浅谈高校人事档案收集工作存在问题及建议

马荣霞， 穆江萍

（河北民族师范学院，河北 承德 067000）

浅谈高校人事档案收集工作存在问题及建议

马荣霞， 穆江萍

（河北民族师范学院，河北 承德 067000）

高校人事档案管理工作是人事工作的重要组成部分，档案管理工作的质量和效率，涉及到每个教职工的切身利益。为了使人事档案材料收集全面完整，对人事档案管理工作中存在的问题进行分析并提出解决问题的建议，更好地顺应时代发展和人事管理的需要。

人事档案；材料收集；管理工作

高校人事档案管理工作是组织人事部门一项最基础的工作，是高校人事管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校干部人事管理水平的重要标志，人事档案是记录每个人发展变化，全面反映个人所从事的专业、科研能力和学术水平的真实情况。加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要的意义和作用。随着高校人事制度改革力度的不断加大，对高校人事档案管理工作提出了新的要求。档案材料的收集是人事档案工作的基础。如何适应高校发展的要求，确保人事档案材料的齐全完整，更好地为组织人事部门服务，充分发挥人事档案的作用，在档案材料收集上应认真思考和研究。

一、高校人事档案收集工作中存在的问题

1.档案意识薄弱

长期以来，高校部分教职工对人事档案管理工作认识不足，缺乏了解，对材料形成以及所起的作用不清楚。不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂人事档案是组织、人事部门了解和选拔任用的重要依据，对档案持无所谓的态度，甚至有些人认为“档案无用”。个人档案材料的短缺很少有人过问。在实际工作中对个人所形成的材料，如奖励、进修、攻读学历学位等人事档案归档材料不能主动及时地交到人事档案管理部门存档，造成人事档案归案材料不完整，使人事档案的完整性和准确性受到极大的影响，给人事档案管理和利用工作埋下隐患。

2.材料收集不及时，缺漏严重

在高校快速发展的今天，高校师资队伍建设是高校管理工作的一个永恒主题，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。吸纳和引进更多高学历、高职称的人才是高校师资队伍建设的一个重要内容。在日常档案管理工作中经常发现部分引进人才的档案材料都存在不同程度的缺漏，不是缺入党材料、就差年度考核表、工资审批表、学历学位材料，有些毕业生缺高中毕业生登记表、高考报考登记表,高校毕业生登记表、成绩单材料等。造成这种现象的原因主要是各部门档案管理工作人员业务素质差，对档案业务不熟悉，责任感、事业心不强，工作不认真、不细致，对归档材料收集、整理不主动、不及时，该入档的材料没有归档，致使人事档案中材料短缺严重。特别是近几年来人事制度改革不断深化、人才流动日益频繁，人才引进力度进一步加大,人事档案管理工作出现了复杂化。

随着近几年各高校办学规模不断扩大,在社会上引进高层次人才日益增加,尤其是从人才市场引进的人员档案材料缺漏现象严重,主要缺入职表、履历表、职称表、工资表以及交办各种保险税收手续材料等,无法反映其工作经历，致使工龄前后无法衔接，他们的切身利益深受影响，引发一系列的矛盾和纠纷。最近发现在引进高层次人才中,人档分离，弃档现象日见增多，在人事调动中无法正常转递人档，给人事管理工作带来很大的困难，严重影响干部人事档案的完整利用。

3.档案内容失真

高校人事档案是记载教职工个人经历、政治思想、德能勤绩等情况，是组织人事部门了解和正确使用每个人的重要依据。要求收集的材料和内容必须真实可信，实事求是，不能掺杂任何水分。但在日常查档时，我们经常发现有些档案内容填写的信息前后不一致。由于受利益驱动，个别人将自己的出生年月写小，前后相差几年，参加工作时间写早，文化程度写高，使人事档案材料内容失真。这些问题严重影响了人事档案的真实性和严肃性。给高校组织人事部门办理考察干部任免、工资晋级、专业技术职务评聘及退休年龄认定等工作带来很多困难。

4.人事档案管理人员配备不足，业务素质欠佳

近几年随着高校师资队伍的不断扩大，教师人事档案数量递增，加之个人材料进档频繁，档案管理工作任务日益加重。由于单位领导对档案管理工作不够重视，对高校档案室专职人员没有按规定和要求配备,多数档案室由兼职人员管档，在日常工作中无法保证足够的时间对人事档案进行专门管理。在档案管理人员业务培训方面，很少有人参加过系统的档案专业知识和技能培训，管档人员对档案业务不精通，缺乏管理知识更新，导致高校人事档案管理滞后，使档案管理工作只能在传统层面上进行。在很大程度上制约了高校人事档案管理工作水平的提高。

二、对高校人事档案收集工作的几点建议

1.加强宣传和贯彻《档案法》，提高教职工的档案意识

《档案法》是做好档案工作、发展档案事业的依据。在日常工作中应加大对《档案法》的学习、宣传、贯彻。使领导、教职工都能了解和认识高校干部人事档案工作的地位和作用，以及自己应尽的义务及所承担的责任。破除人事档案的神秘感。让教职工知道人事档案与自己利益息息相关。特别是在改革开放市场经济条件下，干部人事档案与干部人事制度的改革是密切相关的，新时期考察任免干部、评定职称、工资晋级、人员退休等都要以人事档案的记载为依据。人事档案是反映个人在不同时期，不同阶段的学习、工作经历及社会活动的真实记录。所以要通过宣传、学习，使广大教职工了解归档材料的要求和内容、知道档案在日常工作生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高每个人的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性。达成支持档案工作的共识，形成齐抓共管的合力，促进高校人事档案工作的良性发展。

2.建立归档材料的收集网络

实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，最重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而档案的收集涉及各部门的每一个在岗人员，所以要做好各部门领导工作，使他们在思想上对档案工作引起足够的重视，真正把人事档案工作列入工作的议事日程，当作一件经常性的大事来抓。各部门要选拔作风正派责任心强、工作勤恳的同志负责本部门的档案材料收集工作，要建立一个纵横交织、上下贯通的档案材料收集网络，教育兼职工作人员要认真履行职责，按要求做好材料收集归档工作、及时上交档案材料。档案部门要定期做好兼职档案人员的培训指导工作，不断提高他们的工作技能和理论水平，把档案材料收集工作做的更细、更好，变被动收集为主动收集，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。

3.加强人事档案管理规范化

目前人事档案内容出现失真现象较多，在日常档案管理工作中，应加大对档案规范化管理，保障人事档案的真实性。首先要提高全体教职工的档案意识，重视和理解档案作用，对自己所填写的材料信息要做到求真务实，不得有虚假现象发生。其次，要加大宣传《档案法》力度，加强法制教育，提高全体教职工道德素质和法律意识，做到“有法必依”，执法必严，违法必纠。第三，严把材料入口关。要从制度上规范档案管理，保证档案内容真实可信，要做好档案材料的鉴别收集、归档和整理工作，对归档材料都要逐个核对，发现档案材料前后矛盾等不一致情况，要认真严格审核认定，不得随意归档入卷。只有把好材料入口关，才能从根本上杜绝档案失真现象发生，维护人事档案材料的真实性。

4.加强队伍建设，提高人事档案管理人员的素质

当今高校快速发展，干部人事档案工作是一项政策性、专业性、服务性和保密性较强的工作。它对从事这项工作人员的政治素质、科学文化和专业知识的要求都比较高，因此，档案管理人员首先必须要有高度的爱岗敬业精神和强烈的事业心、责任感，潜心于人事档案管理工作中去，维护档案的完整和安全。其次，要不断更新知识，对档案工作人员要进行必要的培训，学习新知识、新技术、拓宽专业知识面、优化知识结构，掌握应用计算机和其他有关方面的知识技能。随着人事档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，只有这样能适应信息化要求的合格档案管理人才，才能提升高校档案管理与服务水平，实现档案工作的现代化和信息化。

综上所述，高校人事档案在收集工作中，要加大档案法规的宣传力度，增强每个人的档案意识，明确档案材料的归档范围和内容，将应归档的材料及时收集随时归档，确保高校人事档案材料齐全完整。

G272

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1005-1554（2011）02-0102-02

2010-10-26

马荣霞（1958-），女，河北滦平县人，河北民族师范学院人事处高级政工师。