基于计算机管理的物资供应流程设计研究

赵金毅， 张 辉 （航天三院，北京 100074）

·国防军工物流论坛专栏·

基于计算机管理的物资供应流程设计研究

赵金毅， 张 辉 （航天三院，北京 100074）

1 重新设计物资供应管理流程的必要性

航天企业的物资供应流程是在半个世纪的物资管理经验基础上，结合航天企业的实际情况和统一采购思想，经过近10年的不断完善而形成的。但是航天企业现行的物资管理流程在工作中也暴露出管理粗放、流程复杂、接口不顺、异常情况下流程不完善等问题，再加上物流信息管理手段跟不上，相关部门间协调性差，导致一些无效工序，甚至产生相互间扯皮现象，造成物流经营成本偏高，响应速度与社会物流相比较慢。

在目前国际经济和金融环境大变革大调整的背景下，国内外对物流的重视程度越来越高，我国去年把 “物流业”作为十大振兴行业。国内外企业为摆脱经营困境，对物流和供应链体系寄予了很大的期望，甚至提出了向物流 （或供应链）要效益的提法，各行各业的物流改革浪潮汹涌而来。按照国资委提出 “中央企业核心业务应用信息系统要达到或接近同行业的世界先进水平”的要求，航天企业急需建立一个高效的、集约化和精细化的物资管理流程，以便实现集团统一的物资供应链管理信息系统，实现集团层面的物资信息共享和交换。

企业要应用物资供应信息技术，不论采用哪一种办法进行物资管理，都要涉及到流程问题，实质上物流管理的重点必须坚持以流程管理为主线。企业管理界公认 “一流的企业，流程最重要”，提高流程的运作水平，才能在竞争中抢得先机。

2 适应计算机处理的物资供应管理流程设计目标和指导原则

信息化、数字化、可视化、自动化、协同化、网络化是当今提高物流管理水平和运作效率的发展趋势，这些管理手段都需要通过计算机系统处理来实现。所以物资供应或供应链管理流程的设计和开发要适应计算机系统处理的要求。设计适应计算机处理的物资供应管理流程，要实现物资管理的选用、计划、采购、仓储、检验、出库、配送、退换、结算、质量问题处理等各个流通环节简洁明了，环环相扣，无缝连接，实现闭环管理，杜绝死环节，便于数字化管理，方便信息统计和检索，管理协同，全过程可视 （让合适的人看到）、可监控。在流程设计过程中应遵从以下原则：

一是用科学理论来设计，不受现有不合理的条条框框和管理现状的干扰，不考虑表面形式，主要从本质需要，设计朴素、实用的物流供应流程，并提出简洁明了的执行 （操作）要求。

二是从集团的整体和全局高度构造物流逻辑模型。在集团整体战略框架下，系统化地、全面地分析过程的协调与配合，不断减少中间环节，梳理出适合航天企业物流战略性的流程和控制要求，搭建一个跨层级、跨组织、跨部门 （单位内部各部门）的物资管理流程协同模型。

三是积极利用先进的物流管理思想 （如，供应链管理、精细化管理）和物流技术，结合实际管理经验，统筹规划，提高物流的整体运作效率。

四是流程设计要适合计算机系统处理和运算的逻辑，便于实现数字化、自动化管理，实现数据的快速、准确传递，提高物资选用、计划、仓储、装卸、运输、采购、订货、配送、订单处理的自动化水平，尽量采用电子数据导入的方式，减少了人工录入的环节，使物流作业快捷、方便。

五是流程设计不受部门或岗位职责变化的影响，只考虑过程的需要和受控。不论是哪个单位、哪个部门或哪个岗位，哪个员工从事这项工作，流程和控制要求都一样。

六是流程设计可遵循ISO9001《质量管理体系要求》中 “设计和开发”要求，按一项新的产品来设计。

3 物资供应管理流程设计

3.1 物资供应管理流程的设计思想

本文结合航天企业物资管理的经验和供应链的管理思想，提出的物资供应管理流程设计思想，可以概括为：两个目录作源头，统一代码贯始终，一套单据传到底，条码技术增效率，物流标准保运行。

3.1.1 规范和执行物资选用目录和合格供方名录，从源头提高物资供应管理水平

物资需求计划来源于生产计划，生产基于设计图或工艺主辅材料表等文件。设计和工艺人员要从 《物资选用目录》和 《合格供方名录》中选用物资和供方，超出名录之外的选用应经过严格审批。 《物资选用目录》和 《合格供方名录》已经成为航天技术人员进行物资选用，物资部门进行采购的两个最基本的指导书。这两个名录是实现统一选用成熟物资，压缩物资种类和供方，实现物资管理标准化的源头，也是规范和提升物资管理水平的源头。做好了物资选用，后续的物资管理就能做到事半功倍的效果。

3.1.2 统一的物资管理信息代码要贯穿物资管理的全过程

保证物资管理从始至终的所有环节的可追溯和信息交换的互通，是物资管理追求的目标，也是航天科研生产的要求。实行统一的物资代码、供方代码和采购计划编号 （或订单号），并把这三个代码从物资管理的最初赋码到全过程流转统一起来，是实现可追溯性管理和信息交换互通的有效办法，代码也是实现物资管理信息化、数字化、协同化、自动化、网络化的基础。代码是实现信息化的基础，也是条码技术的基础，新兴的物联网也是基于代码和条码技术的。当然除了这三个代码，物资管理信息系统还需要很多其它代码，但这三个代码是实现物资管理可追溯性、信息交换的最基本的代码。

3.1.3 一套延续性的单据在物资供应过程中流转到底

基于业务交接、信息流转和逻辑运算需要，以物资代码的主要物资特性为主要内容的一系列延续性的单据要从始至始流转，实现物流活动的进程和物资状态可监控、全透明 （让合适的人看到/获得合适的信息）。一系列延续性的单据从始至终流转，也是实现物流交接过程清楚、无缝联接、闭环管理的重要手段。

3.1.4 用条码技术提高物资管理水平和工作效率

利用条形码和其它识别码技术，提高实物移动和监控的自动化水平，减少人工操作和数据录入的环节 （或次数），提供快捷、方便、准确的物流服务。条码技术在民用商品管理中已经普及，但军工产品使用条码技术的还很少。航天企业应抓住国家振兴物流业和扶持物联网的政策，大力推动条码和其它自动识别技术 （如射频技术）在航天军工物资供应中的应用。

3.1.5 制定规范的物资管理标准保证流程的有效运行

物资供应管理信息系统的成败取决于管理流程的规范化，操作要求的固定化，数据来源的数字化，表单格式的标准化，人员职责透明化。因此，建立起一整套物流标准化是物流管理信息化的基础保障，没有物流标准化，物流要实现计算机管理的效果要大打折扣，甚至存在中途夭折的风险会很大。如果企业管理水平已经达到较高层次，应该结合质量管理体系的建设，完善企业的管理标准和技术标准体系。

3.2 物资供应管理流程图和单据初步设计

适应计算机管理的物资供应管理流程图模型示意图如图1。设计人员从两个名录 （选用目录和供方名录）中确定设计需求 （表现为物资代码、供方代码），通过工艺定额、制定需求、采购、仓储和配送等流程运作，采用信息化手段 （通过一套单据和条形码传递信息），把顾客需求的物资迅速提供给顾客。物资管理过程中的物资统计、财务管理和质量问题处理都可以通过代码或条码提高工作效率和准确性。

物资供应管理流程可采用分级展开形式如图2。流程展开到操作环节时，就要明确这个环节具体由谁来干？干什么？怎么干？干的标准是什么？这样整流程就便于具体人员执行和计算机处理了。

单据格式和流转示意图见图3。给每一个表单编号，表单与表单的内容大部分都取自物资代码和供方代码中的相关属性，这样表与表之间就有了信息交互的内容和载体，若在表单和实物上实现条码管理，工作效率和准确性就会大大提高。

流程图与单据流转相对应，保证流程和记录相一致，实现全过程的可追溯性。

4 改进和推行物资供应管理流程的措施

企业不但要时时刻刻具有危机意识，而且还要具有自我创新能力。原有流程若已经不太适应形势的需要时，可以对原有流程进行优化；原有流程不能通过修改而得到优化时，就应该考核采用新的流程来适应新要求。需求是生产力，流程是生产关系，毕竟生产关系要适应生产力的发展。物流管理流程的复杂性，人的思维的惯性，决定了企业流程变革必将是一个艰巨的过程。推行改进后的物资供应管理流程，只要经过充分论证，周密组织，有条不紊地实施，是可行的。

一是建立完善的原始模型。在一定时间内根据企业和顾客的需求不断地对原始模型修改、试运行，直到能够解决企业的使用为止，推出可以实施的流程模型方案。

二是深入宣传、统一认识。确定实施物资供应流程模型，就要把流程作为管理的纲领 （方针政策），各项管理都要适合实施流程的要求，全体干部职工都要围绕实施流程开展管理工作 （当前不具备条件的，后续要逐步创造条件，如选用目录、数字化库房和自动化识别技术），下大决心，一定能够实现。

三是系统的实施。必须严格依据物资供应流程模型开发物流信息系统，在交付系统正式试用之前对系统进行严谨的测试，包括：各个独立模块的测试和集成测试、单机和网络用户的测试。

四是系统的维护与评价。物流信息系统运行一段时间后，根据变化和要求作相关的改动、完善，并对系统做出客观、公正的评价。

图3 物资代码的主要属性内容和单据流转示意图 （局部示例）

五是积极拓展应用范围。根据企业的条件和统筹规划，可以分步利用先进的物流管理技术 （数安化库房、条码技术），提高物流的运作效率。

六是培育符合科学发展观的企业文化。培训干部职工，要人人适应物资供应流程模型。实施前要听取各方意见，减少推行阻力，做到平稳对接。流程一旦确定，修改要慎重，减少修改次数。制定实施流程的保障制度，领导带头实施流程管理，从精神和物质上展示、宣传、鼓励和表扬物资供应流程实施的成果，杜绝领导带头破坏流程。

七是推行物流标准化。逐步推行物资管理制度、流程和表单一体化的管理方法，作到物资供应流程与企业物资管理相关的质量管理体系文件、管理制度和物流管理信息系统融为一体，密不可分，实现物流管理标准化、数字化和自动化。

5 改进和推行物资供应管理流程的意义

改进和推行物资供应管理流程，结合统一的物资代码、供方代码和条码，统一物资流转表单，统一物资管理要求，实现物流管理标准化、数字化和自动化，减少不增值的环节，削减管理成本，提高物流的效率。也可把变革和推行物资供应管理流程作为 “十二”规划的重要内容，推行管理制度、流程和表单一体化的管理方法，以此来适应物资管理信息系统，提高物资管理水平，保持又好又快的科学发展，创建一个具有航天军工特色的全新的物资管理模式。

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Research on the Design of Material Supply Process of Computer Management

ZHAO Jin-yi,ZHANG Hui (The Third Academy of CASIC,Beijing 100074,China)

设计了适应计算机管理的物资供应流程模型，提出了从 《物资选用目录》和 《合格供方名录》中选用物资，实行统一的物资代码、供方代码和采购计划编号，并把这些代码从物资管理的源头流转到最后，各环节的业务交接都以物资代码等为主要特性的一系列延续性的单据为载体，实现物流活动全过程的可视化。利用条码和其它识别码技术，提高实物流的自动化水平和效率。用物流标准化保证计算机流程管理的正常运行。逐步实现物资管理制度、流程和表单一体化的管理方法。

物资；供应；流程

This article is designed to the model which adapt to computer management of material supply process and to advance a theory that is selecting materials from the “List of materials used” and “Qualified supplier list”、 using a unified code of material、supplies unified code and procurement planning coding.These codes from the source of materials management flow in the end.Transfer of all sectors of business based mainly on material code making the activity entire process visualized.Utilizing bar codes and other identification code technology to improve the real level of automation and efficiency of logistics.With the logistics process management standard to ensure the normal operation of the computer.It will gradually realize an integrated management approach that makes materials management systems,processes and form together.

material;supply;process

F253

A

2011-01-18

赵金毅（1957-），男，北京人，航天三院303所，研究员，研究方向：物流管理。

1002-3100(2011)03-0030-04