关于太原大学图书馆搬迁的思考

□段鹏莉,丁民选

(1.太原大学图书馆,山西 太原 030009；2.山西广播电视大学，山西 太原 030027)

随着太原大学的发展,学校决定整体搬迁至小店区。如何以最快的速度高质量地完成图书馆的搬迁任务已成为太原大学图书馆需要思考的重要问题。

一、前期准备

清点馆藏文献及设备。太原大学图书馆现有馆藏文献合计31万余册，其中纸制中文图书29.2万册，日文图书2940册，装订期刊合订本1.5万册。其中，流通部的图书数量最大。但考虑到搬迁时需尽量保持开馆的要求，因此，打包工作先从一层的日文库以及三层的样本库开始。一方面，这些图书的打包不会影响到流通部的正常工作。另一方面，提前打包这些图书，也可以减少将来流通书库图书打包任务，为搬迁工作节省时间，从而提高搬迁效率。太原大学图书馆局域网目前共有微机96台，其中3台服务器，15台工作终端，78台电子阅览终端。正式搬迁之前，技术人员要对所有设备重新检测清查，保证设备的正常运行，以避免搬迁过程中因设备问题而影响整个工作的进程。

充分调研合理布局。新馆藏书布局将根据图书馆的性质、任务和藏书特点，并结合新址的建筑结构，对馆藏区域进行合理划分。考虑到未来新馆的面积要比临时新址大，规划藏书布局时，需要特别设立密集书库，将二线书库至于密集书库，一线藏书以及工具书等全部放在流通阅览书库，这样既可以使空间得到充分利用，同时也保证了馆藏图书的正常有序流通。根据调研结果，馆领导一致认为：考虑到架位、架距、阅览桌的桌距，工作台的摆放等一系列复杂的实地问题，为保证室内空间的合理利用，我馆在进行室内布局时决定尝试运用建筑设计所常用的AutoCAD软件 ，首先，画出每个书库和办公空间的平面图;然后，根据确定的架距和书架、阅览桌的尺寸，布置出每个房间的效果图。 最后，经研究调整再做具体实施。

二、充分准备 各个突破

精打细算准备耗材。通过对馆藏图书以及设备的清查，基本可以确定所需材料的数量。打包用的纸张、标记用的标记笔、剪刀、绳子。其中，对纸张的要求比较高，考虑到图书搬运基本由搬运公司承担。因此，打包必须要紧，以免出现漏损。最好是挑选三种以上的纸张，先由工作人员试用，从中选出性价比最高的，用于整个搬迁过程的打包。之所以要考虑到价格，是因为要将图书馆所有藏书打包，绝非一个小工程，要耗费大量的耗材，需要大量经费，在保证质量的前提下，精打细算是必需的。剪刀，绳子和标记笔要在保证人手一份的前提下，为耗损做出预留，以减少再次购买对时间以及人力造成的浪费。除此之外，工作人员的劳动保障必须到位，后勤工作也是保证整个搬迁顺利进行的关键，只有全馆成员统一思想，积极参与，才能保证图书馆搬迁的高效完成。

制定标准培训上岗。标准是为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。 它对活动或活动的结果规定了规则、导则或特殊值，供共同和反复使用，以实现在预定领域内最佳秩序的效果。在图书馆搬迁过程中，为了打包、下架、搬运、上架等过程的科学有效进行，需要制定统一的工作标准，如打包标准、登记标准等，将出错率降低到最小值。制定标准后，就是具体的执行，为了在具体工作时能有效的运行所制定的标准，需要工作人员在正式实施标准之前，先进行岗前培训。岗前培训是进行标准化作业过程中必不可少的环节。通过岗前培训，每个工作人员要掌握各个环节的工作标准，并且按标准作业。此外，通过请专业人员培训，我们的工作人员还可以掌握各个环节的工作技巧与要领。这个时候，年长馆员的经验优势便得到了体现，他们不光可以提高工作效率，还可以帮助新人，指点他们的工作，让他们尽快熟悉图书馆的各项工作，为今后新馆的建设打下良好的基础。

三、搬迁工作的指导思想与原则

以人为本原则。在管理学中，以人为本的思想人是最基本的要素。人是能动的且与周围环境相互作用的。良好的工作环境可以促进人的发展和组织的发展。个人目标与组织目标是可以相互协调的，把组织发展为一个学习型组织，使员工在实现自己目标的过程中认识组织，组织也进一步了解员工，使得组织目标更能体现员工利益和员工目标。以人为本的管理要以人的全面发展为核心，人的发展是组织发展和社会发展的前提。

首先，搬迁工作要坚持以“服务广大师生”为搬迁工作的出发点和落脚点，对他们阅读需求的影响要尽量做到最小。图书馆是学校对师生服务的窗口，在服务过程中尤其要坚持以人为本的原则。关于图书馆搬迁的实况信息要及时在图书馆网站上更新，以方便广大读者的阅读。其次，搬迁过程中还要考虑到工作人员的劳动强度和任务安排，搬迁一般安排在暑期来临或即将结束，要尽量避开当地最炎热的时间，降低工作人员生病的几率。在任务安排上，要分开小组，各司其职，提高工作效率。

“有理有利”的原则。“有理”是指搬迁工作要科学合理，计划周密。一方面，图书馆搬迁工作必须有周密的计划和精心的组织。对搬迁的步骤、方法、人员分工、时间安排及整序等方面要考虑周全。尽量使搬迁各个环节在协调、有序中进行。另一方面，在图书馆搬迁之前，我们应对临时馆的房间分布、面积大小等情况进行了调研，确定各房间的用途进行合理安排，各功能区域的划分要科学合理，充分体现人性化的特色。

“有利”是指，一方面，太原大学图书馆今年搬迁工作时间最好安排在六月中下旬，这个时间太原地区温度还不是很高，可以避免职工连续工作造成身心病患的困扰，影响馆员的身心健康。 另一方面，图书搬迁还应充分考虑读者的需要，闭馆的时间不能太早。根据搬迁的前期准备情况来看，五月闭馆比较合适。

四、对太原大学图书馆搬迁工作的几点建议

图书馆的搬迁工作，是一个庞大的系统工程，它绝不仅仅的图书资料的搬迁，还包括新馆的规划、馆内各部门组织管理。从旧馆的打包、下架，到新馆的布局设计、安装调试，这些工作繁琐而具体。工作的成效还将影响到今后图书馆的发展，因此，如何安排这些工作就显得异常重要。

运用运筹学提高搬迁效率。在设计搬迁方案时，我们可以考虑将图书馆搬迁看作是一项系统工程，事先对整个搬迁进行周密而详尽的筹划，并制定具体的实施方案。 在这个搬迁工作的系统工程中，最重要的目标为：图书整体、有序、高效的迁移。搬迁的各个环节环环相扣、逐层递进，为了保证整体搬迁的有序进行，可以对整个搬迁工作进行统筹规划，制定出切实可行、科学高效的实施方案，使运筹学在图书馆搬迁这一实践中产生最大的效能。

运用项目管理提高搬迁效率。图书馆搬迁工作需要花费大量的人力和物力，搬迁工作组织和协调的好坏会对图书馆今后的发展产生重大影响，协调和安排这些工作可以考虑导入项目管理的方法和技术，对整个图书馆搬迁过程进行详细的论证、控制和协调。 项目管理方法的运用，可以在搬迁过程中改变低效率的命令体系，使搬迁这一跨职能部门、跨领域的复杂工作在最短的时间内完成。既可以保证质量、节约成本、提高效率， 又有利于锻炼和培养太原大学图书馆的基层管理人员以及各项目负责人的计划和协调能力，积极有效地推动图书馆管理体制的改革与发展。

总之，图书馆的搬迁是一个系统工程，是图书馆发展的重要时期，也是完善图书馆工作的有利时期。它不仅关系到图书、报刊以及各种设备的搬迁、新馆的规划、馆内各部门组织管理，还涉及到各种新技术设备的更新和应用。需要各级领导重视，全馆上下齐心协力、精心策划、提前准备，才能使搬迁工作顺利完成。

参考文献：

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[2]秦越.高校图书馆搬迁工作经验谈[J].科技情报开发与经济，2007,(11).

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