浅谈水文电子文件归档

□史维丹

随着水文信息化的进一步推进，水文系统电子文件与日俱增。对于档案工作者来说，与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致的工作，主要原因是电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，必须借助计算机编目归档，以及其查阅时对其形成原始文件的操作系统的依赖性等等。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，推动水文电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从水文办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和水文信息化的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式

一般来说，纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，归档方式的选择至关重要。我省水文系统档案的网络移交有两一个途径：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着全省水文计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，以反映职能活动的概貌。上网前，又按照水文信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是水文电子档案归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的、具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案室传输，可以借助水文信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在水文信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案室。档案室经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，一般由水情中心负责传输至档案室归档。为适应水文办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重水文信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。水情中心的计算机与信息管理员负责规划、统筹全局信息管理工作，是开发集中统一型水文信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，再将汇集后的水文信息转至档案室，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的水文电子文件归档。水文系统的计算机与信息管理中心利用网络技术建立全省水文信息管理系统，分为水情、水质、地下水、站网等多个子系统。这些数据产生后，由各部门分别处理后，再进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案室保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由这些水文电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案室，不能由档案室自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案室接收的电子文件应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、建立水文电子文件归档制度

经过多年实践，水文档案的纸质文件归档有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展水文电子文件归档也要以人为本，形成一支专业队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对水文档案工作较为陌生，不像纸质立卷归档人员与档案室多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案室在电子文件归档上达成共识。因此，依靠原纸质档案立卷工作骨干，建立电子档案归档工作队伍更稳妥。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起水文电子文件归档工作的重任。

水文电子文件来源于业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的水文电子文件收集归档，必须靠制度约束，使执行制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入立卷归档制度，列入水文信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核水文信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

与纸质文件相比，水文电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素更多，仅靠档案室人员很难完成，应采取电子文件形成部门、档案室、计算机与信息管理人员三结合的方法。水文电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担水文电子文件归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案室掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理人员既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在水文电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三项职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在水文电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现有技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的水文电子文件拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案室应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它将与纸质档案并存很长时间。但从长远看，在水文电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化室藏，而且能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。最好以简报、情况通报类及信息的实质内容已被其他档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。