浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策

高文

(中国电力工程顾问集团西南电力设计院，四川成都 610021)

浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策

高文

(中国电力工程顾问集团西南电力设计院，四川成都 610021)

随着信息技术的飞速发展，当前档案管理工作已经进入了电子化、网络化的新发展阶段，各类档案不再以单一的纸质形式存在，而是以磁、电、光等介质为信息载体形成了所谓的电子文件档案。电子档案优缺点并存，对电子文件档案的科学管理已成为一个全社会面临的、急待解决的重要课题。浅析了当前电子档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出了解决的措施和建议。

电子档案管理;问题及对策;信息安全

随着信息技术的飞速发展，当前档案管理工作已经进入了电子化、网络化的新发展阶段，各类档案不再以单一的纸质形式存在，而是以磁、电、光等介质为信息载体形成了所谓的电子文件档案。《电子文件归档与管理规范》对电子文件的定义为:电子文件是在数字设备及环境中生成，以代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。主要分为字(表)处理文件、数据库文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件以及命令文件7种类型。

与传统的纸质档案相比，电子档案具有接收方便、归档及时齐全、信息存储密度高、多种信息媒体集成、便于统一管理、可以实现共享等特性，但同时也存在信息易被更改、数据易丢失、存储介质材料易破坏、对计算机软硬件环境依赖性强等缺陷。因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全社会面临的、急待解决的重要课题。笔者浅析了当前电子档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出了解决的措施和建议。

1 电子档案管理中存在的问题

与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，还属于新兴事物。工作实际中，虽然其在储存空间占用、相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其的认识、利用中仍存在一些突出的问题。

1.1 对电子档案管理的重视程度不够，思维方式观念陈旧

对电子档案的重视不足，主要是由于长期以来部分领导干部对档案工作的认识存在误区造成的。在一些部门和单位，少数领导干部错误地认为档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不会对部门或单位的发展起到实质性的作用。所以，他们很少关心档案工作，对刚刚出现不久的电子档案管理自然存在重视程度不够的现象。与此同时，一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题。他们没有及时意识到，由于工作环境和工作对象的变化，电子档案管理和传统档案管理具有很大的区别，需要及时在思维观念上进行调整和适应。相反，由于受封闭、守旧的档案管理观念的影响，他们对档案管理电子化、网络化的重要性认识不足，产生了“抗拒”心理，使档案管理电子化、信息化建设受到一定的影响。

1.2 对电子档案管理的范围不够明确，档案管理存在漏洞

电子档案的特点是量大却没有物质化，它们必须依靠计算机系统才能够得到体现。在电子档案的管理工作中，虽然规定了重要的系统、数据、文档等应定期备份，但对究竟哪些系统、文件等必须以硬盘介质形式保管、如何形成介质档案、以什么介质保存等问题并没有明确的规定。另外，在电子档案的管理中，还存在电子档案保存不连续、不完整等问题，且在电子档案管理中还存在一定的漏洞。当前，电子档案的存储主要使用的是U盘、光盘、移动硬盘等介质，并没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿，电子档案随意放置的现象较为普遍，而且计算机数据档案尚缺乏防止拷贝的技术措施，也未将其列入检查内容，从而在一定程度上影响了电子档案的管理，形成管理上的漏洞。

1.3 对电子档案管理的安全性估计过高，对其忽略了利用中的潜在问题

当前，大部分从事电子档案管理工作的人员对电子档案的安全性都不同程度地存在估计过高的问题。实际上，随着全球化、信息化和网络化时代的到来，电子档案在发送、接收、保管、归档时面临着病毒的入侵，同时也存在被窃听、泄密、篡改和伪造的可能性。可见，电子文件档案存储的信息并不是完全安全的。与此同时，电子档案在利用过程中也存在不少潜在的问题。电子档案的利用与纸质档案的利用相比，最显著的特点是迅速快捷，可以通过计算机平台或计算机网络平台很方便地实现读取信息。然而，由于电子档案易于被修改的特点，在电子档案利用的过程中可能会带来相关信息被改动或被覆盖，从而造成电子档案原稿的破坏。此外，电子档案易于被修改的特点，亦使档案保管部门在电子档案利用之后进行检验时，很难对电子档案的原始性与完整性进行认定。

2 加强电子档案管理的建议及若干措施

电子档案管理与传统档案管理相比，在管理方式、管理内容上都有很大的不同。针对电子档案管理的特点，档案工作者应该学会适应新的工作环境，探索和建立一套与电子档案特点相适应的管理制度和运行机制。笔者结合实际工作经验提出的具体建议和措施主要有以下几部分。

2.1 加强电子档案的整理，建立健全电子档案管理制度

电子档案作为一种具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料，在形成以后应该对其进行整理。传统档案的整理主要是对案卷的整理，而电子档案整理的主要任务是对各类磁介质的整理，即对接收来的各类电子文件进行分类、编目并制作备份，以方便查找和使用。在对电子档案进行整理的同时，还应根据档案管理的相关规定、电子档案管理的特点以及本单位本部门的实际情况，建立健全电子档案管理制度，从制度上规范电子档案管理。具体要做到对电子档案的形成、归档、利用、鉴定等一系列工作环节进行相应制度的建设，并在制定电子档案管理制度的同时建立电子档案管理各工作环节的责任人制度，注意工作流程要符合本单位档案工作的实际情况，从而实现对电子档案的动态管理。

2.2 提高工作人员的素质，加强对档案管理人员的培养

档案工作者要有维护档案安全的强烈意识和高度责任感，认真履行自己的岗位职责，除恪守传统档案时代的热情、周到、主动、公正、保密等职业道德规范外，还需赋予新的内容，在电子档案提供证据、证明、数据、材料等方面，要通过扎实的工作、切实有效的措施和高度负责的态度，继续维护档案部门的公正性、权威性;继续保持廉洁的工作作风，不利用计算机网络、软件等公用设备为已谋私，为用户提供最可靠的原始凭证材料。要切实搞好自身建设，努力使自己成为既掌握计算机知识技能，又懂得档案管理业务的复合型人才。与此同时，档案部门要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作;另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

2.3 加强硬件系统的管理，采取切实可行的信息保护措施

在电子档案的管理工作中，应加强对硬件系统的管理。存储设备应选择性能稳定、功能齐全的硬件，并完善设备的保管设施和环境，保证适宜的温、湿度，同时还要强化防磁设施的完善和维护，采用多种方式介质备份，如双机数据热备份、定期冷备份、异地备份、磁带备份、光盘备份等，以满足电子档案长期保存的需要。另外，要高度重视电子档案数据的原始性和真实性。电子档案上网后，必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改。

3 结语

按照笔者所提出的加强电子档案管理的建议及措施，可以解决文中所述电子档案管理中存在的问题。但是，问题的关键还是领导的重视，只有主管领导重视，下大力气抓，问题就能迎刃而解。总之，对于电子档案的管理，应当不断改进现代化管理手段，努力提升档案的安全保护水平。

(责任编辑:李燕辉)

G250.76;G270.71;G271

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1001-2184(2011)06-0166-02

2011-07-18

高文(1965-)，女，河北故城人，科长，馆员，从事电力工程科技档案管理工作.