Excel表在财会中的应用

张玉江

（冷水江广播电视大学，湖南 冷水江 417500）

Excel表在财会中的应用

张玉江

（冷水江广播电视大学，湖南 冷水江 417500）

在具体会计电算化实践中，Excel表格的应用主要体现在函数计算应用、公式复制应用、数据链接应用、图表制作应用等几个方面。财会人员熟练地掌握Excel表在财会中的应用的技巧，有利于提高会计工作质量和工作效率。

会计电算化；函数计算；公式复制；数据链接；图表制作

随着会计准则的改革和国际化趋同发展，会计核算数据日益复杂，从传统的满足企业外部需要逐渐向适应内部管理发展。还要求提供更为及时和具有一定预测性的财务数据。在这种情况下，利用Excel的数据处理功能，可以帮助会计人员处理日益复杂的会计核算数据，提高工作效率。本文根据目前会计工作的实际需要，介绍Excel表的部分实用功能，并通过实例说明它在财会工作中运用。

一、函数计算应用

Excel提供了许多的常用函数及财务函数，有针对性地利用函数计算有利于提高计算和分析准确性、及时性。

1、利用函数计提折旧。固定资产折旧的方法有：直线法、年数总和法、双倍余额递减法；这些折旧方法在Excel中都有相应的函数。直线法（SLN）是： 资产原值、残值、使用年限。年数总额法（SYD）是：资产原值、残值、使用年限、折旧期次。双倍余额递减法（DDB）是：资产原值、残值、使用年限、折旧期次。

例题1B公司一生产线，固定资产原值860万元，预计使用期5年，净残值60万。要求分别三种折旧法计算出各年的折旧额。

⑴ 年数总和法（SYD）计算说明，第1年折旧，在B5单元格输入函数公式：“=SYD（8600000，600000，6，1）”，回车得：2285714.29元。第2年折旧, 在B6单元格输入函数公式：“=SYD（8600000，600000，6，2）”，回车得：1904761.9元 （公式中只有折旧期次变化,其他参数不变）。以后各期依此类推。

⑵ 双倍余额递减法（DDB）计算说明，第1年折旧，在C5单元格输入函数公式：“=DDB（8600000，600000，6，1）”，回车得：2866666.67元。第2年折旧, 在C6单元格输入函数公式：“=DDB（8600000，600000，6，2）”，回车得：1911111.11元 （公式中只有折旧期次变化,其他参数不变）。以后各期依此类推。值得注意的是，采用双倍余额递减计提折旧时，当当期折旧额少于直线法折旧额时，应改为直线法计提折旧。

同理，可以计算出直线法的各期折旧额。具体见（表1）。

2、利用函数求和及平均数。Excel函数很多，但运用最多的是求和 （SUM）与平均值（AVERAGE）函数等，在日常的会计工作中，经常会遇到多个数据求和或求平均值的问题。在手工情况下，计算比较麻烦且容易出错。但借助Excel就可以快速而又准确的求解。

例题2A公司有员工100人，准备发放2011年5月份工资，要求：利用Excel 表求出该公司本月的合计工资和人平工资。

解：在Excel表“合计工资”的单元格B101中输入函数公式“=SUM（B1∶B100）”，回车后结果为28600；在“人平工资”单元格的 B102中输入函数公式“=AVERAGE（B1∶B100）”，回车后得到结果为2480。如表2。可见，汇总或求均值的数据越多，越省力。

表1 固定资产折旧计算表

表2 职工工资汇总表

3、利用函数开展投资分析。在投资决策中，作为投资方案优劣评估尺度的指标主要有：净现值、内部报酬率等。在手工条件下，这些指标的计算非常麻烦，而利用Excel来计算就是它变得简化多了。

二、公式复制应用

从上述函数计算中，我们知道一个公式可能在多个地方使用，为避免公式的重复输入，Excel的复制工具提供了解决方法，它可以把公式从工作表的一个位置复制到另外任何需要的位置；且在此过程中，Excel会根据公式最终所处的位置自动调整其中的单元格地址。当引用某一个单元格时，既可以用格内的数值，又可用其地址来表示。但是，如果要使用公式复制功能，在公式中必须引用地址来表示单元格，因为在复制过程中，数值是始终不变的，只有地址才能作相应改变。

例题3承接例1的资料。要求，运用复制程序编制三种固定资产折旧方法各期的折旧公式。

⑴ 年数总和法计提折旧的公式复制。将第1期的公式调整为：“=SYD（8600000，600000，6，A5）”，即将数值“1”换成了其地址，执行复制公式操作时：选中 B5单元格，“复制”；然后，选中B6—B10单元格，再按右键选择“选择性粘贴”中的“粘贴公式”，就完成了公式的复制。

⑵ 双倍余额递减法计提折旧的公式复制。将第1期的公式调整为：“=DDB（8600000，600000，6，A5）”，即将数值“1”换成了其地址，下面便可以执行复制公式操作：选中C5单元格，“复制”；然后，选中C6—C10单元格，再按右键选择“选择性粘贴”中的“粘贴公式”，就完成了公式的复制。

三、数据链接应用

“数据链接”，是指在数据之间建立某种联系，使得当一个数据改变以后，所有与之相关的数据（即与其建立链接的数据）都能相应发生变化。链接的种类因数据源和目标格所处位置不同而可分为三类：第一，同一工作表中某一单元格与另一单元格间的链接，由此，一方的变动将带来另一方相应的变化。第二，同一Excel文件的不同工作表中，某一工作表的一个单元格与另一工作表的一个单元格之间的链接。第三，不同文件中的某个单元格之间的链接。但第三类链接在日常的会计工作中运用很少。

同一工作表中单元格之间的链接，包括某一个单元格与另一个单元格之间链接、某几个单元格与另一单元格之间的链接。①某一个单元格与另一个单元之间的链接非常简单，只要选中目标单元格输入等号“=”，再选中源数单元格按回车，即完成链接。②某几个单元格与另一单元格之间的链接，需要建立链接公式，确定绝对地址和相对地址，运用复制功能才能完成。

例题4，假设，D公司产销平衡，期末无存货。要求：该公司在销售明细表（表4）和成本费用明细表（表5）的基础上,编制一张利润表（表6）。

表4 销售明细表

表5 成本费用明细表

分析：编制利润表所需数据要么就包含在前两张表中，要么可从中推导出。本例中销售明细表（表4）中的D4单元格——销售收入815200，就是利润表（表6）中主营业务收入；而成本表（表5）中的B5单元格——直接成本合计594000，就是利润表（表6）中的主营业务成本，销售费用、管理费用、财务费用与利润表的对应项目一致。于是，只要将这些对应项目建立链接，就可以让软件自动生成利润表（见表6）。

表6 利润表

链接操作：

① 利润表与销售明细表之间的链接。选中利润表 B1单元格输入公式：“=销售明细表！D4”（在链接另一张表的数据时，公式结构：第一是“=”，第二是源文件的文件名，第三是“！”，最后是源单元格地址），回车后显示结果：815200。

② 利润表与成本明细表的链接。方法与上述相同，选中利润表B2单元格输入链接公式：“=成本表！B5”，回车后显示结果：594000；销、管、财费用只要先输入销售费用的链接公式，然后使用公式复制功能就可以完成另外两项费用的链接.

另外，毛利、所得税、净利润不需链接，只需在相应的单元格中设置四则运算公式，就能自动计算出结果。

同样的，在给定其他一些数据表格的前提下，还可以在资产负债表、现金流量表等会计报表建立“表间链接”。

四、图表制作应用

在不少情况下，通过会计数字来表述有关经济事项的情况及其变化，显得抽象难懂，而运用图表来反映就使问题变得生动形象，易于理解。Excel提供了多种图表的制作，如饼图、柱型图等。

由于文章篇幅限制，本文仅以柱型图来说明图表的运用。

例题7，F公司2006年至2010年的销售收入和利润资料如表7，要求：根据（表7）制作一张柱型图。

表7 销售、利润历史资料表

制作方法：

第一步，在销售、利润历史资料表中选取A1：A6，B1：B6，C1：C6等单元格；

第二步，点击：插入→图表→饼图，系统自动生成如下柱型图。

通过上述柱型图，公司销售收入与利润之间的关系及其变动趋势就非常清楚了。

The Application of Excel form in Accounting

ZHANG Yu-jiang

In specific practice of computerized accounting, the application of Excel form is mainly reflected in the function computing applications, formula of replication and application, charting applications and other aspects. Accountants should be proficient in the application of excel sheet in accounting skills, which will help improve accounting quality and efficiency.

Accounting; function computing; formula replication; data link; diagramming

F810

A

1008-7427（2011）08-0078-02

2011-06-11