浅议新形势下高校人事工资档案的信息化管理

高亚光，高 岩

（延安大学，陕西 延安 716000）

浅议新形势下高校人事工资档案的信息化管理

高亚光，高 岩

（延安大学，陕西 延安 716000）

人事工资档案是高校人事部门对人力资源管理的重要来源，新形势下，高校人事档案的信息化管理显得尤为重要，这对高校人事工资档案的管理提出了新的要求。

高校；人事工资档案；信息化

人事档案工作是高校组织人事工作的重要组成部分，在高校人事管理工作中查阅人事档案已成为考察、任免、调动、工资调整等工作中不可省略的重要程序，更是搞好高校人事工资管理的基础。随着近几年高校工资业务量的增加和信息化的加强，为逐步实现高校人事工资档案的现代化的管理，应当尽快实施工资档案信息化。

一、工资档案信息化的重要意义

工资作为个人的劳动所获，它体现了社会主义按劳分配的原则，而工资档案作为个人工资情况的原始记录，既能反映一个人的收入变化情况，又能从另一个侧面反映社会经济发展程度、国民生产能力增长水平，因此管理好工资档案具有重要的意义。在高校中，由于人员的构成比较复杂，既有教师、员工、又有行政人员，还有一大批临时工作人员，由于他们的工资结构不同，所以形成的工资档案的内容也就各不相同。工资档案是人事档案的重要组成部分，是核定教职员工职称职务变化后在收入分配上的基本体现。工资档案与人事档案中其他内容最大区别在于它的数字化。在信息化高度发达的今天，以工资档案为突破口，实现工资档案的数字化管理，进而推进人事档案的数字化管理，是高校管理现代化的标志之一。

1.现行的高校工资结构要求工资档案必须信息化

现行的高校工资制度，主要由由岗位工资、薪级工资、绩效工资和津贴及补贴四部分组成。高校工资的构成具有复杂性，其中，岗位工资和薪级工资为基本工资，此外，绩效工资取代了以前的岗位津贴发放制度，随基本工资按月发放；在国家规定的工资外，又增加了地方政府规定的津贴及补贴和本单位的一些创收，如：课时费、辅导员津贴、科研津贴、各种奖励津贴等，工资发放项目繁多，办法各具特色。高校工资结构的复杂性导致工资管理耗时耗力，加上大量的测算、数据分析，填报各种表格，各种代扣代缴等，基础性工作很多，需要投入相当大的人力和物力。而工资档案信息化可把每个人的工资情况输入到相应的计算机软件或Excel表格等，利用软件来完成一些数据的测算、转换、表格的自动生成等工作，可减少大量的手工劳动，提高工作效率，减少差错。特别是在正常的工资普调、晋升薪级等工作中，信息化管理的优势非常明显。近几年，高校的规模不断扩大，教职员工队伍不断增加，每月涉及的工资数据多达数十万，如果没有建立工资档案信息化管理系统，日常的工资管理和工资档案业务是无法想象的。

2.工资数据的严谨性和准确性要求工资档案必须信息化

工资关系到每位教职工的切身利益，工资靠数字说话，数字枯燥而且抽象，要得到正确的工资记录，必须保证采集到的每一个相关信息都准确无误。如：每位教职工的参加工作时间、工龄、学龄、现职称职务任职时间、上一级职称职务任职时间、有无间断工龄、考核情况等，都会关系到工资数据的准确性，所以工资档案信息显得尤为重要。差之毫厘，谬以千里，既会影响教职员工工作的积极性，也将影响国家工资政策的贯彻实施。保证教职员工工资每月准确、及时、足额发放，是对核算工资人员的基本要求。要达到这个要求就必须有准确无误的工资档案信息做强有力的支撑。

3.工资档案是高校人事档案中重要的组成部分要求工资档案必须信息化

人事工资档案资料是人事工作中尤其是人事档案工作中重要的一环，也是人事管理工作成果的体现之一。它包括了所有教职工每个人从参加工作起从定级工资到历次工资变动的档案资料，是对个人人事工资历史地，全面地、公正合理地记录的凭证和依据。这些包含了个人人事工资档案的历史数据，是进入人事工资历史的手段，可以解决因工资改革带来的人事查档的繁琐，提高调整工资的准确性。而工资档案的信息化，可以更加准确、高效的记录每个人的工资变化情况，更好地促进人事档案的信息化和人事工作的公正性、透明性和严谨性。

二、实行工资档案信息化与传统的工资档案的优势

1.高校工资档案信息化，有利于对收入分配制度的监管和调整。现行高校工资制度的重要特征是人员管理由身份管理向岗位管理过渡，在什么岗位，拿什么工资。实行高校工资档案信息化，可使上级部门更加准确、及时的了解高校系统的收入分配制度，为下一步深化高校分配制度改革和人事制度改革提供可靠的依据。

2.高校工资档案信息化，避免了传统手工抄写出现的失误，而且提高了工作效率，节约了人力资源，降低了工作成本，最大程度的实行了人力资源的优化配置。

3.高校工资档案信息化，所产生的纸质工资档案格式统一、美观整洁，与传统的纸质档案相比保存年限更长，更利于保存，除了在信息输入时需要利用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的使用寿命。工作人员和利用者还可以方便地通过计算机和网络在档案室以外的地方查阅利用工资档案基本信息。

三、实行工资档案信息化的主要措施

1.建立统一的工资档案信息管理软件

目前，由于高校工资档案信息化还处于初级阶段，而且高校的工资发放受教育厅、人社厅、财政厅等主管部门的管理与制约，各个部门为了便于管理，各自都开发了不同形式的工资管理软件，以我校为例，就有工资统发系统，财政人员供养系统，人员台账系统，离退休人员工资发放软件，还有为了便于管理自行研发的工资发放系统等，这就必然导致工资系统的多头管理，怎样变多头管理为统一管理，是目前亟待解决的问题。工资档案信息化旨在提高工作效率，减轻工作人员的劳动强度，事实上，多头系统之间数据无法转换，造成人力、财力、物力的严重浪费，这就要求上级主管部门统筹协调，兼顾各个处、室的管理职能，建立一个通用的多功能的事业单位工资档案信息管理系统[1]。

2.提高管理水平，加强信息开发

人事工资档案信息量大，覆盖面广，所以如何加强信息开发，提高人事管理水平，就显得尤为关键。所以一方面要适当配备高水平的计算机专业人才管理人事档案，实现信息化管理，建立人事工资档案信息库；另一方面加强人事档案管理人员的信息化培训，提高管理人员现代化水平，避免“档案人”管档案现象，提高人事档案的准确率和完整率[2]。

3.加强制度建设，保证工资档案信息化安全

传统纸质工资档案只要防护措施得当，就可以非常稳定地永久保存。相较传统的纸质工资档案，工资档案信息数据库由于存在内容的可变性，内容和载体的可分离性、可复制性等特点，使工资档案的原始记录性难以把握。因此，必须强化工资档案信息管理系统的管理规定：（1）强化专人负责制，工资档案电脑专用制，在系统管理上应对人员管理权限进行严格控制，管理工资档案电脑要专用，实施加密保护。（2）实施双归档制度，在建立工资档案数据库的同时，要打印出个人工资档案归档。（3）建立定期检测和维护制度，做到按时、定期拷贝，并形成制度，以确保工资档案信息管理系统的完整性和安全性。

总之，高校要积极创造条件，进一步实现人事工资档案的信息化，探索新形势下的工资档案信息化，为人事制度改革和分配制度改革提供准确、可靠的信息支持，加强高校人事工作的信息化进程。

[1] 吕利萍. 从 2006年工资改革谈高校工资档案的信息化管理[J].兰台世界，2007.

[2] 汪水英. 从工资改革看高校工资档案的开发利用[J]. 四川档案，2007.

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2011-06-02