重点水利工程项目档案管理浅析

张春珍

（运城市水务局水利科研所，山西 运城 044000）

重点水利工程项目档案管理浅析

张春珍

（运城市水务局水利科研所，山西 运城 044000）

重点水利工程项目档案是工程活动的直接记录，真实、全面地反映了工程建设的全过程，是工程管理的重要依据和凭证。在认真总结近年来运城市重大水利工程项目档案管理工作经验、认真查找存在问题、深刻分析问题原因的基础上，对今后如何改进档案管理工作方法、提高管理水平进行了深入的研究和探讨，以期达到提升档案管理水平、提高档案管理效益的目的。

水利工程；技术档案；工程档案；档案管理

水利工程是人类为了满足自身生产生活需求，人为改变水的自然存在状态，控制和调配地下水和地表水，以充分利用水资源，科学抵御水灾害而建设的工程，是人类社会重要的生产生活活动。档案管理是人类对各类生产生活的相关资料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的活动。水利工程档案管理是水利工程建设与管理的重要组成部分，是在水利工程前期准备、工程实施、竣工验收等各个阶段中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是整个工程建设的缩影。重点水利工程档案既是水利工程项目建设活动的真实记录，又是管理、维修、改扩建的重要依据，也是国家、地方及建设管理单位工作档案的重要组成部分，做好重点水利工程档案管理工作，具有十分重要的历史意义和现实意义。

1 重点水利工程项目档案管理面临的形势

近年来，随着水利工程质量和运行管理工作的不断规范，重点水利工程档案管理工作有了较大提高，但是，与当前快速发展的工作需求相比，工程档案管理工作面临的形势依然严峻。主要原因有：一是重大水利工程档案管理任务更加繁重。近年来，气候异常引发的旱涝灾害使各地对水利工程蓄水防汛的调节功能引起重视，各地政府纷纷采取措施，加大水利工程投入，陆续开工了一批重点水利工程；2011年年初，中共中央、国务院下发的《关于加快水利改革发展的决定》，吹响了水利工程建设的进军号，促使各地一大批重大水利工程项目先后上马。由此预知，“十二五”时期的五年是我国重点水利工程大干快上的五年，今后的十年，是水利工程建设的黄金时期。各地如此大规模多批次水利工程“井喷式”涌现，必然为水利工程档案管理带来更加繁重的工作任务。二是政策调整对档案管理提出新的要求。随着我国改革开放的持续深入，各类重点工程项目在投资、管理、建设等方面的政策发生了一系列新的变化，这就对重点工程项目档案的收集、管理、归档、流向提出了新的要求。三是信息技术的全面推广给档案管理带来挑战。计算机、网络、电子邮件、图像文件、文本文件、硬盘、光盘等无纸化办公一经问世，由于其资料存储、传输和管理的方便快捷，立刻受到广大档案管理工作者的欢迎，越来越多的电子文档逐步开始代替传统的纸质文档，现代信息技术的广泛使用对传统档案管理模式冲击很大。综上所述，重点水利工程的任务加大、工程管理的政策调整和信息技术的大面积推广对做好重点水利工程的档案管理工作是一次全新的考验，档案管理面临的形势十分严峻。

2 重点水利工程项目档案管理存在问题及原因分析

重点水利工程建设项目档案管理工作是一项系统工程，工作浩繁，任务艰巨。实际工作中，由于管理人员频繁调整，档案流转程序衔接不好等各种原因，档案管理工作往往不能做到完整规范的收集、整理，档案的统计和有效利用更是无从谈起，致使不少工程项目的档案管理出现问题。主要表现在：一是管理人员素质偏低，专业人才缺乏。在重点水利工程建设中，档案人员一般都是新参加工作的同志，而且多数由工程技术人员兼职，他们缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生。档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的专业人员很少，熟悉档案法规和制度，熟练掌握网络技术、软件应用，并对档案进行科学开发再利用的专业人才更是奇缺。二是档案归档、移交程序不够规范。许多项目单位没有将重点水利工程文件的形成、积累、整理、归档纳入到工程建设管理人员的职责范围，档案移交流程不规范、手续不完备，造成档案遗失，或者需归档的资料分散在工程管理部门或技术人员手中无法及时收回，有的工程由于竣工时间长、人员流动快等原因，档案资料流失严重。三是档案管理“重开工前期准备，轻施工阶段完善”的问题较为严重。多数工程项目在立项、审批、开工、施工、分阶段验收和竣工验收等环节，对档案资料的收集、归档、管理都有严格的标准和要求，归档工作也比较规范。但工程一旦开工，文件材料的形成、积累、整理、归档制度往往被忽视，甚至遗忘。有的建设单位经常不按工程进度按时、按质、按量进行资料归档，致使施工文件材料零散，杂乱，不仅影响竣工验收档案资料的形成，甚至影响到工程质量监管和投产达效。四是档案质量不高现象普遍存在。从近年来运城市重大水利工程归档情况看，项目档案的质量存在诸多问题，如有的工程材料归档不齐全，工程安装设备调试的纸质材料和照片、声像等归档不到位；有的档案整理质量不达标，存在文件材料分类不科学、文件材料签字手续不完备现象；有的补充资料不完善，或没有标明修改依据，给工程进展带来困难。

出现这些问题的原因是多方面的，但归纳起来，主要有以下三个方面：一是思想重视不够。当前，一些水利工程管理单位由于长期存在“重建设、轻管理”的思想，对水利工程档案管理没有引起足够重视。有些工程项目领导认为，建设高标准、高效益的水利工程是建设和管理者的最终目的，档案管理搞的好不好不重要，没有认识到水利工程项目档案管理是项目建设和发挥管理效益的重要保证，缺乏管好用好重大水利工程档案的历史责任感。特别是在施工阶段，大多数单位由于没有将项目档案工作“五纳入”（纳入项目工程质量领导责任制、项目法人责任制、招投标、工程监理和合同管理制）落实到位，待工程竣工验收时才补充资料。这种管理方式致使工程项目档案的成套性、准确性、真实性得不到保证，从而影响到日后档案的提供和利用效率。二是档案管理制度滞后于水利工程项目管理体制。随着国家对建设管理体制改革的逐渐深入，水利工程建设项目管理体制发生了重大变化，相关制度逐步完善；政府职能转变，行政审批改革，部分规章的修订和规范性文件增减，使工程建设档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规没有及时做相应调整和修改，工程档案管理还没有纳入新的管理机制。三是机制不完善。目前，在档案管理方面虽然制定出台了许多规章制度，但执行不到位，对工程项目法人没有形成有效的管理和监督机制。特别是重大水利工程涉及到项目法人、项目设计、施工、监理等众多工程参建单位，档案收集、归档涉及面广，工作难度大，现有的运行机制很难起到约束作用。同时，档案管理部门在制度执行上也存在“软”的现象，加大了归档工作难度。

3 重点水利工程项目档案管理对策和建议

3.1 建立档案管理组织，健全档案管理网络

水利工程档案要实行统一管理，水利档案管理部门要设立专职档案管理人员负责本单位的档案管理工作，实行项目技术负责人负责制，由此形成一个档案资料共享，传递快捷、及时、通畅的三级档案管理网络。

3.2 抓好档案收集、保管、利用关键环节

重点工程档案涉及工程方方面面，贯穿于工程建设的全过程，无论是工程设计还是管理方面技术人员和施工人员对工程项目情况最了解，因此一组完整、准确、系统档案的形成，必须发挥全体人员的档案意识，全员参与档案收集，特别是项目建设初期，遵循项目建设和档案形成规律，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。在安全保管的基础上，加强档案人员与工程技术人员的联系，搞好档案收集整理衔接，积极提供有效服务，力求档案资料收集及时完整。

3.3 加大重点工程项目档案管理的资金投入

近年来，档案管理信息化水平提升较快，但现有水利工程大多数远离城市，信息化水平较低，给档案管理信息化建设造成较大的困难，但运用现代化技术手段进行项目档案信息管理和利用，是建设数字水利、现代水利的必然趋势，也是提高项目档案信息开发和利用质量的重要手段。因此，各项目单位要加强档案人才、设施等方面的资金投入，积极创造条件为项目档案信息化建设配备相关的设备，加快电子计算机终端网络的应用，逐步提供项目档案信息网络化服务，提高档案管理信息化水平。此外，在工程建设过程中，各水利工程项目单位要大力开发档案信息资料，使档案工作人员开发利用项目档案资源，提高档案管理效益。

3.4 加大档案人才培养力度，提高档案工作人员素质

水利工程档案的科学性、服务性和技术性很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。采取多种方式、多渠道加大档案管理人员的培训力度，不但要学习档案理论知识和专业技能，还要熟悉计算机应用、网络信息管理及水利工程知识，努力提高档案管理人员的整体素质，使档案管理人员切实担负起水利档案管理的重任。

3.5 严格执行档案管理制度

各水利工程项目单位要根据水利工程文件材料形成特点和相互间的有机联系，档案管理的法律法规，结合工程项目单位实际，制订出符合各自实际的档案资料分类标准，努力完善档案管理标准化制度，实现档案编制、收集、整理、编目、保管及提供利用的系统性、完整性、实用性、科学性，从而使水利工程档案管理步入科学化的发展轨道。

G271

A

1004-7042（2011）07-0041-02

张春珍（1962-），女，1996年毕业于陕西师范大学汉语言文学专业，副研究馆员。

2011-05-11；

2011-06-14