实验室认可质量管理体系文件的电子书制作

张缪伟 朱忆 吴建中

(江苏省常熟市疾病预防控制中心 江苏常熟 215500)

实验室认可质量管理体系文件的电子书制作

张缪伟 朱忆 吴建中

(江苏省常熟市疾病预防控制中心 江苏常熟 215500)

各地疾病预防控制中心的实验室都在进行实验室认可工作,其中质量体系文件的建立是最重要的一个环节。为了方便使用和查阅体系文件,我们制作了一本电子书,使用电子书可以节约大量的纸张,并且给管理和使用上带来了便利、快捷和准确。

质量管理 体系文件 电子书

实验室认可质量管理体系文件量大面广,为了方便使用和查阅,我们尝试把体系文件全部制作成一本电子书。电子书最大的特点就是阅读方便,制作简单,制作出来的电子读物相当精美,这种格式电子书中内嵌了阅读软件,所以无需安装专门的阅读器就可以阅读,对运行环境并无很高的要求。现将制作过程介绍如下。

1 制作软件

很多原始文件由不同软件制作,所以格式不同,必须要运用软件转换成统一格式。然后再用电子书制作软件制作电子书。

1.1 转换软件

Microsoft Office Excel 2003

VeryPDF PDF2Word,下载地址:http://www.onlinedown.net/soft/26328.htm。

Word文档批量转换工具,下载地址:http://www.onlinedown.net/soft/52831.htm。

1.2 电子书软件

Visual CHM,下载地址http://www.onlinedown.net/Soft/857.htm。

2 制作方法

2.1 制作网页文件

首先把质量管理体系中各类文件分别转换为网页文件。EXCEL文件转换为网页文件只需打开EXCEL文件另存为网页文件即可。PDF文件用“VeryPDF PDF2Word”转换成Word文档,再用“Word文档批量转换工具”转换成单个网页文件。

2.2 归类文件

对需要制作电子书的文件分类整理放在不同的文件夹下,分为质量手册、程序文件,作业指导书、计划、表单,标准/法规等。

2.3 制作电子书

启动Visual CHM软件,点击菜单栏编辑按钮,在下拉菜单中点击添加目录,找到2.2归档的目录,包括子目录打上钩,按确定。

在左侧目录栏内按需要调整层次,删除不需要的文件及文件夹。点击菜单栏设置按钮,在下拉菜单中点击选项,在打开的设置选项编译属性选项卡中,设置默认标题,

默认标题是以后做好的电子书默认打开的页面。在最后一个编译属性选项卡中自动同步打钩,自动同步打钩以后使连接跳转动作在左边目录中可以清晰显示具体的位置。

其他选项可以根据需要进行设置,最后按确定保存设置。

返回到文件夹打开需要设置连接跳转的文件。右击文件选择用Word打开文件(就是用word来编辑),在需要跳转的地方,用鼠标左键选择文字然后点击右健,在右键菜单中选择超链接,在打开的对话框中选择需要的连接,然后按确定插入链接。重复上述操作完成全部需要的连接保存。

点击编译按钮,选择电子书保存位置并给电子书命名,保存电子书的位置要新建一个文件夹,并且命名和电子书一样以后便于查找,软件自动开始编译。编译完成的电子书有很多文件就存放在新建的文件夹内,电子书制作完成后打开电子书文件夹,在打开的文件夹里找到后缀名为CHM的文件右击选择发送到桌面。回到桌面点击CHM文件就可以阅读刚才做好的电子书了。

3 讨论

质量管理体系文件的建立,目的是更好的为单位的管理提供技术保障,但是在实践中我们发现,传统纸质文件因为各种原因会在需要时出现找不到的尴尬局面。

有些不常用的文件标准在需要时会上网查询,但是网上文件很多是不规范的。为此我们尝试把质量管理体系文件全部打包成一本电子书,然后在各个岗位电脑上配置一本电子书供需要的工作人员查阅使用。这样不但保证了质量管理体系文件的正确规范,而且方便快捷。

常见的电子书有后缀为chm、exe和pdf3种格式。本文介绍的chm格式的电子书,它具有文件体积小,制作方便,阅读灵活等特点。exe格式的电子书它最大的特点就是阅读方便、制作简单且制作出来的电子读物相当精美而且无需专门的阅读器支援就可以阅读,文件体积稍大,eBook Workshop软件就是这类软件的代表,但是exe文件格式电子书很多防毒软件会阻止其运行,会给使用者带来不便。PDF的优点在于这种格式的电子读物和传统纸质相似、便于存取、安全性较高,但是这种格式文件无法制作超级链接,在使用上不太理想。

质量管理体系电子书的建立,为办公无纸化迈进了坚实的一步,使用电子书可以节约大量的纸张,并且给管理和使用上带来了便利、快捷和准确。

科学技术日新月异,我们的工作必上须跟时代科技的步伐,不断运用科技的最新成果,把我们的质量管理工作做得更好。

[1]郭华.谁是个中高手?九大电子书制作工具横评[EB/OL].http://www.pconline.com.cn/pcedu/pingce/0406/388723.html,2004-6-5.

[2]网页教程.电子书制作软件绿色版汇总及评价[EB/OL].http://www.wangqi.com/html/2006-01/2859.htm,2006-01-13.

[3]睡着的水.【E书制作教程】如何制作电子书(EXE格式、CHM格式制作)[EB/OL].http://bbs.asuro.cn/read.php?tid=141543,2008-10-10.

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1674-0742(2011)12(c)-0121-01

2011-11-18