大型政务会议的会务管理平台应用浅析

文｜上海金桥信息股份有限公司 王 琨

大型政务会议是一种形式较具体、功能较全面、应用较特定的会务模式，通常指省、市、区级的人大、政协会议，是各级政府政务会议中的一项特殊应用，在日常会议中占有较高的比例。

“两会”会议，包括开闭幕大会、主席团会议等有着特殊与会对象且具有相对固定的会务流程的应用。此类政务会议对会议准备、会议进程管理、会议控制等均有着严格的要求，因而对后台的会务管理平台也有着更高的要求。

目前在行业内，也有着一些以服务“两会”会议为主的会务管理平台，但它们通常都是由设备厂商根据其所提供的设备应用而开发的，如会务发言管理平台、表决管理平台、签到管理平台等，并不能覆盖此类政务会议的完整流程和全部应用。

随着政务会议系统的日益完善，用户对此类会议的后台会务管理平台也提出了人机界面要更智能、更全面的需求。在这种情况下，传统的会务管理平台已不能很好地满足系统使用要求。

基于以上需求，应用一套具有模块化、定制化的应用特点，且针对政府各种形式比较具体的会议而设计的智能化会务管理软件是较理想的解决方案。

大型政务会议的会务管理平台系统运行于Microsoft Windows平台，将会议准备、管理和控制功能集成到多功能的图形计算机环境下，其软件设计基于时尚的人机工程学，并且立足于软件和操作系统方面的最新发展趋势。

大型政务会议的会务管理平台的硬件架构，如图1所示。

会务管理系统平台是各个功能软件模块运行的基础平台，用户可以根据特定的系统要求将任意模块结合装入，会议的全面管理可集中到一点控制，使得操作方便和高效，数据分配更容易。

大型政务会议的会务管理系统平台的会务管理流程，如图2所示。

会务管理平台包含8个主要功能模块。

（1）与会人员管理模块

会务管理平台内置了一个数据库，用于存储和读取所有出席会议人员的信息。与会人员必须在代表库中进行登记注册，才可以使用会务管理平台报到，进入会场。

这个数据库可以提供会务管理所需的基本资料，用于后续的议程安排、权限设定和表决管理。

（2）屏幕显示定制模块

屏幕显示定制模块针对各会议厅功能，以及不同会议对大屏显示内容、显示风格的要求各异的问题，把屏幕显示的定制权限交给用户，使用户可以自由定制屏幕的显示风格和所要显示的内容。

该模块兼容所有会议厅中常用的显示终端，如投影机、大屏幕和等离子屏幕等；具有多屏显示功能，配合信号处理系统可以实现不同的屏幕显示不同的内容，各种屏幕显示内容、显示顺序的调整方便快捷。

（3）议程管理模块

在会议开始之前，管理人员需要对会议的议程进行编辑准备，使用会序控制模块能推进会议的进程。会务管理平台可以录入每个会议所要讨论的议题议案、会序、发言稿以及议题议案的发言表决模式。工作人员可以在局域网内的任何一个终端向会务管理系统提交会议议程。

图1

图2

（4）会议报到管理模块

在会议开始之前，管理人员可通过报到机，结合与会人员管理模块统计出本次会议的实到人数、应到人数、缺席人数等。

（5）会序控制模块

在会议开始之后，大会主持人和后台工作人员通过会序控制模块来完成事先准备好的会议会序。系统自动将本次会议议程显示出来，大会主席可点击相关议程标题启动相应设备，实现会议功能。会议过程中，机房管理人员可以在机房中通过网络同步控制会议流程。

（6）会议表决管理模块

会议过程中，与会人员按照会序中设定好的表决议程对大会议题议案进行表决，会议表决管理模块能自动统计出表决结果，并将表决的动态内容实时显示出来。表决管理模块具备限时表决功能，大会议题议案的表决时间可以自由设置。

（7）演讲提示模块

会议过程中，大会发言人可通过演讲席上的触摸显示屏来控制发言讲稿，实现发言文稿的翻页和自动滚动显示等操作，从而帮助自己实现脱稿演讲。

（8）会议设备控制管理模块

会议设备控制管理模块按照功能划分用户接口区域，实现图形化显示布局等，功能完备，界面简洁，可使用户对操作的对象和步骤一目了然。通过该模块，后台管理操作人员可以在会议的全程对会场上的所有设备进行全程控制。

会务管理系统平台具备模块化、定制化的特点，是针对大型政务会议而设计的智能化会务管理软件，适用于人大、政协会议及其他各种大型政务会议，为之提供了一种较理想的解决方案。