S公司委外加工案例研究

广东万和新电气股份有限公司 李越

S公司委外加工案例研究

广东万和新电气股份有限公司 李越

本文通过对S公司委外加工现状进行分析,并针对其存在的问题,提出相应的改进措施和实施方案,为家电行业的委外加工的实施管理提供了有益的参考。

家电行业 委外加工 现状 方案与措施

随着全球的经营生产战略目标、生产模式的变化，委外加工已经成为企业发展、适应经营环境的重要前提。单纯依靠自己的技术水平,一味自给自足，无异于闭门造车，不但工艺和质量满足不了消费者的需求，产能也同样缩减，订单需求量大的时候，产能跟不上。要解决这一难题，使企业更加强大，需要合理的进行委外加工的管理也控制，让这一战略目标实现利益最大化，产能最大化，风险最小化。

S公司是顺德一家家电生产企业,众所周知,家电行业正在向“专业化、集团化”方向发展，为适应这一战略目标，S公司在发挥自身专业、技术优势的同时，经过综合评估和多方面的分析，将一些成本高，技术难度不大的零部件和一些作业工序委托外单位加工,如将部分板材或板材配件发外加工,发外开料、分条、喷涂、抛光等。

一、S公司委外加工的现状

1、委外加工出入库流程有待改善

S公司是集团化企业，下面有很多的子公司，有的材料是从公司总部发给外协厂商的，但是由于生产的需要，在加工完成后，却发送到了其他子公司，该转化过程没有办理相关手续，没有单据交财务部门核销做账，造成了该材料的长期挂账。在公司制定的《委外加工业务管理规定》里，也没有看到有关这方面的详细要求。此类业务的结果会造成委外物料的库存账龄增加，和公司资产的虚增。

2、对加工期间及剩余物资返还期限的执行不到位

S公司《委外加工业务管理规定》要求了加工业务要有加工期间及期后剩余返还期限。但是有的材料发出后，加工、返回并不及时，有的可以说是长期滞留在外。由于没有充分的利用，有的材料可能会发生质变、有的材料可能会随着市场变化而被淘汰，这些跌价因素都会给公司带来损失。据了解，财务对委外加工物料是没有计提减值准备的，但是这已经是公司潜在的资产减值了。

3、委外库存数量出现负数

S公司对个别外协厂有大量的负数结余，给财务结算工作会带来不确定性。更重要的是外协加工商实际库存数量是多少，S公司就无法核定了。如果对方有库存但因为S公司的账面是负数，而不返还给S公司，那就是S公司的损失了。

二、S公司委外加工流程与控制

为加强委外业务核算管理，规范外协核算流程，理顺业务关系,S公司需制定一个合理的委外加工流程控制外协业务风险，保证公司资产安全。

1、委外加工的管理部门与工作流程

1)S公司委外加工的管理部门

财务管理部负责委外加工件的成本分析，负责外协账务核对和审核，监控委外物料的定额、任务，包括收发料情况，委外负库存的原因分析与跟进。

研发工程技术负责本项目部的外协材料消耗定额的制定以及BOM信息的维护,并对其准确性负责。

供应链OEM管理部负责外协单位的外协加工协议和外协材料消耗定额合同签订及不合格物料的处理。

制造管理部工程技术中心负责制造管理部外协材料消耗定额的制定及外协材料消耗定额合同签订。

采购员负责下达外协订单任务、订单关闭及供方协调。

2)外协厂在本部仓库领用委外加工材料的业务操作流程

（1）采购业务员根据生产，下达委托加工任务订单。外协厂凭S公司采购业务员下达的 ‘委外加工通知单’在供应商协作平台系统生成‘委外请领单’。

（2）外协厂将‘委外请领单’递交S公司采购业务员审核签名，到仓库领料；仓管员发料后，在领料单上填上实发数量，签名并盖仓库章‘委外材料收发专用章’，外协厂经办人签收确认签名后到财务材料核算处盖‘财务专用章’出厂放行，白色物管联交到材料核算员处。

（3）仓库账务员收到仓库已发货的‘委外请领单’，根据单据实发数量在ERP系统进行账务处理。

（4）仓库严格按外协工单的需求限额发料,外协厂不得超额领料。

（5）外协厂委外工单需超领部份，必须经采购业务部门主管审批方可领料。未经审批而需领料的，经外协厂申请，业务员审核后，财务管理中心材料核算员根据财务部规定的转让业务定价原则在采购价的基础上加成一定比例转卖给外协厂。

3)委托加工产品的入库流程

（1）外协厂根据生产订单在供应商平台系统统一打印“送货单”，把委托加工好的产品送至指定仓库，仓管员核实送货单上送货单位、物料编码、物料型号、数量等信息是否与实物一致，确认无误后在送货单上签名并盖仓库‘材料收发专用章’，仓管员把一式两联的送货单交给账务员。

（2）账务员根据送货单系统进行接收，检验合格后办理交货完工入库。

（3）账务员收集好送货单，在每天早上把前一天的业务单据送到各核算员处。

2、对外协厂商进行绩效评估、对外协不良、积压物资控制管理及外协盘点管理

1)对外协厂商进行绩效评估

通过外协成本评价汇总，通过五大方面，财务管理，定额管理，盘点管理，任务管理，定价管理，综合评估外协厂商的质量、送货及时度、任务完成情况、价格合理性、请款申请对帐工作积极性和退料情况等各方面因素。如下图为五方面权重比例和注意事项。

外协成本评价汇总

2)对外协不良、积压物资控制管理

（1）送达供应的委外材料，外协厂发现废物料及批量不合格品，采购业务员必须监督外协厂每周至少一次清退给供应商，月底所有的废物物料及不合格品，必须全部清退完毕。

（2）外协厂严格按S公司计划需求生产，对超计划生产造成无需求而积压的产品及物料，一律按转卖处理，在采购价的基础上加成一定比例定价一次性转卖给外协厂。

（3）由于订单取消且无生产需求造成外协库存积压一个月以上的物料，跟单员及采购员应及时进行处理清退给物料供应商。

3)外协盘点管理及外协盘点

（1）财务管理部出具“外协盘点通知”，采购业务员通知外协厂做好盘点准备工作，定期和不定期组织相关人员对外协厂盘存情况进行盘点，保证公司资产安全，减少不良物料的发生。

（2）对各外协厂的盘点，相关业务员需参加，配合盘点工作顺利推进。

（3）外协核算员对外协厂的外协结存材料盘点后，对盘点盈亏情况进行分析，属定额偏差导致盈亏的，报相关部门审批进行调账，并提请工程技术进行工艺定额修订；属外协厂管理不善造成亏损的，根据财务部规定的转让业务定价原则在采购价的基础上加上一定比例定价转让给外协厂。

3、S公司负库存原因分析与改善对策

1)负库存原因分析

塑料件、板材当天配送,帐务处理不及时；让步使用流程:不规范；缺料异常未专人 跟进；信息传达不到位:工单更改BOM表,但实物与BOM发放不一致；待处理仓和成品仓物料已退，成品已中转供应商,但帐务未处理；委外工单:本厂与外协厂来料混料，入库打错送货单。

2)负库存改善对策

要求供应商当天入库物料,当天帐务处理；各部门严格按让步使用流程进行处理；意见车间派专人跟进,及时报送缺料信息；物料员每天需按领料单发料,对出现的异常反馈相关人员,及时通知BOM管理员更改BOM；待处理仓和成品仓必需先开不合格品处理单或成品入库通知单,才做退货或成品中转流程；要求采购将外协厂的物料直接转卖给供应商,避免外协领料或入库工单；当天报送负库存,对相关部门进行考核。

三、总结

规范化的流程，严格的考核标准和监控系统，紧密的供需求关系链，一直是S公司发展的战略目标与前进的动力。委外加工作为其发展的必不可少的一部分，可以有效地降低成本、增强竞争优势，提高质量、效益和市场占有率,不断革新，使S公司不断发展壮大,在家电行业占有一席之地。

[1]刘晓红.家具企业委外加工流程与控制体系分析.中国人造板,2007;05

[2]刘晓红.浅析家具企业委外加工的成与败.中国人造板,2008;04