景、价值观、企业精神、发展战略等有哪些微调，在沟通的过程中同时也要让领导了解现阶段本单位企业文化建设的现状及面临的问题，并在需要领导的配合的方面取得领导的支持，让领导参与到企业文化建设中来。这里我们强调沟通的深度，而不是浮于表面。如果行政办公室对新时期企业文化的建设要点没能吃透，不能取得领导的支持与参与，那么日后的工作就像没根的浮萍，不知往何处着力，甚至可能南辕北辙，出现事与愿违的现象。可以说，对企业文化的深度理解与领导的支持，是企业文化建设取得成功的基本保障。

二、帮助领导塑造良好的领导精神与形象，履行好领导的参谋与助手的职责。

领导的精神与形象是企业文化的一种重要表现，企业文化的建设需要领导率先垂范。领导不是圣人也不是完人，如何帮助领导塑造的符合本企业文化的领导精神与形象是企业文化建设的重要一环。行政办公室作为领导的参谋与助手，应在吃透本单位企业文化核心与精髓后，协助领导拟订能体现企业领导精神与形象的行为规范，并在今后的工作协助领导完成这种精神与形象的塑造。具体有以下几种方法：其一、宣传。将领导的精神，良好的示范行为利用企业的宣传工具，加以及时传播，让员工学习，模仿。宣传手段除采用常规的宣传方式外，还应在日常的工作协调与沟通中向员工宣导，让员工理解领导的行为，在出不现误解时要及时向领导解释，消除误会。其二、提醒。作为领导的助手，当领导在有一些细节上出现疏忽时应予及时提示，以免产生不良影响。其三、补位。如果来不及提醒，应及时补位，帮助领导规避，消除不良影响，必要时在领导的授权范围内，协助领导完成相应的工作。

三、 根据企业实际经济能力打造与企业文化相适应的硬环境。

企业文化建设包含硬环境（如：办公环境配置、背景音乐等）与软环境（如：规章制度、企业礼仪、文化活动等）的建设。作为较容易执行与落地的硬环境建设却因为容易常常被人们所忽视或不被重视，但硬环境对人的潜移黙化作用比软环境来得更为直接。打个比喻，如果我们穿上西装，我们就会尽量把自己变得更像绅士，这就是环境对一个人的影响，再看看寺庙的布局，人进入寺庙后想不受其氛围影响都难。办公室负有办公环境管理与建设的职责，办公环境的布置要以与本单位企业文化相匹配，以发挥其潜移默化之功效。例如，强调团队合作，职位平等的企业，会议桌常会选用圆形的；强调开放的企业，会选用透明办公室；强调节俭的企业，在办公室布置时常以简单实用为原则，如此不一一而论。行政办公管理人员应根据企业文化特色，根据企业的经济能力，选择能体现和适合本单位企业文化特色的办公室布局与装修；根据不同的会议室的用途，选择不同的会议桌椅；制定不同职位的办公室规格、桌、椅、电脑等配置标准等；对入口、过道、走廊、墙柱、食堂、休息区、洗手间等每个角落都要加以有意识的布置，让企业文化融入其中，无处不在，让员工在日常工作中就会不知不觉的受其熏陶，为其潜移默化。环境的布置，看似人人会做的事，但做好做坏的效果却大不相同，如若能加入本单位企业文化的元素，那它就不再是的一项单纯的成本支出，而是一项有着不错收益的投资。因此作为办公室行政人员，应根据本企业资源，从细节的规划与布置出发，最大限度的发挥硬环境在企业文化建设中的作用。

四、不时检讨、修改公司的规章制度，精益求精，打造与企业文化相匹配的软环境。

硬环境的建设如果企业财力充足有时还是较容易做到的，但软环境的建设则需要办公室负责人系统思考与用心的投入。如果说单位硬环境是骨构，那么软环境就是血肉，有血有肉才能构成完整的企业文化。在企业的规章制度建设中，如薪酬福利制度、绩效考核与管理制度、奖惩制度、考勤制度等直接关系着员工的切身利益，它直接引导着员工的行为。企业的薪酬福利、绩效考核制度、奖惩制度、员工行为设计时应充分考虑企业的价值观。例如，以创新主导的企业文化，应在薪酬设计时向从事创新工作的岗位倾斜；在员工考核中应该增加创新指标；而在日常激励中可设置专项的创新奖金。而重视员工忠诚度建设的企业文化，则可相应的增加工龄工资的比重，鼓励员工长期为企业服务；并在绩效考核中加入忠诚度的态度指标，体现忠诚的重要性。对于鼓励学习、精益求精的企业文化，应在薪酬福利设计中会把培训作为一种福利设计进去，鼓励员工学习成长，精益求精。企业的奖惩制度，员工行为规范，应明确的为员工指出哪些行为是企业提倡的，鼓励的，哪些行为是企业反对的，哪些行为则是企业不能容忍的，这些都是企业文化的直接体现。

由于企业制度较多，且各部门都有各自一些的小的工作规定。办公室作为企业制度的起草与审核人，除应不时检讨公司各项基本制度外，还应不时检查各部门的工作规范，及时发现那些与企业文化不相适应的管理规定并加以改正。否则这些看似无足轻重的小规定却会产生大影响，它会让员工听到的、看到的和实际感受到不是一回事的反差，企业文化就无法让员工打心底里完全认同。笔者就曾见过某企业，倡导“以人为本”的管理理念，却在考勤制度采取与之不相适应的方法：如加班不调能调休，迟到则给予重罚。搞得员工怨声载道，觉得企业管理不够人性化，对企业文化建设产生不良的影响。后来在笔者的建议下，采取弹性上班制度，上班时间根据各岗位特性各个人特点拟订，并允许员工进行调休，实施后收到良好的效果。

五、以身作则，率先垂范，将企业文化融入到日常的后勤服务工作，树立榜样，让员工在无意识中学习与效仿。

领导的精神与行为对企业文化建设起着不可忽视的作用，但由于领导内外工作事务繁多，平时与普通员工的接触并不多，办公室作为企业领导的参谋与助手，在某种程度上代表着领导的形象。办公室作为企业行政管理的枢纽，起着承上启下的作用，协调各部门工作的职责，日常与企业各部门，各层级的员工打交道最多，其一言一行，是对员工的影响一样是深远的。行政办公室人员，在日常的工作中应严格要求自己，自觉的让自己的行为符合企业文化的要求，以身示范，让自己的精神面貌、工作作风，行事风格，行为规范都符合企业文化的要求，在无形中树立标杆，让员工在不知不觉学习与模仿。因为他们的一言一行，除了给自个加减分外，更重要的是会直接影响领导的精神与形象的传递，做得好是领导管理有方，做不好是上梁不正下梁歪。例如，计划管理、会议追踪、工作协调、办公用品领取，薪资劳保福利分发，制度咨询，投诉建议处理，车辆调度、食堂管理等后勤服务，办公室人员的工作作风，服务方式，都在传递的企业文化，都很容易为其它部门的员工所效仿。这当中有些虽是繁琐的小事，但这些小事中切有着大事，关系着企业文化的建设。

六、加强文化宣传工作的创新工作，有节奏的，有主题，开展组织好企业每一次集体活动，将企业文化融入其中。

利用企业的宣传栏、学习园地、横幅标语来宣传企业文化，这种常规做法来加强企业文化活动是有效的。但由于这些方法目的过于明显，收效也就自然打折。办公室可与时俱进，利用现代通信工具，如短信、邮箱、QQ等手段进行宣传创新，及时将能体现企业文化的典型模范事例与员工分享，创造一种极积上进的氛围。而在企业文化宣传活动安排，则应一波接着一波，层层推进，跌宕起伏，让员工在不知不觉中接受企业文化并得到强化。每一次集体活动，则是企业文化宣传与造势的最好时机。如果说平时的宣传是小米加步枪，那么每一次活动则是飞机与大炮，利用得好，其产生的势能与影响是难以估量的。那么该如何组织好每一次大型企业活动呢，笔者在与一些企业人力资源主管探讨，总结出需要从几个方面进行有意识的设计：主题选择、场景布置、领导讲话、活动内容安排、开始结束的仪式、活动中气氛营造，安排得好，企业文化会在活动中得到快速的升华。

综上所述，我们不难发现，企业文化的建设，也只有融入到企业行政管理中来，才能在日常点点滴滴的工作中潜移默化员工，达到润物细无声之功效，让企业文化从看不见摸不着的空中落地生根，从而焕发出强大而又持久的生命力。而企业办公室的行政管理工作，如果按部就班，那它只能是后勤服务部门，成本部门。但如果在行政管理工作中融入企业文化建设，那就赋予行政管理灵魂，行政管理的一切支出不再是单纯的成本，而是有着很高收益的长期投资。

（作者单位：厦门市忠仑公园）