关于档案管理规范化的几点思考

王 莉

(黑龙江省科学院 黑龙江 哈尔滨 150001)

档案是自然、社会和人类思维及各种知识的总结，蕴藏着丰富的自然和社会信息资源。档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作，其基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需求[1，2，3]。随着国家经济和社会各项事业的迅猛发展，人们对档案的检索、查阅、分析和研究利用越来越重视。在这种情况下，作为档案的管理部门，如何对档案进行规范化管理，以使档案得到充分利用，为知识创新、经济发展和社会生活服务，成为档案管理工作者必须认真思考的一个重要问题[4，6]。关于档案管理的规范化建设，本人认为应做好以下几个方面的工作。

一、认清档案管理工作的现状。当前,档案工作的现状主要有以下几点:1.人员不稳定，业务知识生疏，难以胜任新时期的档案工作；2.有些档案资料掌握在个人手中，对到期档案不能及时移交档案室保管；3.个别档案资料长时间积压，乱堆乱放，既使已整理的档案也存在分类、组卷、编目、排列不规范等问题，给档案管理和利用工作带来一定的困难；4.一些单位档案室简陋、设施陈旧，防潮、防火、防尘、防盗等基本条件较差；5.有的早期档案资料出现霉变、虫蛀、破损等现象；6.借阅登记不规范，档案利用效果差。这些问题的存在，直接影响着档案资料的安全和有效利用。认清这些存在的问题，在实际工作中尽量避免和解决这些问题，将会有助于档案管理的规范化。

二、提高对档案工作重要性的认识，增强档案工作者的责任感。档案材料积累了大量文字、图表、声像等原始资料，这些资料是为经济建设和社会发展提供服务的重要基础，是国家和社会的资源。档案管理部门应高度重视，充分认识做好档案工作的重要性，进一步增强责任感和使命感，切实把档案管理工作抓紧抓好，抓出成效，促进档案工作规范化建设。

三、做好档案人员的管理、培训工作。要做好档案人员的管理、培训工作,主要应该做好以下几点:1.明确专职或兼职档案人员的工作职责，健全完善管理制度，保证档案管理人员到位；2.经常邀请档案部门的专家进行有关档案的专题业务培训，系统学习档案理论，提高档案人员的专业基础知识和档案管理知识，尽快熟悉并掌握档案管理业务；3.在掌握理论知识的基础上加强实际操作训练，使档案人员熟练掌握各类档案技能，及时了解档案业务最新领域及其发展情况，逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。要让档案管理人员严守工作纪律，牢记自己的职责，凡未经批准借阅的档案，坚决不借出，以维护一些重要档案的严肃性。

四、加快档案管理基础性硬件设施建设。办公条件好的单位要给档案室留出足够的场所，使办公、阅览、库房三分开，为档案工作创造一个良好的工作环境；办公条件较差的单位也要建立专门的档案室，配齐必备的管理设施，落实“三铁”(即铁门、铁窗、铁柜)，“八防”(即防火、防光、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防霉)措施，并配齐电脑、打印机、扫描仪、刻录机、数码相机、装订机、多功能打孔机等现代化管理工具，从硬件上改善档案工作环境，努力推进档案管理规范化建设。

五、及时整理归档，严格规范管理。1.及时整理归档。每年上半年和年底为收存档案时间，设立专人负责档案的登记和接收，在条件允许的情况下逐步开展档案电子化管理，提高档案现代化管理水平;2.科学分类管理。根据分类和立卷方法，可将档案分成若干大类,对合格的档案资料交档案室归档保管；3.健全规章制度。要着眼于建立档案规范化管理的有效机制，明确岗位职责，健全立卷归档、资料查阅、资料保密、档案鉴定销毁等制度，编印成册，作为档案管理人员的行为准则；4.严格检查考核。要把档案管理纳入单位的年度工作目标考核的一项重要内容，奖优罚劣，形成重视档案管理的良好氛围。发现问题及时处理，确保档案管理规范有序。

六、做好档案的开发利用工作，让档案服务于社会。1、加强对档案资源的研究、开发和利用，为档案资源的充分有效利用创造快捷便利的内部服务条件。档案工作者要深入实际，潜心研究档案，积极开发档案中的有用素材，编制有用的检索工具和编研材料，为群众提供良好的档案服务；2、搞好档案借阅服务。对档案资料信息查询实行有偿服务，明确查询程序、查询范围、查询条件和收费标准等，变档案的封闭式保存为网上公开查询，实现档案的规范化管理；3、搞好档案编研工作。档案编研就是根据利用需要，通过对档案的分析研究，按照一定的主题，对档案中的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等，编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更为准确、系统和精炼，便于档案的利用。档案编研具有提供利用方式的主动性，内容的科学性和系统性，查找利用的方便性和持久性等优点，是档案信息资源开发利用的高级形式。因此，大力加强编研工作，能够为档案管理工作提供全面、系统、科学的资料，促进档案工作的规范化发展。

档案管理作为传承人类知识信息资源的一项工作,对社会的发展和进步具有举足轻重的作用，档案管理的规范化是档案事业发展的必然趋势。做好档案的规范化工作，需要有相应的法律法规、完善的管理制度以及规范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素质的档案管理队伍。只有这样，档案管理工作才能够向着科学化、规范化的方向快速发展[7，8]。本文提出了一些档案管理的规范化的思考意见，希望能对档案管理的规范化有一定的借鉴作用。

[1]苏冬梅.浅谈科技档案管理规范化[J].甘肃科技，2003(4)．

[2]孟广均等.信息资源管理导论[M],北京:科学出版社(第三版).

[3]朱斌.科研管理工作与科研档案管理合理发展的对策,今日科技.2008,(5):40-41.

[4]刘敏.加强科技档案管理促进科技档案利用[J].内蒙古科技与经济，2007，(14).

[5]邢丽芹.科研档案管理工作初探[J].管理信息,2008,(21):299.

[6]蔡月仙,姚锡镇.浅谈科技档案的管理创新[J].科技管理研究,2003,(6):104-105.

[7]狄生琴.科技档案管理现代化的内容[J].陕西档案，2004，(6).

[8]刘佳.关于科技档案现代化管理的思考[J].科技情报与经济，2006，7(16).