朝阳市图书馆地方文献征集工作管见

闫 瑛 边明丽

（朝阳市图书馆，辽宁 朝阳 122000）

闫 瑛 女，1977年生。本科学历，馆员。

边明丽 女，1972年生。本科学历，馆员。

地方文献是一个地区文明程度和文化水平的记录，是对其地方政治、经济、文化和社会事业发展及风俗、民情、自然资源、人文景观等的综合反映。它以一般文献无法代替的资料价值和社会作用为人们所青睐，是当地开展社会政治、经济建设、文化教育、编史修志等工作重要的文献资源保障[1]。因此，如何做好地方文献资源的征集工作，是每个图书馆亟待解决的问题。现结合朝阳市图书馆的具体情况，就地方文献征集工作中存在的一些问题展开研究，以期为图书馆地方文献工作提供必要的参考。

1 地方文献的征集范围及方式

1.1 征集范围

根据《朝阳市图书馆地方文献征集工作条例》规定，本馆地方文献的征集范围如下：

1.1.1 地方史料：包括综合性的和专科性的地方志、行业志等，这是本馆的征集重点。如《辽宁旧方志·朝阳卷》、《双塔年鉴》、《北票政协志》、《朝阳军事志》、《中共朝阳县地方史》、《朝阳电力安装总公司志》、《朝阳教育年鉴》、《凌源人物》等，这些文献内容丰富，资料翔实，充分体现了时代特点与朝阳的地方特色。

1.1.2 地方著述：包括朝阳籍以及曾在和现正在本地区工作的各界人士所撰写的对朝阳地方政治、经济、文化、风土人情、自然等方面的系统研究、评论、介绍等各种载体的专作、文章（含在报刊上发表的论文）。在朝阳这个人杰地灵的地方产生了一大批优秀的作家，他们所撰写的小说、散文、戏剧、楹联和游记都真实反映了朝阳的地域特点、风土人情和社会生活。如隋志操、刘家声等创作的曾获第十一届文华大奖的话剧《凌河影人》，管文华撰写的关于成吉思汗第28代孙、蒙古族大文学家的作品《尹湛纳希》，国家级非物质文化遗产项目《喀左东蒙民间故事》、《朝阳旅游》等，这些作品都能让广大群众更加深刻地认识并了解朝阳。

1.1.3 地方出版物：包括地区各机关、企事业单位、群众团体等正式公开出版物和非正式内部出版的各类出版物。如朝阳市政府的《政府工作报告》、市委宣传部的《创业先锋》、《朝阳五十年》、朝阳党校的《朝阳历史文化导读》、市财政局的《朝阳市政府债务核查资料》、市水利局的《朝阳水利大事记》等。

1.2 征集方式

由采编部设兼职人员负责地方文献的收集工作，了解出版信息，主动上门；与各县（区）图书馆保持联系，互通有无，必要时可用本馆复本比较多的地方文献与之交换，搞好馆际协调；收集地方文献主要以无偿为主，提倡各部门及个人免费提交作为馆藏。对无偿捐赠文献的个人及单位，颁发收藏证书（享受优惠借阅待遇）。对确属收藏价值大的图书文献，可酌情适当给予经济补偿，所需经费列入购书经费之中，可占全部购书经费的3%。

2 地方文献的馆藏现状

经过20多年的辛勤努力，朝阳市图书馆地方文献书库已初具规模。到2010年末共收藏地方文献2394种，3847册。分类统计数据见表1。

表1 朝阳市图书馆地方文献分类统计数据

从表1中可以看出，D、F、I、K类文献比较多，A、E、O、P、Q、U、V类文献非常少，甚至V类地方文献为零馆藏。这些数据表明，对于最能反映朝阳地方政治、经济、文学、历史地理等的文献是我们征集的重点，收藏比较齐全，而像军事、数理化科学、天文、交通和航空领域的文献，由于朝阳缺少这样的企事业单位和研究机构，所以馆藏非常稀少。

3 地方文献征集工作存在的问题

地方文献的收集主要通过以下几种途径：征集、捐赠、现购、交换和呈缴。从20多年地方文献征集的实际情况看，各种渠道所占比例为：征集为84%，捐赠为15%，现购为1%，交换和接受呈缴的比例为零。可以看出，工作人员通过各种方法征集的地方文献比例最大，读者主动捐赠的其次，接受呈缴本和交换情况有待改善。就目前本馆的地方文献征集工作而言，存在着很多制约其发展的因素。

3.1 未能建立和实施呈缴本制度

由于没有地方政府颁布的地方文献呈缴制度文件，使地方文献的征集工作局面难以打开，特别是限制了呈缴本的收集。在上世纪90年代，朝阳市文化局曾下发过地方文献呈缴制度的文件，但是整个朝阳地区没有出版社，只能与各出版单位协商呈缴，本馆也曾派人上门联系，但是一些单位的呈缴意识淡薄，没有认识到地方文献的重要性，加之文件的执行力度不够，所以收效甚微。

3.2 缺少专职部门和工作人员

本馆的地方文献征集条例中规定，由采编部人员兼职做地方文献收集和加工整理工作。但由于采编部只有4人，肩负着采购、分编、加工整理图书、目录组织、预订新书新刊等项工作，一年的工作安排得很满，基本上没有充裕的时间来从事地方文献的征集工作。而地方文献工作又需要花费大量的时间和精力去寻访、索取、沟通和联络，这势必会影响此项工作的效果。

3.3 经费有限，报账困难

本馆经费有限，地方文献征集的主要渠道是无偿赠送，征集人员大多只能凭私人关系索要。在出版费用越来越昂贵的今天，被征集方不愿赠送又不能提供发票的情况下，图书馆常常不能如愿收集到地方文献。此外，一些旧书摊也有部分非常具有收藏价值的地方文献出售，但由于存在外书目查重困难、无发票报账等原因，也不能收集到所需的地方文献。

3.4 采访人员素质问题

为了丰富地方文献的馆藏，本馆从2007年起把地方文献的征集列入各部门的年度工作目标责任书，全馆职工都参与地方文献的征集工作。但是大多数工作人员都没有进行过文献采访业务培训，不清楚地方文献的概念及范围，使得收集上来的文献良莠不齐，这样，既浪费了征集人员的时间和精力，又增加了文献整理人员的工作强度。

4 地方文献征集工作的对策

4.1 争取政府支持，建立地方文献呈缴本制度

地方文献的呈缴本制度是图书馆做好地方文献收藏工作的重要保障，它的建立和实施需要当地政府、宣传部门、文化部门、新闻出版部门等单位的重视。图书馆要寻求当地政府部门的支持、敦促地方政府就征集地方文献制定地方性法规。《中华人民共和国图书馆法》（草案）中对呈缴本制度作出了明确规定，期待着《图书馆法》尽快颁布实施，保证本地区出版物在图书馆的全面收藏。

4.2 广泛收集图书出版信息，实现征集方式多元化

地方文献涉及内部档案、内部资料、史志、公开出版物等不同方面，光靠订购或购买很难收集全，不只是资金问题，更重要的是资料来源很多是非卖品。只有知道图书出版情况，才能最大限度地将地方文献收集齐全。

4.2.1 通过各种方式获取地方文献出版信息

例如，朝阳九洲书店专门设了地方作家专柜，工作人员可以定期地去书店选购；《朝阳日报》和《燕都晨报》上也经常报道一些个人或单位出版的新书消息、广告、评介文章；在互联网普及的年代，不能忽视网络媒体的作用，朝阳新闻网的文化栏目也会发布一些新书报道，征集人员应该经常浏览网页，及时获取新书发布动态，降低文献的漏采率。

4.2.2 借助学术团体[3]

地方作者具有个体分散的特点，但他们往往会集合在一些机构和团体中，比如文联、作协、科协、美协、摄影家协会等，请这些学术团体和业务办公室代发征集倡议书和征集函，以引起作者的注意。

4.2.3 与档案馆和各县及其他单位的图书馆（室）进行交换

各馆都有收集地方文献的责任，彼此要互通信息、主动访求、赠送，共同充实馆藏，可收到事半功倍之效。近年来，由于全馆人员都参与到了地方文献的征集工作中，难免会收到很多重复的文献，有的能有10多册复本，本馆规定每种地方文献最多整理5册，其余的留作交换用。

4.3 强化图书馆内部管理制度

地方文献征集工作是公共图书馆工作的重要组成部分，要想取得理想的效果，一定要有切实可行的管理制度。

4.3.1 设立专职部门和地方文献采访人员。改变本馆没有专职地方文献采访员的状况，委派文化素质高、事业心及责任心强，又能吃苦耐劳、甘于奉献的同志专门负责。

4.3.2 制定地方文献管理规章制度，使各项工作逐步规范化、标准化。本馆先后制定了“地方文献征集工作条例”、“地方文献工作管理办法”，规定凡与本馆建立长期缴送和征集关系的单位或个人都要列入“朝阳市地方文献作者名录”，详细地列出单位名称及个人的出生年月、联系方式、研究方向、著述成果等信息，并随时记录缴送情况，避免漏采或重采。

4.3.3 实行激励机制，调动馆员积极性。本馆把地方文献征集工作列入部门年度工作目标责任书，规定每个部门征集10种/年，采编部100种/年；2011年进一步加大了比例，要求采编部收集数量不能低于朝阳地区出版物的70%（都是往年未入藏的文献）。从2007年开始，本馆实行激励机制，把地方文献征集与职工年终考核挂钩，规定每人每收集5种以前馆藏中没有的地方文献，年终考核加1分，5分为上限，此项举措极大地调动了馆员的积极性，一些高质量的地方出版物，如《古玉今韵》、《朝阳佛教史》、《慕容燕国春秋》、《抗日民族英雄赵尚志》、《朝阳统计年鉴》等文献，丰富了本馆地方文献的入藏量，取得了较好的效果。近年来，由于馆领导重视和全体职工的努力，地方文献的入藏量逐年增加（见表2）。

表2 朝阳市图书馆2003～2010年地方文献征集数据

4.4 举办不同类型活动，加大对地方文献的宣传力度

将地方文献束之高阁，是发挥不了作用的，图书馆应对自己所收藏的地方文献进行大力宣传。可以利用读书日和图书馆服务宣传周，开展本市著名作家和作品的专题活动；还可以免费提供场地和设备，邀请著名作家、画家等来馆举办新书发布会、鉴赏会、展览等，邀请市委宣传部、文化局、社科联领导亲临现场，同时请电视台、报社进行宣传报道，号召更多的人士关注地方文献工作。本馆1992年曾举办过一次地方文献展览会，取得了非常好的社会反响，会后许多读者将其作品主动交与图书馆要求珍藏与展览。如果能将此类活动继续下去，必将引起社会的广泛关注。这样，既宣传了图书馆，又为名家提供了一个展示其创作成果的平台，达到双赢的效果。

4.5 提高征集人员的专业素养[4]

拥有一支有知识、能吃苦、肯钻研的高素质专业队伍是做好地方文献征集工作的坚强保证。在信息技术飞速发展的今天，要保证图书馆地方文献的馆藏质量，地方文献采访工作者应当具备下列技能和素养：

4.5.1 高度的使命感与奉献精神。地方文献征集人员需要通过各种渠道去获取文献资料，需要与各种人打交道。走街串巷，冒着严寒酷暑去寻找文献资料，特别是在征集内部出版物时，由于对方不理解，无功而返的事时有发生。这就需要他们有高度的责任心、使命感和奉献精神，不怕苦，不怕累，才能保证地方文献征集任务的顺利完成。

4.5.2 坚实的文化基础和专业技能[5]。专业的文献采访工作者不仅要掌握与图书馆工作有关的学科知识，还要对本地区政治、经济、人文等历史现状有足够的了解；熟练掌握现代化技术，能通过网络和计算机检索获得地方文献资源，扩大地方文献搜集的地域范围和种类，要注意搜集、利用光盘、电子出版物等载体的地方文献媒体。只有具备对文献资料进行提炼、归纳、整理的能力，才能从纷繁、复杂、零乱的文献资料中，把握重点，保证地方文献收集的及时、准确、全面。

4.5.3 良好的公关能力。地方文献采访工作者要和有关单位及个人保持良好的信息交流与反馈。为此，在实际工作中，为了更好地获取相关文献，文献采访人员要广泛接触不同部门、不同类型的人群，建立起良好的社会关系，才能拓宽采访领域，征集到更多、更好的文献资料。

地方文献工作功在当代，利在千秋，图书馆应当从各个方面重视地方文献征集工作，保证图书馆地方文献资源的系统性和完整性，建立各自的特色馆藏，服务一方社会发展。

[1]聂晶.地方文献特色资源研究与建设[C].2010年全国图书馆文献资源建设研讨会论文集.南京：江苏省图书馆学会，2010：75-77.

[2]王祝康，王恒明.重庆图书馆地方文献阅览室文献利用状况调查报告.http：//www.3edu.net/lw/dfwx/lw 42602.html.

[3]孙艳丽.浅谈承德市图书馆的特色馆藏——地方文献建设[C].2010年全国图书馆文献资源建设研讨会论文集.南京：江苏省图书馆学会，2010：199-201.

[4]金沛霖.图书馆地方文献工作[M].北京：北京图书馆出版社，2000.

[5]谭清姣.浅谈佛山地区公共图书馆地方文献征集工作[C].2010年全国图书馆文献资源建设研讨会论文集.南京：江苏省图书馆学会，2010：20-22.