高校档案信息化建设探微

王慧乐

（周口师范学院，河南 周口 466001）

高校档案信息化建设探微

王慧乐

（周口师范学院，河南 周口 466001）

档案管理是高校教育管理的重要组成部分，档案信息化建设已成为高校档案工作的当务之急。档案信息化建设是一项系统工程，本文分析了高校档案管理信息化实施所面临问题，并根据高校档案管理信息化的实际意义及所面临的必然趋势，对高校档案管理信息化进程提出了对策建议，以帮助广大高校档案管理者提高档案管理信息化建设水平。

高校；档案；信息化建设

学校档案是学校教育、教学、管理等活动的真实记录，既是以往工作成果的历史积累，也是今后学校发展的基础，对学校各项工作起着不可替代的借鉴、依据、凭证作用。档案管理是高校建设和发展中一项不可或缺的具有长期性、基础性的工作，是高校教育管理的重要组成部分。新技术应用与档案现代化管理信息技术的发展推动了档案信息化建设，高校档案信息化建设也是信息化发展的必然结果。校园信息化建设产生大量的电子文件，新兴电子文件的归档和管理问题不仅为档案工作带来了新的挑战，也为档案管理带来了许多新的特点和课题，档案工作面临着前所未有的变革。在新形势下，如何有效地管理与利用电子文档，以数字化形式存储与利用，实现教育资源共享，为高校教育事业服务，已成为高校档案工作的当务之急。

一、高校档案信息化建设的重要性

所谓档案信息化建设就是应用现代化科学技术手段和管理软件对档案信息资源进行整理、保存，并提供现代化、网络化服务的一种档案管理模式。高校档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。档案信息化建设是优化档案管理模式的必由之路，是社会发展的需要。随着数字化校园的建设与实施，档案管理软件可以实现网上归档，将处理完毕的文件材料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全程控制，实现了档案管理模式的优化。实现高校档案管理信息化不但有利于档案管理工作的升级换代，同时有助于学校管理水平的整体提升。档案信息多元化使档案部门由学校走向社会，由封闭走向开放，档案信息对人们生活、学习、工作越来越重要，档案部门必须改善管理工作，提高档案信息化水平，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为校内外提供高效、优质的服务。通过信息化技术手段，将档案管理从实物管理逐渐过渡至电子媒质存储管理，则显著增加了信息存储量。

档案信息化建设是实现档案信息资源共享的根本条件。档案信息化建设就是借助计算机技术和网络环境实现对档案信息资源的数字化和网络化，达到合理配置、科学管理的目的，为档案信息的充分利用提供前所未有的条件，是高校档案走出封闭、走向社会的有效途径。国家已经将档案信息化纳入到国家信息化建设的总格局中，这种指导思想对高校档案工作具有很强的指导作用。我们要深刻意识到高校档案管理的价值、意义及作用，高校的电子文件是高校进行行政和教学科研管理、对外服务的重要资源，要让这些重要的信息资源得到很好的开发利用，就必须将档案管理信息化纳入对学校管理水平的考核范围，并在此基础上为档案管理电子化工作提供必要的资源支持。通过开展定期的动员及培训活动来提高全员尤其是档案管理部门的电子化管理意识。

二、高校档案信息化建设存在的问题

1．基础设施配置不够合理

高校档案信息化基础设施建设是高校档案信息建设的基础。高校档案信息化基础设施建设包括硬件、软件设施两个方面。硬件设施主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器和其他必备的组件。有了这些硬件才能够开展档案信息化建设。尤其是电子文件产生以后，如果高校档案机构没有接受和处理电子文件的工具和网络，高校档案的信息化建设就无从谈起，所以，硬件设施是基础。软件方面，包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关程序和软件等。在档案信息化基础设施建设方面，各高校差异较大：有的高校档案部门软硬件配套完整，有的却仅仅有几台电脑座位摆设；有的高校档案部门在购置软硬件时，不管是否需要，统统购置；有的高校档案部门软硬件一应俱全，但就是没有真正派上用场。

2．缺少配套的相关制度与法律法规

高校档案信息化建设中的相关制度与法律法规不够健全。关于电子文件的法律法规及档案信息化标准方面，虽然有《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等，但都不太全面，关于电子档案真实性界定等法律法规仍然不尽完善、甚至没有。这些因素将导致高校档案信息化建设道路漫长又充满坎坷。

3．档案人员的综合素质和专业技能水平不够

现在，不少高校的档案人员普遍年龄偏大，学历较低，心态相对比较保守。有些人习惯于用传统的思想和方法来进行档案工作，还有一些人对高校档案信息化的理解不够准确，认为只要购置和使用了现代化的计算机设备及其他现代办公设备，就代表实现高校档案信息化了。面对信息化的趋势，他们一下子很难接受。对高校档案信息化认识还不够全面。因为高校档案信息化，不仅要求具备必要的现代办公设备，更需要先进的管理理念和科学的管理方法，也要有与时俱进的时代感和不断学习提高的综合素质。这些方面都是高校档案人员亟需改进和提高的地方。

数字化进程中，档案管理者扮演着举足轻重的角色。而部分高校档案人员年龄较大，不熟悉计算机与通讯技术，较难快速适应数字化的趋势。也有一些人对高校档案数字化的理解不够准确，认为只要把纸质文档变成电子文档就代表实现高校档案数字化了。这些认识只是对高校档案数字化认识的片面性理解。因为高校档案数字化不仅仅是档案存储介质的变革，其中更需要引入先进的管理理念和科学的管理方法，需要档案管理人员具有与时俱进的时代感和不断学习提高的业务素质。同时，仅仅具有档案专业知识的人才已经无法适应当前档案工作的要求了。电子文档的建立、管理、利用等工作都需要有管理人员具备相关的计算机知识。此外，档案管理系统的使用维护以及档案网站的设计，都需要有专门的计算机人才。从长远来看，完全的“技术外化”对档案事业本身的发展是没有好处的。档案数字化建设需要吸纳一些其他专业的技术人才。张照余（2006）认为，档案信息化人才从类型上可分为管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种。并指出，在档案信息化建设过程中，需要这四类人才相互合作，互为基础，共同担当起档案信息化建设的重任。

4．高校档案信息资源开发和利用滞后

高校档案是高校教学评估的基础和重要依据，《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》明确提出：“高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。”高校档案信息资源开发和利用是高校档案信息化建设的重要内容。目前一些高校档案部门在研究和开发档案信息资源方面与社会对档案资源的需求存在着不对称的状况。一是在日常的档案工作中，占其业务的绝大部分的是档案整理以及被动地提供咨询、查询等，而在档案数据库的开发，以及档案网站建设方面做的工作较少；二是高校档案大多数是反映各部门工作的文书档案，学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等方面的档案涉猎较少；三是高校合并重组后档案不能集中统一管理，忽视了档案的开发和利用工作，在管理过程中对流动性档案缺乏同步、及时地归档。

三、高校档案信息化建设的对策

1．高校应加大对档案信息化建设的投入力度

领导部门的重视是高校档案信息化建设成功开展必不可少的先决条件。只有领导重视了，档案信息化建设才能真正开展下去。同时，相关部门还要加强对档案信息化建设的财政支持。相关部门的财力投入，可以保证高校档案机构能够有效的购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。只有重视而没有实际的财力援助，高校档案信息化建设也只能是纸上谈兵，不能付诸实践。所以，相关部门应加大财力投入，开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。要及时修补影响管理软件安全的漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。 高校可以结合自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，按照“填平补齐、适当超前、适当延伸”的原则购置适当的技术设备。 包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。 在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注意避光、防尘、防变形，远离磁场和有害气体，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

2．政府相关部门要及时制定、完善相关的法律、法规

从制度层面上来说，政府制定相关的制度和法律法规也是保证高校档案信息化建设合理合法的一个重要方面，也保障了高校档案信息资源的安全和档案人员的权益。 21世纪是科学技术的年代，也是法制的年代。倘若没有法制的保障，高校档案信息化建设必将混乱和危机重重。尤其在政务信息公开的背景下，电子文件的真实性和凭证性是电子档案管理的一个重要方面，制定电子档案的鉴定标准以及建立健全电子档案管理法迫在眉睫。

3．加强组织管理，培养高素质、复合型档案管理人才

高校档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。 电子文件归档，电子档案保存及开发利用，都要靠管理人员。这就要求从事档案工作的人员，既要有扎实的业务水平、广博的知识并掌握现代网络技术，又要有较强的管理能力和服务意识。档案馆的网络化、自动化建设是建立在计算机科学与档案学专业基础之上的。 知识经济时代，档案馆工作人员是信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者。所以，档案工作人员的知识结构和能力结构也要有相应的变化，他们不但是档案学、文书学、信息传播学等方面的专业人才，而且是计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术等方面的专业人员，还要熟练地掌握外语。 这给从事高校档案工作的人员提出了更高的要求，要求档案工作人员加强政治理论和档案业务知识学习，切实提高档案管理人员的业务素质和工作能力。面对档案信息化，高校档案部门的领导人员首先应该积极鼓励员工进行相关知识的学习，以适应未来信息化的需要。高校档案管理部门可以通过聘请档案信息化方面的专家给员工进行档案信息化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统的培训。开展业务培训的方式有多种，如沙龙、讲座、座谈会、专家辅导等等，同时还要鼓励档案人员加强自身理论学习和业务能力训练。在日常的档案工作中，通过开展知识竞赛，技能竞赛等活动来营造良好的高校档案文化。

4．建立档案信息网站，加强高校档案管理的利用

高校档案的收集、保管，其最终目的就是为了迅速获取信息并加以利用。档案信息网站的建设将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用校园网建立档案信息网站，实行信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务，同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定期的交互式信息咨询，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多可深加工的信息产品，拓展档案信息网站的服务功能，提高档案服务质量。在服务中求效益，做好档案的提供利用，使档案文件资料产生出一定的社会和经济效益，促进高校档案工作向有益的方向发展。高校档案部门还可以通过互联网、校园网和档案馆网页等渠道，实现档案管理自动化信息的及时更新和信息资源共享，提高信息的利用率，使校领导及院、系、处领导随时能查阅和掌握高校工作情况，提供优质的档案信息检索和查询，提高服务效率。

总之，高校档案信息化建设是一个复杂的过程，我们不能只对高校档案信息化建设进行简单的诠释，档案部门应运用科学发展的观念，从多方面入手促进信息化建设，我们要在实际的档案信息化建设过程中不断发现问题，总结经验，解决问题。创新开展高校档案信息化建设，把高校档案从单一的档案实体保管建设成一个开放的信息资源中心。

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2011-03-31