争创三甲医院药库管理模式的探讨

杨统升 梁蓝月

(广东省中山市小榄人民医院 广东 中山 528415)

我院是一所正在申报三级甲等医院的南方医科大学附属医院,医院药品库房的管理作为药事管理的一部分,一直被摆在医院药剂科工作的重要位置,它的运作好坏直接影响到医院的医疗秩序[1]。医院药库的中心任务是:围绕“一切为临床服务”的服务宗旨,完成医院医疗、科教研、采购、保管和供应工作。本作者经过几年的工作实践,在规范化管理思想的指导下,逐步掌握了一套完善的管理方法,使我院药库的管理更加规范,为药剂科在争创三甲医院的新形势下实现服务功能、服务模式的转变,发挥了坚实的保障作用。现介绍如下。

1 建立严格的审批制度,拟定科学的采购计划

我院现有西药1200余种,以我院《中标药品目录》为依据,每天由药库保管员根据上一天药品消耗数量编制采购计划,交药剂科主任批准后,由采购员网上采购中标品种,建立《药品采购记录表》。药品采购过程中,做好采购计划是关键,在保证药品供应的同时,要加速周转,减少库存.我们采取以下三种方式购进:①用量稳定的药品控制在1个月用量。②受气候及临床用药习惯等因素影响的药品控制在2周量。③对于一些有效期比较短、用量较为波动以及药事委员会审批的新药,我们控制在一周量,采用少购、勤购的原则。总之,在制定采购计划时应充分考虑用药的季节性以及药品的有效期等诸多因素,既可有效地控制库存,又可以减少药品的在库时间。

2 严格验收药品质量,严防假药、劣药流入

药品入库前要严格验收药品质量,实行入库药品批批验收制度,药库保管员应按发票或随货同行单验收,包括购入日期、药品名称、规格、单位、数量、供药单位、生产单位、批准文号、批号、有效期、外观、价格及包装质量等10余个检查项目[2],需要冷藏的药品还要验收冷链运输条件。进口药品要审核《进口药品检验报告书》或《进口药品通关单》及《进口药品注册证》和《国家药品注册证》,国产药品每批都要验收药检报告。首营药品要核收生产企业资质,加盖企业印章的药品生产或经营许可证,营业执照,注册商标证书,大小包装注册批件及GMP证书复印件,药检报告等。

除抢救或紧俏药品外,有效期≤3个月的药品拒绝验收入库。在验收时还应注意如液体药品有无破损、药液外渗等,注射剂是否有结晶沉淀,生物制品其外观性状是否符合要求,片剂有无变色和裂片等。第一类精神药品、麻醉药品要验收到最小包装单位。在近几年的实际工作中,我们曾经发现某些厂家的药品有严重的质量问题,如维生素C注射液颜色加深变黄,甘露醇注射液中有明显的白色结晶,中药口服液混浊沉淀,抗生素粉针瓶外盖松落等。对于这些有问题的药品,要坚决拒收。药品经仔细检查合格后才能人库,建立《药品验收登记表》,做好真实、完整的验收记录并签字。

3 采用医院药品管理系统(MIS)管理药品注册资料

在库药品的相关注册资料我们采用医院药品管理系统(Medinee Information System,MIS)管理,储存药品的购入日期、名称、规格、单位、数量、供药单位、生产单位、批准文号、批号、有效期、生产许可证,营业执照,进口药品的检验报告书或进口药品通关单,进口药品注册证等详细资料,利用药品管理系统(MIS)设计药品有效期,批准文号,生产许可证,营业执照等有效期的提醒功能。医院药品管理系统(MIS)的应用提高药品注册资料的管理水平,使我院使用药品的资料集中统一储存,方便了信息数据的提取,减少经验管理,增强管理的科学性。

4 做好药品养护,加强药品有效期的管理

对库存药品根据性质分类摆放,内服药品与外用药品分开。分区管理,设置常温库、阴凉库、冷库等库区,并设有冰柜保存贮存温度要求在0℃以下的药品(如卡孕栓,贝普生等),务必做到按照药品存放标准贮存。特殊药品如麻醉药品、精神药品、危险药品单独专柜存放,生物制品等存放在冷藏库。建立《药品贮存温、湿度记录表》,药学专业人员每天对各个库房的温、湿度进行检查并记录,上、下午各监测1次,保证常温库≤30℃,阴凉库≤20℃,冷库2-10℃,冰柜0℃以下,湿度在45%-75%之间。

建立《药品养护记录表》,每月对药品进行一次全面检查,有效期在6个月之内的药品记录在《近效期药品记录表》,公布于近效期药品板示牌中,悬挂在醒目位置,建立《近效期药品催销表》,下发近效期药品通知单,加快药房内部调剂使用并联系经销商更换,避免药品失效而给医院造成经济损失。对于一些有效期很近又必需使用的药品,发放时贴上有“近效期”字样的不干胶在其外包装,同时电话通知使用部门,以引起高度重视。药品养护中同时建立《破损药品记录表》,《不合格药品记录表》,对标签损坏,打烂,出现沉淀,渗漏等药品记录,并移到指定区域保管,放置醒目提示牌。

5 严格药品发放制度, 做到帐物相符

各药房(门诊药房、住院药房、急诊药房、儿科药房等)负责人将领用的药品输人电脑,传至药库,药库会计打印出清单,并按清单发药,核对后出库。领用清单一式三联,第一联由药库保管员出帐,第二联由药库会计电脑出帐,第三联交领药部门核对药品数量。药品发放原则:①有效期＜6个月的药品贴上有“近效期”字样的不干胶。②按“先产先出,近期先出,按批号发货”的原则。③更换厂家和规格的药品发放时要特别注明。建立《药剂科药品信息表》,对于出库的药品要进行质量跟踪检查,各个部门都有质量检查员对临床和调剂部门跟踪检查,发现有质量问题的药品,要及时上报并由药库全部召回,记录在《药品召回记录表》,联系经销商退货。

每季度对库存药品进行盘点,帐物相符率达到100%。

6 部分药品零库存管理, 减少库存和医院资金的占用

专科抢救用药和特定病人专用药品,采取零库存管理。如卡泊芬净,施捷因,鼠神经生长因子等,药库管理员做好计划交给采钩员采购,当医药公司把货及时送到,经药库保管员验收合格后,由药品会计入账后,直接送到使用部门。这必须要与有诚信的供货商合作,其物流系统完善,送药及时且供应充足,否则有可能发生断货现象。

药库部分药品的零库存管理使药品由医药公司直接进人药房,减少了药库存放环节,大大加快了药品的流通速度,有效地减少了药品的积压和资金占用。随着我院医院药品管理系统(Medinee Information System,MIS)系统的全面上线,药库信息化管理体制不断完善,降低药品库存、简化流通环节,药品从采购、入库到发至病人手中,将全部纳人信息化管理。

7 特殊药品(麻醉药品和精神药品)管理[3]

麻醉药品、第一类精神药品的管理是医疗机构管理普遍存在的难点,稍微放松管理,就可能滋生问题。我院在认真贯彻执行《麻醉药品和精神药品管理条例》、《麻醉药品、精神药品处方管理规定》和《医疗机构麻醉药品和第一类精神药品管理规定》的同时,为了加强麻醉药品和第一类精神药品的管理。结合我院实际制订了以下实施方案:①医院成立由主管院长负责,医务处、药剂科、护理部、保卫科等部门参加的“麻醉药品、第一类精神药品管理小组”,日常工作由药剂科负责。②根据国家的法律法规,结合医院的实际情况,制订我院麻醉药品、精神药品的管理规定、实施方案及各部门、各环节麻醉药品、精神药品管理的规章制度。③把麻醉药品和第一类精神药品管理列入医院年度目标责任制考核,建立麻醉药品和第一类精神药品使用专项检查制度。并定期组织检查,做好检查记录,及时纠正存在的问题和隐患。具体到在库管理,麻醉药品和一类精神药品的储存保管方法必须严格执行专库(专柜)保管,二者可存放在同一专用库(柜)房内。专库(柜)必须执行双人双锁保管制度,仓库内须有安全措施,如警报器、监控器。建立《麻醉药品、精神药品的专用账册》,专人登记,定期盘点,做到账物相符。麻醉药品入库时,应坚持双人开箱验收、清点,验收到最小包装单位,双人签字入库[4],并记录于《麻醉药品、精神药品验收表》。严格执行出库制度,建立《麻醉药品、精神药品进出的专用账册》,出库时专人对品名、数量、质量进行核查,并由第2人复核,发货人、复核人共同在单据上签字。由于破损、变质过期失效,而不可供药用的品种,应清点登记,单独妥善保管,并列表上报药品监督管理部门,听候处理意见。如销毁必须由药品监督管理部门批准,监督销毁,并由监督销毁人员签字,建立《麻醉药品、精神药品销毁表》存档备查,不能随便处理。

二类精神药品,可储存于专用的药品柜内,并上锁管理。

怎样管理好药库是一个值得不断探讨的问题,在实际工作中应注意以上几个问题,建立健全规章制度,制定严格的岗位职责,使部门内员工办事有章可循,使规范化管理落实到实处。围绕药品采购→保管→发送这一工作主体,密切协调各环节,确保环环紧扣,保证各项工作高效有序的运转。合理计划,统筹安排好药品采购工作,保证临床药品供应。进行效期药品的管理,处理好近效期药品和积压药品,将医院和医药公司的损失降低到最低限。建立了严格的药品进货渠道(诚信的供货商)→严格药品质量验收(质控人员和保管员)→药品保管(监控药库药品质量)→药房拆零观察(监控药房药品质量)→临床及病人意见反馈药库→最终反馈到医药公司,一条相对严密的药品质量控制链,保证用药安全。

总之,为确保药品质量我院建立和完善了药库管理规章制度,包括药品采购、药品验收、药品贮藏、有效期药品的管理规范、首营药品管理规范等,使得药品采购和药库管理工作有章可循。药库工作人员更要有高度的责任心和较高的思想素质掌握必备的药学知识,注意收集药品管理信息,加强药品质量管理,不断探索更为合理的药库管理模式,最终实现药库科学化、系统化的管理,为临床提供安全、有效的药品。

[1]吴蕾.纪国庆.黄世祥.马艳立.浅谈库房药品保管的方法[J].实用医技杂志.2007,25(2):3471.

[2]贺大伟.医院药库管理中值得注意的问题[Z].2001年第三届全国医院药品质量监督管理学术研讨会.

[3]卫生部.医疗机构麻醉药品、第一类精神药品管理规定[S].卫医发[2005]1438号.

[4]国家食品药品监督管理局.药事管理与法规[M].北京:中国中医药出版社.2004.104.