手工会计与电算化会计异同点分析

侯红英

（武汉船舶职业技术学院经济与管理学院，湖北武汉 430050）

手工会计是指会计人员以手工核算为主的会计，它是一个手工数据处理系统。电算化会计是指把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的计算机数据处理系统。

1 手工会计和电算化会计的相同点

（1）目标一致

对于各单位而言，无论是手工会计还是电算化会计，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。

（2）基本准则和会计核算方法一致

手工会计和电算化会计都要在一定的会计假设前提下，遵循公认的会计准则，运用会计核算的基本原理与基本方法，如设置账户、复式记账、凭证处理、账簿处理、核对账目、财产清查、编制会计报表等，对会计主体的各个会计要素进行记录、计量、加工整理和报告。

（3）基本工作一致

手工会计和电算化会计都必须完成填制记账凭证、登记会计账簿、编制会计报表等基本会计工作。

（4）会计档案保管一致

实行电算化会计，大部分会计档案的物理性质发生了变化，由手工会计下纸质的会计档案变为磁性介质的会计档案，这就要求用更科学的方法，加强对会计档案的保管，便于使用和查阅。

2 手工会计和电算化会计的不同点

（1）所用的计算工具不同

手工会计使用的计算工具是算盘、计算器等，电算化会计所使用的计算工具是电子计算机及一些辅助设备。

（2）数据载体不同

手工会计的所有信息主要以纸介质为载体，电算化会计的数据载体除必要的原始凭证外，记账凭证、账簿均可用磁性介质作为信息载体。

（3）账户设置方法和账簿登记方法的不同

在手工会计中，设置了资产、负债、所有者权益、成本、损益等五大类账户，并要设置总分类账和不同的明细分类账。而在电算化会计中，把设置账户定义为：为了将来取得某种信息，预先设置好塑造该种信息的模型。所有的账户都给予一个科目号，这个科目号的第一位，就标志这个会计科目的大类别，前四位标志了总账的会计科目，这样就可以很方便地进行总账、明细账、日记账等各种

（4）账务处理程序不同

手工会计在进行会计数据处理时，各单位根据会计业务的繁简和管理上的需要，选用其中一种账务处理程序，规定凭证、账簿、报表之间的关系，以及怎样进行记账。但无论采取何种方式，都避免不了重复转抄的根本弱点，随之而来的是会计人员和处理环节增多，不加强内部牵制和相互核对，免不了出现错误和舞弊。在电算化会计账务处理中，整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节，其控制的重点是在输入这个环节，从输入会计凭证到输出会计账表，一气呵成，一切中间过程都在机内操作，是肉眼看不见的，而需要的任何中间资料，都可以通过查询得到满足，因此，在电算化会计中有数据处理业务一体化的倾向，这样就废除了手工会计中不同的账务处理程序。

（5）账簿形式和错误更正方法不同

手工会计中规定日记账、总分类账要用订本式账簿，明细账可以用活页账册；账簿记录的错误要用划线更正法、红字更正法或补充登记法。电算化会计打印输出的账页是卷带状的，可装订成活页式，不可能是订本式，只有到一定时期，再装订成一本订本式账册；而输入数据要经过逻辑性校验（例如，会计科目逻辑校验、借贷金额平衡校验），因此不需要用划线更正法来更改账簿记录，如果账簿记录有问题，那么一定是合法性问题，往往采用输入“更正凭证”加以更改，类似于红字更正法。

（6）对账、结账和期末账项调整的方式、方法不同

在手工会计中，填制记账凭证的差错、记账或过账的差错、数量或金额计算上的差错，以及财产物资的盘盈盘亏等，都难免发生，因此在结账前应该进行对账，确保账证相符、账账相符和账实相符。在电算化会计中，同样需要对账，但对账的形式和方法都发生了变化。在电算化会计中不存在记账和过账上的差错，输入的凭证都经过计算机的逻辑校验，所有的日记账、明细账、总账都出于同一数据源，不会发生账证、账账不符的情况，如果要确保输入凭证本身的正确性，那么控制重点应该放在输入凭证的审核上。至于财产物资的盘盈盘亏，那么只能依靠手工盘点，作成盘点表，输入计算机，和机内的账存数进行核对，以确定盘盈或盘亏。

在应计制情况下，手工会计的期末结账通过一系列的账项调整，把应归属本期的收入和费用完全登记入账，以计算确定本期的利润或亏损，把经营成果在账上揭示出来；还要分别结算出每个账户的本期发生额及期末余额，并将期末余额转为下期的期初余额。这一系列工作都要通过手工编制各种转账凭证来进行。在电算化会计中，这些工作都由计算机根据预先编好的程序来完成。只要给了结账的指令，计算机就自动完成这一系列工作，并自动产生各种有规律的转账机制凭证，并打印输出。一旦结账完毕，计算机能完全摈弃修改，已结的账就不能再任意更改。

（7）内部控制制度不同

在手工会计中，内部控制是通过凭证传递程序（规定每个工作点应完成的任务，并在传递程序中选择控制点），相互校验、核对来实现的。此外，通过对账，检查是否账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确性，堵塞漏洞。而在电算化会计中除原始数据的收集、审核、编码仍由原会计人员手工操作外，其余的处理都由计算机部门负责。很明显，原来的内部控制方式部分地被计算机所代替，由人工控制转为人机控制，后者的控制要求更为严密，范围更扩大。

（8）会计人员素质不同

手工会计中的人员均是会计专业人员，在电算化会计中人员应由会计专业人员，电子计算机软件、硬件和操作人员组成，会计人员不但精通本专业，还要熟悉电子计算机，形成复合型人才。

3 手工会计向电算化会计转化的必然性

从以上分析可以看出，电算化会计较手工会计相比有很多的优越性。首先，提高了会计核算的质量和工作效率，减轻了财会人员的工作劳动强度。会计电算化使主要的会计核算工作，如会计数据的分类、计算、汇总、登账、编表、查询、打印输出等，均由计算机集中、自动并准确地快速完成，使会计人员从传统会计繁重的手工劳动中解脱出来，减轻了劳动强度，极大地提高了会计核算工作的效率及质量。其次，拓宽了会计数据信息领域，促进了会计职能的转变，提高了会计人员的素质。在手工会计中，由于工作量大、效率低，会计人员只能提供事后的核算资料，数据信息范围狭小；电算化后，不仅可以提供事后核算资料，还可以提供事前、事中核算的资料，数据范围扩大，使会计人员可以及时地记录经济业务活动，协助单位领导开展决策工作，更好地发挥会计的管理作用，使会计工作的职能从核算监督层次向参与企业管理职能层次转变，提高了会计人员在企业中的地位。另外，会计人员必须加强计算机知识的学习，改善其知识结构，提高自身的业务素质。再次，有利于加强会计基础工作，实现会计工作的规范化。电算化后，对会计数据来源提供了一系列规范化要求，数据的输入、处理、贮存、输出必须符合会计制度的规定和有关操作规范，当合法的、正确的原始凭证数据整理成规范的记账凭证之后，后续的数据处理工作基本上由会计软件控制，实现自动化操作，减少了人工干预的环节，消除了手工操作的不规范、不统一、易出错和传递速度慢等缺陷，从而使会计基础工作得到加强，会计工作质量大大提高。最后，促进企业管理现代化，推动会计管理制度的改革。各单位经济管理所需的信息60%—70%是由会计提供的，且此类信息是众多管理活动中较易实行计算机处理的部分，促进了经济管理活动的现代化。同时，计算机在会计中的应用，不仅是核算工具的改革，也对会计的职能、方法、程序、内控制度等产生了影响。

1 陈圆.电算化会计与手工会计的对比分析和转化研究［J］.会计之友，2006（6）

2 陆国斌.新编会计电算化（理论篇）［M］.大连理工大学出版社，2008.

3 何干君.新编会计电算化 ［M］.南京大学出版社，2010.