科技期刊排版员的工作职责与思考

林松清，刘小然

(《岩石力学与岩土工程学报》英文版期刊社，湖北武汉430071)

科技期刊排版员的工作职责与思考

林松清，刘小然

(《岩石力学与岩土工程学报》英文版期刊社，湖北武汉430071)

对排版员的工作职责、工作量以及和编辑部其他成员相互协作、养成良好习惯等方面进行阐述和分析，同时对《岩石力学与工程学报》2009－2010年排版工作量进行统计。统计结果表明，作为编辑部的重要组成部分，排版员工作量大、要求高、任务繁重，且工作性质单一、枯燥，因此编辑部要充分重视、理解。分析结果还表明，排版员存有焦虑、疲惫和消沉的趋势，心理压力也较大。编辑部在实行人性化管理时，应适当提高其待遇，并合理安排工作量。

科技期刊;排版员;工作职责

一、排版员的工作职责

关于排版员在科技期刊中的作用和性质的相关研究有一些报道[1－5]，林洁[6]的研究结果比较有代表性，他认为排版员应该具有“熟练的技术”和“较高的文化知识，较宽的知识面”。笔者认为，科技期刊排版员除了上述要求外，还应具有一定的数理基础，但不一定要求具有很强的专业背景。排版员在工作中应做到细致、认真、准确，确实领会编辑部对版式的要求，保证排版格式美观、大方。纵观《岩石力学与工程学报》(以下简称《学报》)2004－2010年的排版情况，笔者分析后认为排版员的工作职责主要有以下几条:1)有责任心、创造力和吃苦耐劳的精神，能按照国家有关科技期刊规范(规程)以及编辑部制定的版式要求进行认真排版;完成责任编辑交给的排版任务，协助责任编辑严把编排质量关。2)使用编辑部提供的排版软件，对责任编辑按规范要求编辑加工后的稿件进行认真排版，实时反馈修改意见。3)按照编辑部制定的版式要求对已录用稿件进行重新排版，避免文字、图、表和公式的漏排、错排，要确保忠实于原文。4)按照编辑部正常出版要求，实时掌握排版进度，保质保量如期完成排版工作。5)完成编辑部交给的其他排版工作。

上述工作职责表明，排版员的排版工作是按照编辑规范或编辑部工作条例对论文原稿进行排版并反复修改，直到满足出版要求为止。这就要求排版员能在工作中寻求到心理平衡点，合理安排好工作和业余时间，保持良好、健康的心态，否则极易产生焦躁不安的情绪，致使工作效率低下，甚至出现心情抑郁。至于英文稿件的排版工作，除了上述要求外，排版员还要较好的英语基础，比如《学报》英文版就要求排版员具有六级英语水平和理工科专业背景。

二、排版员与责任编辑的关系

有句话说得好:排版员是责任编辑的手。没有优秀的排版员，责任编辑的良好编辑风格和编辑部的独树一帜的刊风也就很难保障。排版员和责任编辑关系很密切，工作上保持着经常性的联系、沟通。两者之间的工作主要涉及到付排、校对、改样和互校等诸多环节[7]，还要熟悉和识别每位责任编辑的书写习惯。

值得一提的是，《学报》排版员有时还能督促新来不久的责任编辑如期完成当期的杂志编辑加工工作，及时拿出清样校对稿送审。此时可以说责任编辑在一定程度上是在排版员的督促和帮助下完成编辑工作的。排版员工作上应该耐心细致，全力配合责任编辑，保证每道工序保质保量如期完成。工作中遇到困难时，排版员应及时和责任编辑沟通，共同解决，共同保证编排质量，切忌擅自作主。

三、排版员的工作量

《学报》有两名专职排版员，每年出版刊物的页数约为4 100页(含增刊)，按每期216页计算，全年约出版19期杂志。按照《学报》要求，1名排版员每年必须完成9－10期的排版任务以及其他一些事务，如部分审稿意见的输入等。由于《学报》是工程科技类学术期刊，很多论文有大量的图、表和公式。但一般来说，作者原文所提供的图、表和公式达不到编辑部出版质量和版式要求，因此需要排版员对每一个图、表重新处理、编排。笔者多次发现作者返回清样校对稿时，时常更换、撤销原先已经编排好的图、表或公式，致使排版工作量大增。

为真实地反映排版员的工作量，笔者统计了《学报》2009－2010年所刊载所有论文的图、表、公式和参考文献(见表1)。统计结果表明，2009－2010年平均每期含有图件244.79个，表64.99个，公式216.18个，文献488.31个，字数约42万。据笔者对另外一期刊2010年所刊载的一期论文调查情况来看，该刊当期全部论文图件不足10个，表格更少。与之相比，《学报》排版员的工作量大，任务繁重。按照每人排版2 050页(折合9.5期)，每人每年工作日250天计算(或每月20.83天计算)，每人每天需要排版8.2页。目前编辑部稿件加工中有编辑、发清样稿、审读、检查以及互校等诸多环节。经过多年的对比分析后，笔者认为排版难度系数可分别按照 1.0，0.5，0.3，0.2 和 0.1 来计算，全部累加系数则为 2.0，所以排版员每人每天需要处理稿件16.4页。由此可知，排版员对图、表和公式处理的工作量的确繁重，常常需要加班才能完成。若遇到论文版式的重大调整或撤换稿件的情况，无形中又会增加排版员的工作量。

四、排版员应养成良好工作习惯

排版员应养成良好的工作习惯。凡是第一次修改的错误或是第一次出现的不熟悉专业术语，应该认真做好笔记，长年累积，对今后的排版工作大有裨益。另外，业界对排版技巧和容易混淆的问题已有较多研究[2，4，7，8]，笔者仅就培养良好习惯的问题提出以下建议。

表1 2名排版员2009和2010年的排版工作量(不含讨论稿)

1.电子版文档的建立与存取的习惯 责任编辑把电子版文档交给排版员时，排版员首先应该建立一个子目录，文件名宜以当年当期的名字来命名。此时，要注意建立“原稿”的子目录，并妥善保存(建议不要把目录建立在“桌面”或C盘)。在正式编排之前，排版员还应该建立一个“编排”的子目录，并把全部原稿拷入此目录，在此目录内进行排版。排版过程中若出现差错，可以及时查询原稿，方便对照。及时将初排稿交付给责任编辑。在责任编辑对初排稿件编校的基础上再次编排，并给作者发送相应的清样校对稿。作者清样校对稿返回后，排版员应该建立一个子目录“清样校对稿”，并把相应的电子版文件保存好。以此类推。到最后一稿“核红”时，建立“最终”子目录。尽管每个编辑部的稿件处理方式和流程不尽相同，但排版员对电子文档的建立与存取，都应养成良好习惯，并形成一套行之有效的处理方法，以防止因电脑故障、停电等因素造成数据丢失。

2.排版、修改后再认真校对的习惯 据笔者粗略统计，《学报》每年排版员发现并纠正责任编辑的错误达1%左右，排版员漏排和错排也有0.5%左右。建议排版员在论文修改、排版完成后再校对一次，检查是否有改错或遗漏的地方。尤其是临近出胶片前，这一工序显得异常重要。

3.不擅自修改英文内容的习惯 在论文排版，尤其是编排英文标题、英文摘要和英文参考文献时，排版员不能自行采用Word里面的自纠错功能对单词进行校对，遇到有疑问，及时和责任编辑编辑共同确认。否则容易造成排查困难，甚至无法恢复正确的原文。

五、几个值得思考的问题

1.招聘排版员 排版员不宜经常更换。以《学报》为例，2008年有1名排版员调出编辑部，后来虽及时招聘1名排版员，但新聘排版员在适应编辑部版式要求上存有一定困难，在长达半年的时间内很难适应排版工作，出现一些图、表错位的质量问题，版式也不尽如人意，给编辑部造成较大的压力。因此，建议各编辑部在一般情况下不轻易更换排版员，特殊情况下应提前半年培训新的排版员，以免造成工作被动。

2.排版员培训机制 笔者认为应及时对新招聘的排版员进行相关培训，使之尽快熟悉并掌握有关排版业务。如《学报》英文版2010年对新聘排版员进行业务培训，并实施持证上岗。鼓励并支持其参加出版专业职业资格考试或一些相关的学术会议，了解本领域的学术动态。

3.激励和奖惩机制 排版员的工作基本上每年都重复着编辑部的编排－修改－再编排－再修改的工作模式，时间一长，难免会产生工作惰性的问题，因此编辑部要建立相应的激励和奖惩措施。《学报》针对此作出一些有益的探索，如排版员发现责任编辑出现的编辑错误可获得相应的奖励，一级错误(如大标题、页眉、关键项遗漏、数据编排错误等)一处20元，二级错误(错别字，标点符号等)一处10元。对于排版员出现的排版错误，编辑部也应采取相应的处罚措施。但本着以奖励和鼓励为主的指导精神，因而实际上只对排版员进行警示。

《学报》编辑部也曾规定，责任编辑、校对人员和排版员的责任把关程度分为85%，10%和5%。上述职责比例的量化指标是否合理，还有待于进一步论证。

4.排版员与编辑部其他成员融洽合作问题

对新来的排版员，业务熟练的排版员有责任与耐心对其进行业务指导。新来的排版员应虚心向有经验的排版员学习，向责任编辑请教，认真学习和积累排版知识与技巧。

5.排版员的合理待遇问题 大多编辑部排版员实行聘用制，计件工资制，但也有部分编辑部的排版员是单位正式在岗职工，此部分排版员待遇不在本文的讨论范围内。《学报》排版员排版一页的计酬标准12元。按每位排版员每年完成2 050页的排版任务量来计算，扣除保险后，实际收入折合月薪约1 700元，虽然超过2010年武汉城市最低工资标准(900元/月)，但每月房租和交通费两项约为450元，占工资26.5%，余下不多。笔者也对其他相关编辑部排版员薪水进行调查，发现大多排版员在武汉市的月薪为800－1 500元，普遍不高，建议编辑部适当提高工资标准，以改善其生活质量和生活水平，真正构建和谐的、有效率的团队。如《学报》英文版根据排版员的工作情况，每2年加一次工资，5年后视其岗位或职称晋升情况再议。

6.合理工作量与减负问题 实际工作中，编辑部在排版工作量分配上要注意合理性、科学性和可行性，并尽量把业务精炼的责任编辑和新来的排版员进行交叉搭配，以便责任编辑更好地指导其排版工作。科技期刊的责任编辑工作量很大[9]，需要减负，但作为排版员来说，一样需要减负，需要关怀。

上述研究与思考不甚成熟，希望广大同仁批评指正!

致谢 本文撰写过程中得到《岩石力学与工程学报》编辑部排版员陈金辉和刘玉英同志的支持，在此深表谢意!

[1]邵亚荣.谈如何做好科技期刊的录入排版工作[J].现代情报，1998，(4):23－24.

[2]李时群，张瑛，韩萍，等.关于提高农业科技期刊排版质量的思考[J].农业图书情报学刊，2006，18(7):131－133.

[3]李永红.提高印刷质量，从排版做起[J].福建轻纺，2007，(6)，26－29.

[4]谭雪静，张培新.科技期刊微机排版员的素质要求[J].中国科技期刊研究，1999，10(增):115－116.

[5]何青，李俊辉.提高军事科技期刊排版质量的策略分析[J].科技创业月刊，2009，22(9):79－80.

[6]林洁.科技期刊排版的实践与体会[J].华北工学院学报(社科版)，2003，19(2):101－102.

[7]陈国剑.计算机排版技术条件下的编校问题[J].编辑学报，2004，16(1):44－45.

[8]景红薇.学术期刊微机排版的技巧[J].现代情报，1998，(2):9－10.

[9]林松清.我做责任编辑的体验及呼吁[J].编辑学报，2011，23(4):370－371.

G237.5

A

1003-8078(2011)03-0136-03

2011-05-07 doi10.3969/j.issn.1003－8078.2011.03.49

林松清，男，江西金溪人，副编审，主要从事期刊编辑、英文质量校对及期刊研究等方面的工作。

国家自然科学基金重点学术期刊专项基金资助项目(51024805);中国科协科技精品期刊资助示范项目(B类)(科协学函[2010]212号)。

(李鑫)