高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培养初探

张 宁

(宿迁学院 机电工程系，江苏宿迁223800)

高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培养初探

张 宁

(宿迁学院 机电工程系，江苏宿迁223800)

高校教学院系办公室是学院工作的窗口，行政秘书作为办公室的主要成员，发挥着越来越重要的作用。因此，强化行政秘书服务意识，加强行政秘书能力培养，在促进和谐校园建设中具有重要的意义。

行政秘书;服务意识;能力培养

引言

高校教学院系是从事教学、科研、管理等工作的相对独立的单位。教学院系办公室是学院工作的窗口，行政秘书工作是专门负责处理办公室综合事务的岗位。既是院系行政管理层的参谋和助手，也是师生员工间的桥梁和纽带，肩负着沟通上下、协调左右、联络内外的责任，对学院的发展和建设起着重要作用。行政秘书作为办公室的重要成员，在处理日常行政事务时，应以服务广大师生为宗旨，脚踏实地办事，充分调动自己的积极性，培养个人综合能力，提高办事效率。

一、行政秘书必须具备的服务意识

高校行政秘书应当树立良好的服务意识。不仅要做好领导交办的工作，当好参谋和助手，更要加强预见性，增强主动性，做好对系部广大师生的管理服务工作。除了要尽职尽责、细心周到、积极主动地完成各项任务外，还要树立“以人为本”的现代管理思想，努力提高服务的质量和效率。只有为师生提供优质、高效的服务，才能树立起工作的权威。同时，行政秘书应始终贯彻“服务第一”的理念，以服务行业专业人员的标准来要求自己，端正自己的服务态度，提高服务效率及服务质量。

1.服务于领导

为领导服务，当好参谋和助手。行政秘书要善于领会领导的工作意图，积极适应领导的工作思路，要理顺工作关系，分清“轻、重、缓、急”，井然有序地做好工作。同时要变被动服务为主动服务，要主动掌握学校及系部的相关信息，进行分析、比较整理并及时准确地向系领导汇报，为系领导决策提供依据，当好领导的参谋和助手。

2.服务于教师

为教师服务，做好后勤保障工作。教师在高校承担着教书育人的工作，行政秘书要牢固树立全心全意为教师服务的思想，妥善处理好与教师的关系，及时传达学校的有关教学和科研信息。建立健全教师业务档案，在职称晋升、年度考核、教师培训、课题申报、财务报销、岗位变动等与教师密切相关的方面提供帮助。教师遇到问题到系办公室询问时，应积极为教师工作提供便利，态度要真诚，自己不能解决的要及时向相关部门反映。要善于与教师沟通，做好对他们的后勤服务工作。

3.服务于学生

为学生服务，拓展服务育人功能。行政秘书虽然大都没有担负教学具体工作，但是也承担育人责任。行政秘书要牢固树立为学生服务的思想，对学生关心的问题，要耐心地给予解答。如在学位授予、评奖评优、处分、学分等问题上一定要做到有据可循，有章可依，切不可含混敷衍。对学习和生活有困难的学生，积极组织师生结对帮扶，给他们以理解和关怀，真诚地帮助他们，促使学生在思想上逐渐成熟，学业上有所进步。用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地影响学生，教育学生。

4.服务于其他部门

为部门服务，协调处理好各方关系。行政秘书的一项重要工作就是搞好综合协调。系部工作的顺利开展，离不开其他部门的协作，这就要求行政秘书要树立“全院一盘棋”的思想，对于院办、人事处、教务处、科技处、学生处、后勤处、保卫处、工会等部门交办的工作要积极主动地给予配合，并在最短的时间内出色地完成任务。在协调工作中坚持“四个原则”:系部服从学院的原则、局部服从全局的原则、依法依规的原则、平等协商的原则，做到“四个为先”:坚持原则为先、真诚相待为先、思想交流为先、人际沟通为先［1］。

5.服务于来宾

为来访者服务，树立院系形象。院系办公室除了为本系的师生服务外，还时常有其他院系及部门甚至外单位的人来此咨询、访问、联系工作等。对这些来访者，行政秘书要热情地接待、妥善地安排或转告，不敷衍，不搪塞，主动、细致地介绍对方咨询的各种情况，妥善处理有关要求。办公室素有学校“窗口”之称，是信访、接待、服务、内外联系的文明窗口，而行政秘书则是学院的“名片”，其工作态度和作风直接影响到系部甚至整个学院的形象。

二、行政秘书的能力培养

1.培养表达能力

表达能力包括文字表达和语言表达两个方面。文字表达是办公室工作的基本功，也是“看家本领”，它是一种“思维描述”和“信息传递”的活动，也是把领导的意图、学校的决策变成有形的公文，传递下达，变成各部门和师生的行动，最终实现管理目标和效益［2］。语言表达能力也是办公室人员一项非常重要的基本功，无论是传达还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力。这就要求高校行政秘书在平时的工作中要善于积累，勤学多练，不断丰富写作知识。要学会简明扼要地向领导汇报工作、向教师传达各项通知，努力培养和提高表达能力，进而提高工作效率。

2.培养独立工作能力

面对突如其来的事务，行政秘书要具备很强的独立工作能力，包括计划能力和多谋善断的能力。在管理工作中要多谋善断，所谓善断，就是指能够从多种主意中选择出最好的主意来，能从多种办法中选择出最佳的办法来，并坚持果断地去实行它［3］。同时，还要勤于思考，不断总结处理事务的新经验和新办法。虽然院系办公室管理工作门类众多，任务繁重，但只要能充分发挥行政秘书的主观能动作用，提高其独立工作的能力，就能起到独当一面的作用。

3.培养沟通协调能力

沟通协调是办公室岗位的基本要求和职能，是衡量办公室管理工作效率高低、效果好坏的尺子，也是对办公室人员的重要要求。秘书协调是领导工作的补充和延伸，是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程［4］。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必须具备较强的沟通协调能力。行政秘书要善于与各方面沟通，对内协调与领导、师生的关系;对外协调与上级职能部门、兄弟院校、合作单位等的关系。及时准确地沟通信息，消除矛盾，融洽关系，调动一切积极因素，努力为学院和系部的教学和科研等各项工作创造一个宽松和谐、协作有序的良好工作环境。

4.培养自我控制能力

行政秘书在处理临时、紧急而且烦琐的事务时极易产生烦躁情绪，这就要求在平时的工作中培养自我控制能力，它是处理好各方面人际关系的基础。要处理好人际关系，首先要正确认识自己，多一点自励，少一点自负。不仅要听正面意见，更要听反面意见。其次要正确对待他人，虚怀若谷，宽厚待人，以人之长补己之短。在工作中要沉着冷静、宽容大度，善于控制自己的感情，和善友好地与人共事。热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。在与领导、同事及校外人员接触时，要把握好分寸，处理好关系。行政秘书应具备良好的心理素质，以宽松平和的心态对待工作中的任何事情，始终以充沛的精力开展工作，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要自觉地遵守办公制度，自觉地按章办事，客观公正地分析和解决问题，正确地处理好工作中的各种矛盾，以一种更加和谐的姿态，更加平和的心态，更加平静的情绪来为系部服务。

5.培养现代办公能力

操作现代化办公设备的能力与技术 ，是提高工作质量和效率的必备条件。行政秘书的操作能力主要是指对办公设备的运用，包括计算机、复印机、打印机、传真机、扫描仪、投影仪、数码相机等。这些设备的使用能有效地保证工作质量和准确性，还能提高工作效率。

要熟练使用办公自动化软件，由于办公室秘书在工作过程中要接触许多文字工作，如报表、统计数据、拟制文件等，这就要求行政秘书要熟练运用计算机进行加工处理和存储，还要做到及时查询、分析、修改。加强信息管理，将处理过的各种统计数据进行科学有效的分析，真正做到随取随用，达到快速、准确、方便的目的。充分利用办公自动化系统安排好会务，由于会务工作的安排较为复杂，千头万绪，所以秘书安排会议常常力不从心，这就要充分利用办公自动化系统统筹安排会议时间、地点和人员等。充分利用现代办公技术手段如QQ群、手机网络平台，及时通知参会人员，真正做到方便快捷。

结语

总之，随着我国高校教育改革的不断发展，高校管理也日趋成熟，行政秘书作为一支正在发展的队伍还有待于进一步提高与完善。行政秘书一方面应时刻以学院和系部的整体利益为中心，始终贯彻服务的理念，踏踏实实、兢兢业业做好本职工作。另一方面还应该加强学习，提高业务能力，增强个人素质，只有这样才能拥有更大的发展空间，为新时期学院发展提供更优质的服务。

［1］周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作［J］.秘书工作，2009，(1.).

［2］赵小林.优化高校办公室管理的有效途径［J］.武汉科技学院学报，2004，(12).

［3］夏文.新时期高校行政秘书素质研究［J］.世纪桥，2007，(12).

［4］王翔.高校行政秘书的角色意识［J］.文教资料，2009，(8).

G647

A

1001－7836(201.)10－0201－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.078

201.－07－15

张宁(1982－)，女，江苏泗洪人，办公室行政秘书，研究实习员。