数字档案馆与电子政务共存研究

周 庆

数字档案馆与电子政务共存研究

周 庆

数字档案馆在电子政务环境下应运而生，使得电子政务与数字档案馆的共存成为必然，优化二者共存，实现双方的互惠，是当前必须重视的问题。指出在电子政务与数字档案馆的建设上应二者统一，二者兼顾，互为支撑，互为补充。只有这样，才能处理好电子政务与数字档案馆共存关系，才有助于电子政务与数字档案馆建设目标的实现。

数字档案馆；电子政务；共存；数字档案馆建设

一、数字档案馆在电子政务环境下应运而生

电子政务是运用现代信息与通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。电子政务的内容十分广泛，可简单地概括为两方面：政府部门内部利用先进的网络技术实现办公自动化、管理信息化、决策科学化；政府部门与用户（企业和公众）利用网络信息平台充分进行信息共享与服务、加强群众监督、提高办事效率及促进政务公开等。

档案局（馆）是各级党委、政府的直属机构，履行档案事业行政管理和保管利用两种职能。档案部门作为政务中不可缺少的组成机构，在电子政务环境下，面临着管理体制、管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战。

如何实施和发挥档案部门在电子政务中的职能和作用，是政府和档案部门共同需要解决的现实问题。数字档案馆在这一形势下应运而生，它是一个通过计算机互联网络有序处理和继承管理在结构各异的多种信息平台上产生的多种文件、档案及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性的持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统，是传统档案馆的新形式。数字档案馆作为数字政府的重要组成部分，在网络政府中承担着管理、整合以电子文件、电子档案为核心的信息资源规划和开发重要政务资源，积极推进公共服务，实现资源共享的神圣使命。

二、数字档案馆与电子政务如何共存

数字档案馆在电子政务的环境下应运而生，由此产生了数字档案馆和电子政务的共存局面，如何优化二者的共存，实现互惠是双方都无法回避的问题。

（一）政府应该做出的努力

1.政府应该意识到数字档案馆的重要性

（1）电子文件的管理亟需数字档案馆。在电子政务环境下，电子文件大量产生。作为机构活动的重要工具和凭证记录，电子文件是庞大的信息资源库中唯一一类具有凭证性、唯一性、可靠性和权威性的资源，是机构的核心信息资源，是机构可持续发展的信息支持和信息保障，也是国家信息资源的重要组成部分。

然而，不少国家由于在电子政务中忽视电子文件的管理，已经造成了无法弥补的恶果，如美国由于未能针对电子文件的技术特征和管理难点指定有效的管理措施，未能明确并旅行机构管理电子文件的职责，导致联邦机构自行销毁了许多电子文件，损害了公民利用政府信息的权利；德国无法读取的电子文件触目惊心，以致丢失了大量的珍贵历史信息。在我国，由于许多电子文件“有人办，没人管”，在完成了运转程序之后便处于失控状态，也造成了电子文件的丢失、损毁，我国的一些学者对电子政务中的电子文件的管理不善深为担忧，如果这种情况得不到改善，“二十一世纪的记忆黑洞”的忧虑将成为现实。

因此，电子文件的管理在电子政务中占有不可忽视的重要地位，管理中必须实现对电子文件的综合的、系统的、动态的管理和提供利用，这就需要一个专门的部门。档案部门作为保存具有永久或长期保存价值的文件的专业部门已由来已久，档案部门负责政务信息整合、配送、政府部门形成的电子文件最后都交有档案部门保管，是目前世界各国通用的做法。数字档案馆是我国档案馆在电子政务环境下的新形式，可以实现对电子政务中产生的电子文件有效地不定期收集、存储和提供利用，是电子政务中必不可少的电子文件管理者。

（2）数字档案馆中的档案信息资源是电子政务不可缺少的信息资源。电子政务的首要和核心任务是信息资源的开发利用，能否完成这个任务是电子政务能否取得实效的关键，如果失去丰厚、坚实的信息资源基础，电子政务就会成为无源之水、无本之木。

档案资源是过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存和使用价值的档案的总和。它涉及到社会各个领域与层面，是人类自身认识和改造客观世界经验和智慧的总结，因其蕴藏着极大的价值，能够在不同的时间与空间范围内发挥作用，从而成为国家信息资源体系的一个重要组成部分。

数字档案馆中的档案资源不仅包括了传统政府部门在政务活动中形成的各种历史记录和文件信息，还包括了电子政务环境下产生的各种电子化、数字化政务信息，是电子政务建设中不可缺少的信息资源。

数字档案馆中的档案信息资源对电子政务的作用主要体现在两个方面：

一方面，数字档案馆中的档案信息资源有助于政府的科学决策。管理决策的基石是由西蒙提出的“有限理性”学说，而信息的不完备是人们进行理性判断和决策的直接原因之一。数字档案馆拥有种类齐全、内容丰富的档案信息资源，借助网络技术可实现方便快捷的利用，因此，可以及时地把适当的档案信息提供给政府的决策者，使决策者拥有更多更权威的信息，从而有助于改善决策者的有限理性，避免靠经验决策和决策信息不完备导致的盲目决策现象。从而提高了政府决策的科学性和合理性。

另一方面，数字档案馆中的档案信息资源有助于推进管制政府向服务型政府的转变。电子政务不仅是政府事务或政府内部的电子化，更重要的是借助信息技术、通信技术，实现政府可公开信息资源共享和动态更新，使得公众可以通过不同的渠道获取政府的信息与服务。档案作为社会的重要信息资源，其蕴涵的历史资料，相关政策、法规的信息，是公民在物质生活精神生活中比不可少的信息资源。电子政务要推进政府向服务型政府迈进，就不能忽视向社会公众提供档案信息。数字档案馆中的丰富的档案信息资源正好可以满足公众的档案信息需求，推进电子政务。

2.政府注重对数字档案馆的建设

（1）政策方面。为了电子政务下的数字档案馆的建设顺利开展，我国政府应尽快出台相关政策，以增强社会档案意识，尤其是对电子文件的重视，对数字档案馆的建设提供相关优惠政策，促进数字档案馆的建设与工作的开展，促进公众对档案的利用，从而促进数字档案馆的价值的充分发挥。

（2）经济方面。资金的匮乏是当前数字档案馆建设的制约因素之一，这就需要政府部门的支持。只有有了充足的资金，数字档案馆在建设中才能在新技术开发方面与利用方面、日常管理与维护方面、档案资源的开发与利用发面发挥自己的作用。因此，政府在电子政务建设中要注重对数字档案馆的资金支持。

（3）法律方面。随着电子时代的到来，管理档案事业的核心法律《档案法》已无法满足电子时代的需要。对于电子文件的大量流失，政府应从法律方面加强对这方面的控制。在增强社会电子文件的意识的同时，用相关法律制约人们的行为，以保证保障电子文件的妥善进馆和有效利用，保证我国的档案信息资源财富的有效保存。对于数字档案馆的安全方面的法律更是不容疏忽。此外，为了使数字档案馆更好地为民服务，对于档案利用方面的法律也应完善，诸如对电子文件开放方面的规定。

（二）档案部门应该作出的努力

1.贯彻服务理念。相较于传统的政府办公，电子政务的一个明显的进步之处就在于服务的优化，即更迅速、更全面、更理想的服务，数字档案馆作为电子政务建设在档案领域的反映，应与电子政务保持一致，坚固地树立服务理念。具体来说，需要数字档案馆的理论研究人员、数字档案馆的设计人员、数字档案馆的管理人员的共同努力。

（1）数字档案馆的理论研究人员在对研究数字档案馆中要树立服务理念。理论是实践的指导，对数字档案馆建设的探寻需要强大的理论支持，数字档案馆的理论研究人员要明确数字档案馆的社会服务功能，在理论研究中注重将服务理念融会于理论中，这对于与数字档案馆的建设与相关人员的服务意识的提高有事半功倍的效果。

（2）数字档案馆的设计人员在数字档案馆的设计中应树立服务理念。要实现数字档案馆真正地以电子政务和用户为中心，在设计阶段就要注重贯彻服务理念。设计人员在设计之前应开展广泛而深刻的社会调查，了解政府和社会公众对档案信息的需求类型，了解他们理想中的数字档案馆应提供的服务，了解传统档案馆中的档案的利用情况。在设计中，注重优化服务，注重与电子政务系统的沟通与交流，同时借鉴国内外的先进技术。在保障服务电子政务和公民的同时，保证数字档案馆中的档案资源的安全，以服务于历史。

（3）数字档案馆档案信息的管理人员。档案信息资源是数字档案馆对外服务的关键，数字档案馆的信息管理人员在工作中，应注意丰富和优化数字档案馆的馆藏，加强对馆藏资源的开发，以多种形式向政府和公众提供利用；密切关注电子政务，及时接收和整理电子政务中产生的电子文件，对于新出台的现行文件要及时提供利用。

2.加强对数字档案馆的建设。随着电子政务的开展，政府在决策中对于档案信息资源的需求不容怠慢；信息时代，公众的信息意识也越来越强，档案信息不仅影响着公民的物质生活，也影响着公民的精神生活，公民对档案的信息需求也不容怠慢；加之大量电子文件的产生，有效的保管电子文件不仅是数字档案馆的重要责任，更是历史赋予的重要使命。因此，档案部门必须加速对数字档案馆的建设。

档案部门在数字档案馆的建设中，要注重与政府的交流与合作，对于建设中需要政府部门解决的问题要及时向政府有关部门反映，对于电子政务与数字档案馆共同需要解决的问题则实现二者的共同研究。此外，档案行政部门在数字档案馆的规划设计中，一定要注意从全局出发，避免资源浪费与重建，其中尤其要集中力量解决影响数字档案馆建设的诸如电子文件原始性保障等核心技术以及电子文件身份合法化等法律法规问题的攻关，为数字档案馆建设扫清障碍，确保数字档案馆建设任务早日实现。

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G271

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1673-1999（2011）12-0154-03

周庆（1972-），男，重庆人，重庆理工大学（重庆400054）校办档案科馆员。

2011-05-12