浅淡如何做好新时期民政档案工作

⊙ 赵斐斐

浅淡如何做好新时期民政档案工作

⊙ 赵斐斐

民政档案是民政部门履行职责的历史记载和原始凭证，真实记录着民政部门肩负党和国家重托，为社会为民众服务的实践活动。长期以来，民政系统高度重视档案工作，民政档案工作取得了可喜的成绩，受到了各级领导的好评，如山东省民政厅档案室连续七年被评为省一级档案室。但我们必须看到，新时期民政档案工作还面临着信息量大、收集困难、编制有限等诸多困难。因此，正视困难，研究如何做好新时期民政档案工作，对于记录更多民政信息，发挥民政档案作用，加快服务型民政建设具有重要的现实意义。笔者认为，要做好新时期民政档案工作需要做到以下三点：

一、热爱档案事业，增强责任感

民政档案工作比较清苦和枯燥，做好民政档案工作，首要条件是要做一个称职合格的民政档案工作者。一是要增强历史责任感。要充分认识新时期的民政档案是民政事业改革发展和为民服务的真实记录，对于民政事业的传承、创新和发展具有重要的作用。作为民政档案工作者要克服各种私心杂念，认清民政档案工作肩负的历史责任，加强自我修养，培养高尚的道德情操和正确的价值观，热爱档案事业，增强责任感、使命感，立志在平凡岗位上建功立业。二是要善于学习，提高业务能力。要把提高档案业务工作能力摆上重要位置，要研究新形势下民政工作出现的新情况、新问题，适应民政工作面广量大、工作不断创新的形势要求，特别要研究做好电子文档和图片搜集等相关工作。三是要勤奋工作，乐于无私奉献。民政档案工作除日常工作外，有一定的工作周期性，特别是每当集中整理归档上年度相关档案时，人手少，时间紧，任务重，要乐于吃苦，乐于加班，做到高标准完成年度档案整理工作。平时，要做到热情周到地为领导、为机关、为基层服务，要耐得住寂寞，守得住清贫，兢兢业业做好每一天的工作。

二、从细节入手，注重工作质量

民政档案文书的收集、整理及保管使用，是民政档案工作中极其重要的几个环节，要善于从细节入手，强化管理和服务工作，使其为民政事业的发展发挥作用。一是广泛收集资料，打牢档案基础。民政工作任务繁重，信息量大，特别是涉及民生的内容较多，关系到群众的切身利益，这要求我们收集档案资料既要细致、又要全面。从救灾救助、拥军优抚到社会福利、区划慈善、民间社团及婚姻收养、殡仪殡葬等多个部门业务，从法律文书到图片录像，从勘界地图到珍贵文献等都要一一收集完整。要坚持做到民政的触角伸到哪里，档案工作就要延伸到哪里；文献资料需要什么，档案整理就要注重什么；急群众之所急，想群众之所想，把与民政工作相关的、有参考利用价值的资料都逐一列入档案的收集范围之内，为保存历史完整资料和方便服务对象提供保证。二是细心整理文档，完善档案内容。民政工作点多、线长、面广，整理过程中，首先，要将繁杂的档案门类系统化，分门别类，对入室的档案案卷进行检查。年份、处室、类型、内容等精细划分，并确保底稿、请示、批复及涉及资料一一对应到位，细致无误。其次，不仅个人要去协调，还要依靠组织力量，发挥各处室联络人优势，为档案文件的说明提供更加详尽的资料，根据文档内容，核实有关文献资料，充实到档案中去，为各部门谋划工作、制定规章制度等提供重要参考。三是规范查询制度，妥善保管档案。国家档案局2009年提出建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。依据这一要求，我们不但要学习和发扬老档案工作者对档案保护的责任心、使命感，而且要利用新科技、新手段，将传统载体、传统标准逐渐与新型载体、新型工艺相过渡，并逐步融合。在文档借阅中，充分利用现有资源条件，不仅做到从档案室能借阅到文件，还要积极利用信息现代化手段，安装先进软件，使用户足不出户，在电脑输入关键词就能查询到文件。加强档案保密工作，将文书档案按秘密等级划分，不同密级设置有不同口令，既做到绿色办公，又杜绝涉密信息外露。要本着与时俱进的原则，不断改进和完善档案管理，进一步提升工作质量和服务水平，使档案更好地发挥其社会功效。

三、创新培养方式，加强人才队伍建设

目前，档案专业人才与其他专业人才相比还有比较大的差距，主要表现为岗位编制少、专业技术能力较弱、对档案工作缺乏长期规划等等。所以，要做好新时期民政档案工作，还需要加强领导，创新培养方式，加大档案人才的培养力度。一是坚持统筹人才建设，着力在培养造就较高层次的专业人才上下功夫。结合省档案局要求，定期对各县市区的档案室人员开展业务培训、指导，邀请有关专家学者定期为工作人员进行讲座、答疑，培养高素质人才。二是坚持人才以用为本，着力在服务科学发展上下功夫。目前，山东省各县市区民政档案岗位约70%以兼职为主，约20%没有专门档案室或档案工作人员，文件归放在各处室或部分领导办公室。这给文件的使用和保密带来非常大的隐患。因此，要争取领导重视，加紧定岗定编，用专人负责档案工作，以确保档案资料得到最大限度的发挥和使用。三是提高标准认识，着力在激发人才创造力上下功夫。各县市区民政部门要以一级档案馆为标准和目标，增加人力物力投入，定期进行督导，鼓励人才创新，加大奖惩力度，促进档案工作又好又快地向前发展。

山东省民政厅）