与时俱进 做好高校档案工作规范化管理

陈彬

(四川烹饪高等专科学校，四川 成都 610100)

随着我国社会主义市场经济和高等教育事业的不断深入发展，高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，面临着新的发展机遇和挑战。特别是当前高校办学规模的不断扩大，改革的不断深化，档案工作在高校管理中的地位和作用日益突出。因此，在新的时代背景下，高校档案工作要与时俱进，加快现代化进程，积极探索高校档案工作规范化管理的有效途径，提升高校档案工作管理水平，实现高等教育事业的和谐发展，服务于社会。

1 高校档案工作规范化管理的重要性

高校档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。［1］它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据。胡锦涛同志在全国档案工作暨表彰先进会议的讲话中指出：“档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平。”2008年，教育部颁布了《高等学校档案管理办法》，该办法对档案工作的定位更加合理，其中明确规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”档案工作规范化管理是实现档案工作现代化的基础和前提条件，是档案工作科学管理，提高工作质量和效率的重要手段。在新的时代背景下，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校的各项管理已走向现代化，档案工作也发生了深刻变化，档案由单一门类发展到多门类，利用由封闭转向开放，检索由人工向计算机过渡，档案数量越来越多，工作范围越来越大，在学校事业发展中发挥着越来越重要的作用，高校档案工作规范化管理是适应高等教育事业不断发展的需要，对于推进学校各项事业的全面、协调、可持续发展，具有重要意义。

2 高校档案工作规范化管理存在的主要问题

2.1 档案意识淡薄，不能适应时代发展的要求

由于历史的原因，“重建设，轻档案”的思想普遍存在，形成了许多定势思维，认为档案工作无非就是收集、整理、保管一些已成为历史的东西，与经济工作结合不紧密，是简单劳动，不会直接产生经济效益，和其他科研、教学部门相比，档案部门是配属机构、次要部门，而把档案工作附属化、边缘化。再加之有的领导对档案工作的重视程度不够，对档案管理工作的规范化更是顾及不上，这些因素都不同程度地影响着档案工作规范化的管理，使其难以适应时代发展的要求。

2.2 资金投入不足，基础设施不够完善

在新形势下，按照档案工作规范化管理的要求，对档案基础设施建设有了新的更高要求，但由于各种原因，有的高校在档案的基础设施建设和资金投入方面严重不足，导致设施设备相对落后、陈旧，各类计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机等适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位，档案保管借阅条件差，特别是有的高校没有设立专门独立的档案库房，办公室、阅览室、档案库房不能实行三分开，更没有防盗、防火、防虫、防磁等“八防”措施，严重影响了档案保管的安全，使其不能完全符合档案工作规范化管理标准的要求。

2.3 专业人才缺乏，档案管理队伍不稳定

在高校的档案管理工作中，专、兼职档案人员承担着全校档案管理工作的职责，其工作水平和业务能力直接影响学校档案工作的水平，而档案管理又是专业性较强的工作，但是在高校档案工作人员中真正科班出身的为数不多，大部分是身兼数职，未受到专业知识技能培训。档案专业技术人员数量不足，人员素质参差不齐且更换频繁，导致档案管理队伍不稳定。在这种情况下，要实行档案工作规范化管理，无疑是一句空话。

2.4 档案管理工作不规范，档案的利用率不高

近年来，各高校虽然按照档案法的要求，加强了对档案的领导和管理，做了大量的工作，也取得了一些成绩，但是离档案工作规范化管理的标准还有较大差距，主要表现为：档案管理制度不健全;档案归档意识差、整理不及时，有的档案长期不整理、不装订;档案的收集不齐全，以纸质档案为主，而电子档案收集甚少，收集主要以党政、教学、财会类档案居多，照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，且收集渠道不通畅;档案检索工具不足，查阅档案还处于手工检索，查找速度慢、准确率低，导致档案的利用率不高。档案管理工作还没有完全纳入法制化、科学化和规范化的轨道。

3 做好高校档案工作规范化管理的对策

3.1 转变观念，提高认识

“档案意识是关于档案的思想、观点、知识和心理的总称，它包括对档案基本理论的掌握和认识，对档案的本质和作用的看法，对现行的档案法、档案政策和制度的态度，对档案工作及其发展的思考，是否树立依法治档的观念等方面。”［2］在实际工作中，很多人档案意识淡薄，观念落后，对档案的重要性认识不足。档案工作是一项非常重要的工作，涉及部门和范围极为广泛，广大领导干部和教职工在思想上要高度重视、统一认识，增强档案工作意识。在提高认识的基础上，切实转变观念，用科学发展观指导高校档案现代化建设，给予档案工作以各方面的支持，使档案工作与时俱进。努力做到将档案工作纳入学校的规划和计划，纳入学校的各项管理制度，纳入有关人员的职责范围，还应定期组织全校中层以上干部专题学习档案法律法规，并且通过学校办公自动化系统、校园网、宣传橱窗等载体，大力宣传档案法律法规和档案工作的重要性，提高领导干部和教职工的档案工作意识，从而形成人人关注、全员参与档案工作的良好氛围。

3.2 加强领导，明确责任，落实措施

第一，把档案工作规范化管理列入学校工作的重要议事日程。在学校的发展规划中应明确提出档案工作规范化管理的发展目标，根据档案工作规范化管理的要求，制定出学校档案规范化管理工作实施方案，对档案工作规范化管理中的具体措施、分工、日程安排表以及实施步骤，逐条列表分解，落实到部门和责任人员，并从人、财、物等方面给予支持，为档案部门提供良好的工作条件。

第二，建立档案工作规范化管理领导机构和健全档案工作管理网络。根据《档案法》及《高等学校档案管理办法》的要求，学校要加强对档案工作的领导和管理，建立高校档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长，分管档案工作，各部门、院(系)领导作为领导小组成员，负责本单位的档案工作，实行统一领导，集中管理。同时，各部门、院(系)配备相应的专兼职档案工作人员，形成覆盖全校的档案工作管理网络。

第三，加大经费投入，保证必要的硬件设施。学校要对档案工作给予必要的经费支持，列出专项经费，添置档案管理软件、计算机、打印机、复印机、照相机、摄像机等现代化管理设施;防虫、防火、消毒、防磁、去湿等档案保护设施设备;以及档案柜、档案盒等档案装具，这些都是档案工作规范化管理所需的必备条件。有了这些物质基础，才能使档案的价值得以最大限度的发挥，提高档案的利用率，保证学校档案工作规范化管理的顺利开展。

第四，学校对部门档案工作进行指导与督促，加强对档案工作的考核。学校要高度重视档案的归档工作，形成部门立卷制度，针对归档工作中存在的问题，进行检查与指导，加强对档案规范化管理方案落实情况的检查，督促相关部门按时完成工作。同时，对在档案工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励，使档案工作规范化管理成为常规，增强档案管理的约束力和权威性。

3.3 建立健全制度，依法治档

根据《档案法》及《高等学校档案管理办法》的规定，建立和健全学校系统有序的档案管理制度。针对在档案工作规范化管理过程中遇到的问题，对有关档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、利用、保密工作、档案库房管理等的规定，进行全面的修订和梳理，完善和健全学校档案工作的规章和制度。尤其是要健全岗位责任制，把档案工作纳入到各部门领导和专兼职档案员的岗位责任制中，并与考核奖惩挂钩，同时，还应当建立和健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，保障档案工作正常、有序地开展，推进档案管理工作的制度化和规范化，使学校档案工作有章可循，有法可依。

3.4 加强队伍建设，提高人员素质

“档案工作是在管理学、秘书学、统计学等多学科理论基础上形成的一项专门业务。”［3］因此，加强队伍建设，不断提高档案人员的素质，实现档案管理专业化，是加强档案工作规范化管理的必要条件。

第一，提高学校专兼职档案人员对档案工作规范化管理的认识。组织学校专兼职档案人员学习国家有关档案工作的法律法规，使他们树立正确的人生观、价值观，热爱档案工作，具备良好的职业道德，充分认识自己的责任和义务，增强自觉性，做好档案规范化管理工作。

第二，做好学校专兼职档案人员的业务培训和继续教育工作。国家档案局印发的《关于加强档案业务人员培训工作的意见》中，要求档案管理人员政治素质强、业务能力精、思想作风好，能够驾驭档案管理工作。高校应通过采取“请进来”“走出去”“以会代训”等多种形式，提高专兼职档案人员专业知识和水平。定期邀请档案专家、学者到校举办专题讲座，进行业务指导;经常组织档案人员外出参观和交流，拓展视野，学习别人的先进经验，创新思路;同时，利用学校召开的档案工作会议，以会代训，对档案人员进行相关培训，提高专、兼职档案人员的业务能力。

3.5 加强规范化管理，提高服务质量

根据《四川省档案工作规范化管理办法》的规定，档案工作规范化管理考核的主要内容包括组织管理、档案设备管理、基础业务建设、档案的开发利用等四个方面。［4］做好高校档案工作，必须遵循科学的原则，从档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个方面，全面推进档案工作的规范化管理。特别要做好档案的收集、整理和归档工作。档案收集是档案工作的起点，是档案管理的基础性环节，规范档案管理首要的是规范档案的收集，保证档案收集齐全完整。同时，还要加大档案馆室的现代化建设，目前，许多高校都建设了高性能的校园网络系统，档案工作要充分利用校园网的基础设备，收集、加工整理档案信息，分类储存，并对档案信息进行编研和利用，使其转化为更能体现自身价值的科技信息、文化信息、经济信息，实现档案保存的数字化，档案利用的网络化，档案信息的安全化，提升档案管理工作水平，使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作，促进高等教育事业的和谐发展。

［1］《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)［Z］.国家教育部，2008.

［2］蔡哲.论树立新时期的档案意识［J］.机电兵船档案，2008(1)：14.

［3］王晓玲.论新时期的高校办公室档案工作［J］.合肥工业大学学报(社会科学版)，2007(5)：182.

［4］四川省人民政府办公厅转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》(试行)的通知(川办函［2005］103号)［Z］.四川省人民政府办公厅，2005.