高校档案标杆管理中的问题与对策研究

王兰英，王 珊

(河北大学 a.期刊社;b.档案馆，河北 保定 071002)

高校档案标杆管理中的问题与对策研究

王兰英a，王 珊b

(河北大学 a.期刊社;b.档案馆，河北 保定 071002)

针对当前我国高校档案在标杆管理中存在的问题，采取以下5方面措施:选定切合实际的标杆;模仿与创新并抓;高校应设置专项资金，加大对档案部门的投入;及时跟进，监督执行进度;普遍性与特殊性相结合。

高校档案;标杆管理;策略

1 标杆管理的含义

20世纪70年代末至80年代初，施乐公司在美国学习日本的管理经验运动中首先开辟标杆管理的先河。标杆管理的核心是不断寻找和研究同行一流单位的最佳实践，并以此单位为基准与本单位进行比较、分析、判断，从而使本单位得到不断改进，赶超一流公司，创造优秀业绩的良性循环过程。通过不断学习，实施标杆管理的单位重新思考和改进管理模式和方法，创造自己的最佳管理模式，这实际上是模仿创新的过程［1］。标杆管理与企业再造、战略联盟并称为20世纪90年代三大管理方法。标杆管理本质是一种面向实践、面向过程的以方法为主的管理方式，它与流程重组、企业再造一样，基本思想是系统优化，不断完善和持续改进。

标杆管理主要分为战略性、操作性和国际性3种。战略性标杆管理，是在与同业最好公司进行比较的基础上，从总体上关注企业如何竞争发展，明确和改进公司战略，提高公司战略运作水平。战略标杆管理是跨越行业界限寻求绩优公司成功的战略和优胜竞争模式。操作性标杆管理，是一种注重公司整体或某个环节的具体运作，找出达到同行最好的运作方法。从内容上可分为流程标杆管理和业务标杆管理。操作性标杆管理通常主要着眼于把其中一个做到最好。国际性标杆管理，一般涉及到跨国的产业或者行业才会做，否则难以实施标杆管理。我国于20世纪90年代引入标杆管理的理论，起步较晚，经过十多年的实践，既有成功的经验也有失败的教训。如青岛啤酒对标美国AB公司、中海油对标挪威国家石油公司，都取得了较好成效;而曾经红极一时的中式快餐连锁“红高粱”和“荣华鸡”却在对标“麦当劳”、“肯德基”的竞争中败下阵来，淡出了人们的视线。成功与失败两种截然相反的结果催人深思。而对于应用标杆管理的高校档案管理更是存在若干问题，亟待深入研究。

2 高校档案管理部门实施标杆管理的必要性

2.1 标杆管理有利于档案管理部门明确具体目标

在当前最流行的3种管理工具中，标杆管理是一种相对简单也行之有效的工具。在实际的管理中，档案管理部门非常闭塞，标杆有利于学习先进经验，促进档案工作的发展。管理落后的档案管理部门，可以通过标杆管理确立自己的目标，明确自己努力的方向，从而更加有利于制定发展策略。

2.2 标杆管理要求档案部门不断创新

标杆管理的流程中要求制定目标，为了实现目标去努力，然后校验目标的实现程度，为了达到目标就要不断改进管理办法，提高管理效率，使用创新的思路，应用创新的理念，采用创新的办法，不断学习创新。

2.3 标杆管理有利于档案管理的长期规划的制定

标杆管理中标杆单位的选定，是在追踪把握外部大环境的基础之上，通过对各类档案管理部门实施方案进行比较，吸取标杆管理成功与失败的经验教训，从而制定长期规划，为长远发展做好准备。

3 高校档案实施标杆管理中存在的问题

高校档案管理实施标杆管理时间不长，经验还很欠缺，在实施过程中存在诸多的问题［2］。

3.1 目标制定不合理

许多高校档案管理部门在选择标杆单位时，为了达到较高的目标，盲目选择标杆，选定的标杆不切合实际，缺少可行性，不能有的放矢，加上刚开始实施标杆管理，对其流程执行不彻底，难以达到预期的效果［3］。

3.2 实施流程中缺乏创新

高校档案管理部门在实行标杆管理时，因为缺乏对其理论的学习和理解，只是从表面上进行模仿，缺乏标杆管理方法所要求的创新性，制约了档案管理部门的发展性思维，没有很好地发挥部门的创新思路。

3.3 标杆一成不变

从长期看，高校档案管理部门在选择好标杆后，应不断维护标杆管理数据库并实施长期持续的效益改进机制，以期获得较理想的长期效果。而部分部门在实施标杆管理的过程中，经过短期的努力后取得了一定的成效，便不再变更标杆从而导致停滞不前。

3.4 资金、人力投入存在一定的缺口和难度

我国部分高校的档案工作日常经费较低，不便于各项工作的开展，各校档案管理经费纳入学校的财政预算并单独立项的很少，尤其是无法为档案标杆管理工作的开展提供资金保障。高校档案管理工作人员也很少，与档案管理先进的单位相比，人员数量仅为其10﹪左右，为标杆管理工作的开展和各项档案编研和信息开发工作的开展带来了较大困难。

4 对策与建议

4.1 选定切合实际的标杆和明确学习主题与需求

合适的标准就在于企业之间的愿景、战略、价值定位是否有很强的相关性。中海油没有选择埃克森、壳牌等世界顶尖石油公司作为标杆，而选择了当时在世界石油公司中排名第14位的挪威国家石油公司作为自己的标杆，就深谙“合适的就是最好的”之道。从实现目标的可能性和过程难度上来看，选择的标杆应是适当的，不能过高，也不能过低。因为标杆过高了不容易实现，影响员工实现目标的积极性，标杆过低了又缺少激励性，无法调动员工的积极性。在选定标杆时，要充分考虑可执行度，基本情况要具有一定的相似性，尤其是人力资金经费方面要有足够的保障。实施标杆管理的档案馆必须明确地了解自己决定向标杆单位学习什么，这是标杆管理流程的第一阶段，是界定标杆学习的主题。一旦知道标杆学习的主题和需求以后，就可以确认并争取需要的资源(例如时间、资金、人员等)，成功地完成标杆学习的调查工作。

4.2 模仿与创新并举

杰克·韦尔奇曾经说过“模仿是合法的，因为它倡导一种精神。”但应认识到模仿只能获得短期生存条件，而创新才是具有长期竞争优势最根本的途径。标杆管理不是最佳实践的简单模仿，而是重新设计持续创新的体系，以便组织获得长期持续性发展。目前档案管理的形势比较严峻，高校档案管理部门在实施标杆管理的过程中肯定会暴露出许多问题，在模仿标杆单位的举措的同时，必须切实坚持创新与模仿并举，坚持办出自己的特色。模仿只是一种手段，而创新才是获得长期竞争优势最基础、最根本的途径。

4.3 高校要设置专项资金，加大对档案部门的投入

随着高校建设的大规模发展，各校教育经费相对比较充裕，要设置专项资金，加大对档案部门的投入，使档案管理的各项工作日趋标准化，将卷内档案整理分类归档，为档案管理的标杆管理工作提供合适的发展空间和经费。有了资金的保证和支持，才能有力地推动高校档案工作的顺利开展。

4.4 及时跟进，监督执行进度

组织实施是一项非常重要的工作，再好的管理方案，倘若不能有效地实施，也只能是空中楼阁，因此，必须建立强有力的实施体系才能保证其实现。高校档案管理部门在制定标杆时，要根据自己的实际情况每隔一定时间定期检查标杆的执行情况，便于深入执行标杆管理。相关部门要及时监督高校档案管理部门的标杆管理执行力度。

4.5 普遍性与特殊性相结合

在执行标杆管理的过程中，要坚持标杆管理的普遍性和特殊性相结合，紧密结合本单位的实际情况，因地制宜地开展工作。

5 结语

综上所述，针对当前高校档案在实施标杆管理中存在的问题，应采取相应的对策，切合实际地选择标杆，采用模仿与创新并举，有资金的保证、监督的及时和普遍性与特殊性相结合，标杆管理才能在高校档案管理中起到重要的作用，促进我国高校档案管理水平的提升。

［1］娄翠英.基于标杆管理的高校档案管理［J］.兰台世界，2009(3):46.

［2］夏建华，李秋莎.标杆管理的常见误区及实施建议［J］.财务与会计，2010(5):65.

［3］王珊，李红冼，郑香珍，等.河北省高校档案管理瓶颈及突破［J］.兰台世界，2005(1):30-31.

［4］王明明.绩效改进的有效途径:标杆管理［J］.情报资料，2004(S1):74-75.

［5］尹华松.高校档案工作的探索与思考［J］.西南科技大学学报:哲学社会科学版，2011(4):100-102.

［6］孔杰，程寨华.标杆管理理论述评［J］.东北财经大学学报，2004(2):2-6.

Problems and Countermeasures of Benchmarking Management in College and University Archives

WANG Lanyinga，WANG Shanb
(a.Editorial Department of Journal;b.Archives，Hebei University，Baoding 071002，China)

This paper considers the application of benchmarking management in college and university archives.The basic ideas of benchmarking management are first introduced and the significances of benchmarking management applied in archives management are studied.Finally，the suggestions for applying the benchmarking management in the practice of archives management are presented，including selection of practical benchmarking，imitation balanced with innovation，input increase to archives through funding，implementation and monitoring of rules，and flexibility in real practice.

archives management;benchmarking management;countermeasures

G271

A

1008-5440(2011)03-0087-03

2011-07-06

河北省哲学社会科学规划研究项目“高等学校教学评估信息的规范化管理研究”(HB08BTQ002)

王兰英(1978-)，女(汉族)，河北冀州人，编辑，博士，研究方向:标杆管理。

王珊(1971-)，女(汉族)，重庆人，研究馆员，硕士，研究方向:档案管理。