论秘书专业学生的语文素养

■王晓艳

秘书工作是人类社会发展到一定阶段的产物。秘书活动产生的社会历史根源包括两个方面：其一是社会组织领导部门的出现；其二是文字的产生和使用。秘书的主要工作内容可以概括为“三办”——办文、办会、办事。而这“三办”无一不与语文有着密切的关系。许多开设秘书专业的中高级职业技术学院或高校都把秘书放在中文系，甚至有人认为秘书是中文的一个分支，由此可见，秘书与中文关系非常密切，秘书专业的学生也必须具备较高的语文素养。文章从秘书职业的具体工作内容来谈谈秘书专业学生所需的语文素养以及应如何培养这些素养。

先说办文吧。俗话说，做一个好秘书必备的工具是一支好笔和一张好嘴。秘书又叫文秘、文员，办文是其最普遍最常见的工作任务之一。秘书的办文工作涉及的有行政公文、事务文书、礼仪文书、生活文书、财经文书、法律文书等等。秘书专业的学生只要掌握一定的文字驾驭能力，具备良好的语言组织能力，基本的写作基础才能胜任此项工作。秘书的文书工作与中学时代的作文又有很大的不同，文书工作较多地属于实用文体，写作意图明确，通常是领导授意写作，语言明确、简洁，庄重，主旨鲜明、务实，材料真实可靠，结构通常比较规范，故不能像写中学生作文那样随意联想，自由发挥。当然了，如果学生连中学生的作文都很难写好，那么写好公文之类的实用文体可能就更难了。很多学生中学语文没有掌握好，看到作文就头疼，到了大学就所有当然地以为终于可以逃脱了，而对于文秘专业的学生来说绝非如此。文书工作需要大量的阅读、参考和练习。中学语文基础较好的学生需要从另一个角度来学习写作，学习实用文体与作文的区别；基础较差的学生需要进一步加强锻炼，阅读较多的范文，模拟范文来写作实用文。文书工作需要学生培养书面语的写作能力，良好的语言组织能力以及严谨的思维能力。从另一个方面来看，文书工作也促进学生语文素养的提高，学生在不断练习文书、参加文书例文的时候同时也在增强自己运用语言文字的能力。

再说办会工作。按照会务工作的程序，可将办会工作分为会前、会中、会后三个阶段。我们来逐一阐述。会前，秘书通常要准备程序性文件——会议议程、会议日程安排、会议须知等，发布会议信息的会议通知，为领导起草会议讲话稿。程序性文件通常有固定的规范化的格式要求，会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，通常包括开幕式、领导和来宾致辞、领导做报告、分组讨论、大会发言、参观或其他活动、会议总结、闭幕式等。日程是根据议程逐日作出的具体安排，一般以天为单位。会议须知通常是指对参会人员的要求、交通提示、纪律要求等。会议通知属于文书工作中的行政公文的通知一类的告知性通知。讲话稿兼有口语和书面语的特点，既要通俗易懂，又是写在纸面上的。会前工作除了会场布置，很多工作都是与文字相关的。会中阶段时，秘书可能是会议的主持人。因此秘书专业的学生要想做好会中的主持工作，就必须培养自己良好的语言表达能力，口齿清晰，音色优美，灵活应变，抑扬顿挫，文学功底较好。学生平时要多阅读书籍，积极参加活动锻炼自己的口才。会后阶段，秘书要整理会议文件，将会议记录整理成会议纪要，并编发会议简报。这里就又涉及到实用文体的写作了——会议纪要属于行政公文，简报属于事务文书。写好这些文书就必须具备较好的语文素养。

最后是办事工作。秘书工作的特点之一就是繁杂性，事务性。秘书的事务工作除了办公室日常事务，如接打电话，收发邮件，开具证明介绍信等，还有信息工作、信访工作、接待工作、督查工作、沟通协调等等。这里基本每一项都涉及到语言交际能力、沟通能力、协调能力等口语表达理解的能力。秘书处于组织结构中的中心枢纽位置，处理好上通下达的工作，必须要有良好的交际能力。正如前所述，当秘书要有一支好笔和一张好嘴，处理与领导之间的关系，与同事之间的关系，与其他部门之间的关系还有与客户之间的关系。

那么在高等职业技术学院中，我们应该如何培养秘书专业学生的语文素养呢？

首先是设置相关语文课程，主要有《现代汉语》、《大学语文》、《写作与口才》、《经典名著欣赏与导读》、《演讲与口才》等，很多学校也把这些课程中的一两门作为全校学生的公共必修课。根据我校的教学实践反馈，这些课程一般都在新生入校的第一个学期开设，他们学习的积极性很高，也很有兴趣，因为这些课程跟高中衔接紧密，但又不同于高中时期的纯理论教学。第二，开展各种课内外活动。比如结合在《演讲与口才》课程内，可结合教学内容，在班内组织演讲比赛、朗诵会、辩论赛等。除此之外，在秘书专业的核心课程如《现代秘书理论与实务》中也可以开展类似的活动，当讲到秘书的沟通协调时，教师可选择相关案例要求学生进行分析讨论，或者设置情景请学生在特定的情境中进行沟通协调的实训，锻炼他们的口语能力。还可以采用任务驱动教学法，给定一个特定的任务，将学生分组通过完成这个任务来锻炼他们的口语表达能力、交际能力。课外活动，比如读书会、文化节、话剧表演等，通过开展这些活动，鼓励学生去学习，阅读经典名著，思考，再表达。这不仅丰富了学生的课余生活，还提高了他们学习的兴趣。第三，成立各种兴趣小组，如写作协会、书法协会、口才协会、演讲协会等，有相关任课教师或较专业的人士担任协会的指导老师。协会定期举办不同规模的活动。通过活动让学生们在娱乐中学习，在娱乐中提高，相互学习，共同进步。第四、运用多媒体教学。教师选取口才类的节目，比如历届大学生辩论赛，组织学生观看，然后分析讨论。教师还可以找些诗歌朗诵的磁带或CD来播放给学生听，启发他们。理论教学时，教师扮演着教官的角色，实践教学时，教师则扮演着导演的角色。

[1]中国就业培训技术指导中心组织编写.秘书国家职业资格培训教程基础知识 [M].中央广播电视大学出版社,2006（8）.