《商务英语写作》课程教学目标及实施步骤论析＊

陈习东

（武汉交通职业学院，湖北 武汉 430065）

高职院校培养的是“高素质技能型专门人才”，作为高职商务英语专业的一门核心课，商务英语写作课程也必须服从于高职院校人才培养的总目标。作为企业内部经营管理和与外部商务沟通的书面表达形式，商务英语写作具有语言正式、规范并体现着撰写者职业素养等特点。鉴于该课程专业性和实践性都很强，是融商务知识与英语写作技能于一体的实用英语课程，是涉外岗位必不可少的职业技能，许多高职院校在商务英语专业人才培养方案中都把商务英语写作课程设定为职业技能课程。

一、教学目标与要求

商务英语写作是指使用英语语言的商务类应用文写作，其特点是格式规范、句型结构与行文简约，大量使用名词化的动词及约定俗成的缩写形式，注重信息的真实性、实用性和时效性。商务英语应用文的写作水平不但影响着企业内部经营管理、外部商务信息是否能够实现有效沟通，同时也展示着该单位的对外形象。课程教学内容主要分为两大部分：公司内部经营管理和公司对外联络过程中所需的事务性、经济性等应用文。其课程教学目标是通过该课程的学习，使学生掌握商务英语写作的相关应用文文体、格式、语言，能熟练运用商务英语写作方法和技巧拟写工作中常用的各种英语商务类函件、应用文、报告等，达到有效沟通的目的。

商务英语专业的人才培养目标是使学生“具备运用英语从事商务活动的能力”，所以，商务英语写作课程的重要性也就不言而喻，其课程教学质量将直接影响着商务英语专业人才培养的规格。对高职层次的学生而言，要想顺利实现此教学目标，重点要克服学生英语语言知识与技能不足、商务知识不够系统与商务实操阅历欠缺等问题。这就需要我们有针对性的设计该课程的教学实施步骤以及适用的教学方法与手段。

二、商务英语写作的语言特点，构成要素及实现步骤

（一）商务英语写作的语言特点与构成要素

商务英语写作的语言讲究简洁（conciseness）、清楚（clarity）、具体（concreteness）、准确（correctness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration），简称“7C”。写作构成要素会因写作内容而略有差异，整体而言，有who（何人）、what（何事）、when（何时）、where（何地点）、why（何原因）／how（如何发生或拟解决方案）等，简称“5W”。

简洁原则是商务英语写作的显著特点，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，提倡开门见山，只涉及与主题相关的必要内容，叙事尽量使用简单句型、短语和简短词语。这种做法既节约了自己用于撰写的时间和精力，也节约了对方的阅读时间，且又便于受文者抓住主题。

清楚原则是指商务英语应用文的写作要做到层次清楚，逻辑性强。应尽量使用名词、动词、动名词等实词，避免使用指意不甚具体的形容词、介词等虚词。

具体原则是指商务英语应用文中的信息必须明确且有说服力，使用具体的事实、数据、要求、拟采取措施和时限以达到具体的目的。

准确原则是指由于商务英语应用文常常涉及到商务活动双方的权利、义务等，其准确性对商务沟通至关重要。具体而言，不仅商务英语应用文的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，所涉数量单位等内容还要叙述准确，以避免引起误会或纠纷。

完整原则是指商务英语应用文涉及的信息要求非常具体、明确、完整，提供受文者所需要的必要信息。文中包含的信息越完整，事实或者撰文者的要求也就越清楚和具体，沟通效果也就会越好。

礼貌原则是指商务英语写作应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于商务英语应用文时常可直接或间接影响到双方所磋商的商务活动的结果，故起草时应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，以易于对方接受。在写作商务英语应用文时，阐述观点、提出要求时可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法表达。

体谅原则是指商务英语写作中应尽量顾及他人的愿望、要求及感情，用对方能够接受的语气来谈论问题，提倡“换位思考”（You Attitude）。体谅原则在商务英语写作中的恰当运用，对企业树立自身形象，赢得客户信赖，进而获得经济和社会效益有着积极的作用。

“5W”是指何时、何地、何原因发生了何事件，涉及何人，需要或希望如何解决。

（二）教学实现步骤

由于课程教学方法与手段的设计应建立在专业人才培养方案规定的人才培养目标的基础上，针对职业岗位知识与技能的需求并结合职业发展的需要来进行，因此，根据课程教学目标的要求来设计教学方法与手段也就显得尤为重要。

根据商务英语专业人才培养方案、从企业反馈的信息并结合多年教学实践，笔者认为，该课程教学目标决定了我们的教学决不能只注重理论知识传授，忽视写作技能的训练，或者说，应更重视学生实际写作能力的培养与训练。因此，教学过程应当做到使学生“提笔能写、写则适用、用则规范”。“提笔能写”是指要求学生熟练掌握常见各类商务英语应用文的写作要素、常用句型和格式，可以轻车熟路的拟出文稿。“写则适用”是指要求学生拟出的文稿能遵循商务英语写作的基本原则，具备“适用性”。“用则规范”是指文稿语言与格式都规范恰当、准确，叙事清楚、语气适合，主次分明，逻辑性强，涉及到的专业知识与术语措辞专业，符合行业规范，能体现撰写者职业角色与专业素养，能有效实现商务讯息的沟通。

在教学实践中，笔者将教学过程划分为三个阶段，根据不同阶段的教学需要，采用多钟教学方法，经过数年的教学实践，验证了其教学效果。

第一阶段，认知与熟悉“7C”和“5W”。这个阶段以案例式教学为主。

案例教学起源于“哈佛大学”的情景案例教学课，其特点是：教学时将学生编为若干小组，在小组案例处理讨论中，要求学生运用课程所学的实用技能，发挥自己的思考和智慧解决问题，在练习中发展技能，以“参与”促“掌握”。在案例教学中，教师如果善于引导小组及小组间的交流，将有助于每组学生在发挥本组智慧的同时，也学习了其他组的智慧，集合全员智慧，实现大家共同学习、共同提高的学习效果。

在学习商务英语写作初期，有相当一部分学生在构思内容和组织语言时感到吃力。从内容与结构上看，问题主要有内容考虑欠周全、部分相关细节被遗漏、主次要点顺序不清、逻辑性不强、内容繁杂或加入不必要的表述、段落划分缺乏层次感等。在语言运用方面比较突出的问题是滥用词汇或杜撰词汇，句子松散拖沓，语法、句法及拼写错误，语句陈旧、俗套。语气或口吻的主要问题是“度”的把握不当，即要么毕恭毕敬，过于礼貌，要么得理不饶人、态度过于生硬。以上问题说明学生对英语商务应用文写作内容的构思不得要领，暴露了他们的英文语言基本功不够扎实，也反映出学生商务背景知识的欠缺。

教师就学生的“作品”分析讲解“7C”和“5W”的具体含义与用法，同时介绍相关商务英语应用文的写作格式，从知识上、技巧上给予点评，使学生能够迅速掌握商务英语写作知识要点与写作基本技能。此阶段教学重点是准确判定“7C”和“5W”，正确使用套语等关键词和常用句型，辨别相同词汇的一般释义和商务释义的差异。

例一：A customer has not paid the outstanding bill．

译：一客户至今未缴付欠款。

此句中the outstanding bill就不能解释为“杰出的议案”，而是“欠款”。

例二：As far as we know，their financial standing is sound．

译：据我们所知，他们的财务状况良好。

此句中的standing不能解释为“站立”、“立场”，而是“状况”。

例三：We conduct our business on very narrow profit margins．

译：我们是微利经营。

此句中conduct不能解释为“导电；带领”，而是“经营”。narrow不能解释为“狭窄的”，而是“微薄的”。

英语中常见的单词一般释义与商务类释义不一致现象还有很多，如表1所示：

表1 部分常见单词的一般释义与商务释义对比

第二阶段，自觉运用“7C”和“5W”。这个阶段以任务式教学法为主。

任务式教学法产生于20世纪80年代初，近年来盛行于欧美，是基于建构主义学习理论上的一种教学方法。它强调学生要在真实或仿真情境的驱动下，探究式完成任务或解决问题，在自主协作的环境中，在讨论的氛围中进行学习活动。这样学生既可学到知识，又可培养动手实践能力，也可提高学生的探索创新精神。学生在完成任务的学习过程中，始终处于主动的主体地位，教师是学习情景的创设者，学习任务的设计者，学习资源的优选者，学习活动的组织者和学习方法的指导者。教师给出具体的场景（situation）——工作任务，通过组织一些教学活动引导学生自觉运用“7C”和“5W”，实现情景写作教学。具体可以有以下几个环节。

（1）设置任务。每次教学设置一个主题，给出具体的场景。比如，讲解备忘录（memo）的时候，我们设置这样一个场景：

You are the manager of the sales department．You have to cancel a meeting with James Lewis，another department manager of your company．

Write a memo to Mr．Lewis：

·Apologizing for the cancellation．

·Explaining why this is necessary．

·Suggesting another date when you are free．

·Write 30－40words．

（2）小组讨论。在给出具体的写作任务后，要求学生两人一组讨论（Team Work），该文涉及哪些写作要素（“5W”）和哪些写作原则（“7C”），然后选择恰当的常用句型和关键词。

（3）应用文撰写。根据给出的条件，限时要求学生按照相关格式当堂撰写。

在进行第（2）、（3）环节的过程中，教师可在教室巡视，在学生需要的时候给予必要的指导。

下面以学生的两篇习作为例子来讲解。

习作一：

Hello JamesI must cancel our meeting on 25 November．

The reason for the cancellation is，I will attend the meeting with John Brown，the sales Manager．

He can meet us on 28November，is it ok for you？

Joanne

习作二：

Dear Mr．Lewis，

I’m afraid，I must cancel our meeting．For some urgent reasons，I must go to London immediately．So I would suggest another date for our meeting．

What do you think about the 25December 2009？Please give me a reply ASAP．

Kind regards

Kasha Stein

（4）互换修改。书写完毕后，与其他小组同学互换文稿，相互批改。批改标准是从标点符号、词句、格式到逻辑关系，所有细节都需经得起推敲。相互批改完成后，可采取教师指定和自由发言相结合的方式在班上对本组所修改的文稿讲评。这既是对上一阶段学习目标的巩固，培养学生商务英语写作的意识，也是对下一阶段教学的预热，对本阶段的教学效果起到不可替代的保障作用。

分析习作一，同学们可以发现：who、what、why、how、when等要素齐全，但行文未能“换位思考”，啰嗦、生硬，没有做到简洁、礼貌和体谅，还有标点符号、语法错误以及句式繁杂，部分人称指向不详，易引起读者理解上的困惑等问题。而习作二在写作要素、写作原则以及习惯用语等方面得到大家的一致好评。

（5）教师讲评。教师首先应肯定学生的进步，从积极的方面予以鼓励。然后可紧扣商务活动准则，结合范文指出不足。

第三阶段，遣词造句符合机构角色或位置。这个阶段应由教师对学生习作作深入分析。

商务英语写作规范的严谨性与条理性体现在用词专业、规范，委婉礼貌而不啰嗦，简洁而又具体、精确，惜字如金，逻辑性强。对学生的信息提炼和重组能力要求较高。教学重点是结合商务实际，努力做到拟就的商务英语应用文符合机构角色，例如，上下级或平级关系（如第二阶段的Memo写作）、供方与购方关系等。在这一阶段，学生已经掌握了商务英语写作的基本要求和技巧，需要加强的主要是在遣词造句和篇章布局等方面体现其拟写人所在机构在商务活动中的角色或位置。专业术语的精确、熟练运用，可体现撰文者的职业素养。例如：商务英语写作中大量使用缩略词（如ASAP、L／C、FOB等）、简单句、被动句、倒装句、虚拟语气等。此阶段教师应将“符合机构角色”作为点评的重点，教学方法可因需而定。

例一：…，but，owing to the late arrival of your L／C，shipment cannot be effected as stipulated．

译：…，但由于你方信用证延迟到达，货物不能按期发运。

句中用名词短语the late arrival of your L／C代替句子we have not received your L／C体现了简洁原则。

例二：We regret our inability to accept your claim because the cases，when being loaded，left nothing to be desired．

译：抱歉，我方难以接受你方索赔。货柜在装船时完整无损。

句中用动名词短语being loaded代替句子when the cases were being loaded。

例三：The goods are to be insured against leakage．

译：此货需要保渗漏险。

句子用被动语态突出了讨论的主题the goods。

例四：Should there be any breakage，please do not hesitate to let us know．

译：货物如有破损，请速告知我方。

句子用倒装的虚拟语气强调了事项的重要性。

例五：Releasing the names of our clients would violate their right to privacy．

译：泄露客户资料会违反隐私政策。

句子用虚拟语气结构would violate使得句子语气委婉。

例六：We appreciate your calling this matter to our attention．

译：感谢来电告知此事。

句子用appreciate表达了礼貌，用our attention表示己方的重视。

三、结语

根据高职学生的实际，商务英语写作的教学过程可分为三个阶段：从无从下笔阶段到用汉语构思然后翻译成英语阶段，再到能自觉遵循商务英语写作规则撰写阶段。在这三个不同的阶段，学生遇到的困难和常常出现的问题具有一定的共性。第一个阶段的主要困难是词汇、句型都有问题，从而无从下笔。动词无序连用和语意不清等大量语法错误是此阶段的特征。第二个阶段的主要问题是由于不熟悉商务英语写作规则与思维习惯，只好东拼西凑，其结果必然是造成信息不足或过剩、篇章布局紊乱等诸多错误。第三阶段的主要问题是缺乏足够的商务知识和阅历所带来的写作问题。商务英语写作融汇了商务知识、管理技能和英语语言，作为一个在校学生，写作时难免出现“代机构立言”时，把握机构的角色、位置不够准确恰当，或者说职业素养不足。强化教师讲解和多读、多写、多互评是解决问题的可行方法，教学重点是使学生掌握并能熟练运用商务英语写作规律性的知识与技能。随着学生毕业之后走上工作岗位，在了解和熟悉了企业运作模式和本企业所经营的产品，积累了一定的商务实操阅历之后，写作能体现职业素养的问题便可迎刃而解。在整个教学过程中，教师需将学生摆在主体地位，教师的作用应体现在学习情景的创设者，学习任务的设计者，学习资源的优选者，学习活动的组织者和学习方法的指导者等方面。在具体教学过程中则应根据学生基础和教学内容灵活运用上述教学方法。

［1］Carter D．Some propositions about ESP［J］．The ESP Journal，1983，（2）．

［2］田辉．浅析高职商务英语写作教学［J］．教书育人，2005，（5）．

［3］阮绩智．论商务英语写作课程设计与教学实施模式［J］．山东外语教学，2005，（1）．

［4］朱慧萍．商务英语写作［M］．北京：首都经济贸易大学出版社，2008．