人事档案管理工作现状的分析与对策

罗志超

(黑龙江省教育学院，哈尔滨150080)

人事档案管理工作现状的分析与对策

罗志超

(黑龙江省教育学院，哈尔滨150080)

针对人事档案管理现状，着重探讨如何做好人事档案管理工作，充分发挥其在人事管理、优化人力资源配置方面举足轻重的作用。探讨档案管理中的法律建设、档案管理队伍的建设、服务理念的转换和档案管理理念信息化等问题。通过加强上述工作，可以更好地发挥人事档案在管理和决策中的作用。

人力资源;人事档案;档案管理

随着各单位事业改革、不断创新和发展，其人力资源部门的工作职能水平也面临更高标准的挑战。能够真实有效地提供各类人才信息和用人依据，莫过于人事档案。因此，管理和利用好人事档案意义重大。人事档案为单位合理选拔人才、使用人才、培养人才提供了真实可靠的依据，为促进人才合理配置、合理使用和有的放矢的培养，加强人才队伍建设，维护单位和谐稳定，服务单位发展大局起着重要作用。如何充分发挥人事档案的资源优势，使其更好地为单位的发展建设服务，更好地为专业技术人员服务，成为一个单位人事档案管理人员值得深思的问题。

一、人事档案管理的现状及不足

(一)人事档案管理意识相对淡薄

对人事档案信息开发和利用的重要性认识不足。仅仅停留在对档案管理存放，一般应付的思想观念上。认为使用人才重在现实表现，干部人事档案没有多大作用，在实际工作中不够重视，只要“守好摊”不丢失，能应付外调，查档就行，归档意识和利用意识比较淡薄，这直接影响了档案管理工作。不能及时地把各种进修培训、工作业绩、工作实践等德、能、勤、绩方面的动态信息进行补充、归档，造成人事档案不齐全。部分人事档案陈旧，只有干部履历、本人及其家属政治情况、入党、入团志愿书、个人组织鉴定、工资变动情况等，忽视了人事档案是人才开发的有效依据，不能全面地反映工作人员真实历史和现状，造成人档分离的普遍现象。

(二)人事档案管理方式手段相对落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。随着计算机软件技术不断成熟，档案管理已逐步向电子化、数字化的方向发展，大大提高了档案的科学化管理水平和工作效率。部分单位人事档案管理在计算机应用方面相对滞后，没有进行信息录入，未建立人事档案数据库进行检索、分析、利用。存放人事档案的库房结构、设置不合理，损毁、丢失和涂改人事档案的现象呈上升趋势。有些档案材料纸不合规格，填写过于简单或不规范，干部档案混乱，材料来源不明，缺少附注，个别档案因归档不及时造成残缺不全，直接影响了人事档案的规范性、系统性。按目前规定，人事档案的归档范围过于狭窄，许多直接有关当事人生活与工作情况的信息没有纳入人事档案收集的范围，难以发挥人事档案在“知人善任”决策中的作用，从某种程度上讲，失去了人事档案应有的利用价值。现有的查阅规定:“未经组织同意，任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”为档案当事人设置了利用障碍。利用人事档案需要协调一个或多个不同的部门才能完成，在提供档案利用方面受到一定的制约，无形中造成了人事档案利用率不高，档案存在价值得不到应有的体现。

(三)人事档案管理者主动服务意识不强

人事档案管理普遍存在“重管理、轻利用”的现象，沿袭着传统的工作模式，对材料收集缺乏主动性和及时性，被动地提供档案资料，忽略了人事档案的动态规律，忽略了应着重体现工作人员的专业技术水平，没有树立起开发利用档案信息，为领导提供系统材料和决策依据的意识，也就不能全面地反映工作人员的真实历史和现状。人事档案形成材料的部门不同，难以统一规范地管理。

(四)人事档案管理方式相对落后

人事档案是一项专业性、政治性、原则性、机密性很强的工作，需要专人管理和单独存放。人事档案材料份数多，资料复杂，整理过程工作量很大。目前各单位人事档案主要为纸质的文本材料，以一人一卷的形式进行存放，整理、检索等工作主要是以人工手工操作来完成，致使人事档案材料归档整理工作繁重而缓慢，检索速度和利用速度受到一定的影响。这种传统的档案管理方式阻碍了社会快速发展时期对大量人才信息的需求，阻碍了社会的发展和进步。因此，人事档案现代化、信息化、网络化管理方式势在必行。

二、提高人事档案规范化管理水平的措施

随着社会的不断进步，各单位人员的构成出现了多元化的趋势，如何在人事档案管理出现新情况、新问题的情况下，不断提高规范化管理水平，成为单位人事档案管理工作的新课题和新任务。

(一)增强对人事档案管理重要性的认识

人才也是生产力，人才信息库为社会的发展起了重要的作用。人事档案是一个单位人才资源的信息库，为单位合理使用人才、合理配置人才提供了重要依据，是单位的无价之宝。以人力资源信息为基础，通过深层次的开发和利用，将封闭式管理变为开放式管理，能及时地、准确地为单位决策层、执行层提供大量的人才信息，更好地服务于行政管理、教学和科研工作，搞好单位人才资源开发与人事档案管理关系到单位的前途和持续发展。

(二)多举措实现人事档案规范化管理

严格鉴别，收集材料到位，按照《干部人事档案材料收集归档制度》的收集归档范围，采取经常性收集、定期收集和集中收集相结合的办法，及时收集新形成的人事档案材料。认真清查个人档案，对档案缺少材料进行登记，做好干部人事档案材料的补充、转递工作，力争做到每卷档案材料齐全完整。对干部人事档案材料和零散材料逐份审查，准确鉴别。整理材料，标准到位。

(三)不断丰富人事档案的信息内容，提高人事档案的利用价值

人事档案真实地记载和反映了一个人的德、能、勤、绩，人事档案是人力资源的合理分配、合理利用的重要信息依据。丰富的人事档案的信息内容是提高人事档案的利用价值的基础和前提。对专业技术人员的管理，特别是职称评聘、干部选拔等方面有着重要的意义。

(四)实现人事档案信息化管理，发挥人事档案的信息功能

建立人力资源信息化系统是实施人事档案信息化管理的基础，是实现单位行政管理一体化的根本条件，人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的依据，是人事档案提供利用、提供服务的有效生命。实现人事档案信息化管理，建立计算机网络分系统，能使人事档案中的不同信息，充分利用，达到一方收集，多方共享的效果，提高了行政管理部门的工作效能。

(五)提高档案工作人员的业务素质

通过参加培训班，参观学习和实际操作等多渠道、多层次、多形式来开拓档案工作人员视野，拓宽知识面，提升档案工作者思想、业务和综合能力水平，使他们成为熟悉单位管理、医疗、教学、科研等工作复合型人才，以适应人事档案现代化建设的需要。制定切实可行的档案工作量化管理细则，并以此作为个人年度考核、升职、评优评先的条件之一。单位人事档案收集了大批的人力资源信息，是单位的宝贵财富，在实现人事档案规范化管理的基础上，充分利用人事档案这一人才信息资源，建好单位现代化的人才库，将为提升单位的整体水平，促进单位的发展建设，作出不可估量的贡献。

三、几点思考

标准化的档案材料管理模式主要是努力构建一种科学的干部档案标准体系，使该体系组成的各类标准达到结构合理、要素优化、整体性强功能明确、系统效应最佳的要求，是现代化人事档案建设的基础。

1.组织管理标准化。标准化的组织管理主要包括以下四个方面衡量:(1)管理职责明确。明确档案工作的领导，统一思想;明确档案工作岗位的职责，严格要求;明确制度文件和实施办法，重视档案工作人员的学习。(2)人员配置优化。建立扁平式的人员管理网络，即:配备专职的档案管理人员和兼职的档案管理联络员相结合，统一领导，分工协作;择优挑选档案管理工作人员，对学历、政治面貌、工作业绩等设置标准化要求。(3)管理制度完善。健全查借阅制度、收集补充制度鉴别归档制度、传递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度，并在档案室适当位置悬挂;完善档案管理的具体措施和手段，制定相关的规章制度和实施细则。(4)检查考核健全。定期对本系统及管辖单位的档案业务开展检查、督促、交流活动;开展业务培训和工作指导，了解本系统档案工作情况。

2.工作流程标准化。标准化的工作流程主要是在档案材料的整理、借阅、转递、保管这四个环节设置标准化的要求，提高案卷质量。(1)规范档案整理。明确档案材料的归档范围和收集渠道，严格分类标准、技术加工和编目装订的要求，实现档案整理标准的流水化作业。(2)规范借阅流程。明确干部档案的借阅制度、可查阅的内容范围，对档案借阅情况实行严格的登记制度，确保档案的安全。(3)规范转递手续。明确干部档案的转递的途径、载体以及必须履行的交接程序，规范手续。(4)规范档案保管。根据干部档案保管要求配备人员专门负责保管，明确档案存放示意图，坚持侧记库房的温湿度，定期检查，对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

四、结语

总之，单位事业的发展离不开人事档案管理工作的有力支持。作为提供人才信息来源和重要载体的人事档案管理工作必须与时俱进，以挖掘利用人才为目标，以创新、发展为手段，不断推动人力资源的最优化配置，早日实现人力资源优势，促进单位事业的繁荣发展。

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1001－7836(2011)03－0198－02

10．3969/j．issn．1001 －7836．2011．03．077

2010－08－20

罗志超(1979－)，男，黑龙江哈尔滨人，人事处科员，从事干部人事档案管理研究。

(责任编辑:陈 树)