浅析高校院系资料室现代化建设的途径

何荣娟

（琼州学院，海南 三亚 572022）

浅析高校院系资料室现代化建设的途径

何荣娟

（琼州学院，海南 三亚 572022）

本文对高校院系资料室的现状进行分析，就做好高校院系资料室现代化建设的途径加以探讨。

高校院系资料室；现代化建设；途径

一、高校院系资料室面临的新问题

（一）信息资源及专业优势无法体现。院系资料室不同于图书馆，它是专业资料室，其资料具有专业性、针对性，它集中了本部门人员长期致力研究的成果、专著以及各种教学、科研论文、科研报告、毕业论文等文献资料，并且收集了相关会议资料、学术交流资料、专家讲学、文献等，包括图书馆所没有各种载体的文献资料，具有专有的特色和较高的收藏价值，也是高校图书馆必要的延伸和补充，另外，它的服务对象、专业要求比较单一，同时由于其服务方式简洁、灵活，为院系师生查阅资料提供了很大方便!同时也便于师生共同参与资料室建设，因此院系资料室为本单位的教学科研提供了较好的专业平台，同时弥补了图书馆在专业性上的不足。因高校系级资料室工作始终处于附属性的地位，信息资源及专业优势没有得到很好的利用。

（二）管理模式制约着院系资料室的现代化发展。大部分高校都是校图书馆与院系资料室共存，各高校既有独立的校图书馆，又有规模不同的各院系资料室。一般来说，院系资料室的工作人员行政上归属各院系管理，而管理人员的业务学习与提高，职称的评定都由学校图书馆统一管理。致使校图书馆对院系资料室业务工作不具有约束力，对院系资料室的业务指导与管理较少，在文献组织管理中，校图书馆与院系资料室之间没有统一的协调管理制度，这种双重管理模式容易造成管理的真空，使之管理松散，信息闭塞、利用率低下，并会造成一些不必要的浪费和重复建设。这种管理模式制约了院系资料室的现代化发展

（三）管理人员队伍整体水平不高。目前的高校资料室人员整体发展不平衡，水平参差不齐，普遍存在着专业职称技术力量薄弱等现象，原有传统的业务知识和工作方法已落后。如工作人员业务学习机会不多，资料人员身兼多职，资料人员文化层次偏低、待遇差，资料人员外流现象增多等问题，造成资料室服务能力进一步下降，有些高校甚至还提出撤销系资料室的建议。

二、高校院系资料室实现现代化的途径

（一）构建现代化服务模式。其一，建立具有专业特色的数据库。特色数据库是指根据文献资源开发的具有独特内容的文献数据库院系资料室要建立具有本专业特色的、目录清晰、结构合理、内容新颖的数据库，还可结合本专业的特点，并且要按照图书著录规则和图书馆数据库统一建设的原则对数据进行编目加工、整理。书目数据库建成后既实现本院系文献资源自动化管理，又可为全校师生提供全面的网上检索，使院系文献资源共享达到一个较高的水平，学校及相关领导应积极从财力、物力、人力上支持建库工作，为资料室现代化奠定坚实的基础，又可为教学科研提供良好的平台。

其二，开展资源共享。现代信息技术，尤其是网络通信技术的应用，使文献情报工作能够在一个弱化了时空概念的、虚拟化的电脑空间中运行，这就使相应的管理从发生了很大的变化。院系图书资料室与学校图书馆联网，不但可以实现资源共享，更可以提高工作效率，更好地为读者服务。读者通过网络查询，即可知道哪个院系图书资料室藏有图书馆未曾收藏的专业性较强的图书或期刊。如果能够实现各院系间的资料共享，可以进行资料的互借，那么将能使图书资源得到充分的利用。

其三，规范资料的数字化图书资料的分编。由于大量的图书资料没有电子版，因此，存在一个纸质资料的电子化问题。由于这些纸质资料的量很大，全部实现电子化是不可能的，可以划分为一般图书资料和核心图书资料，区别对待，有的只录入书刊的封面、目录;有的全文录入，或通过扫描仪、文字识别软件等工具，快速实现纸质资料的电子化，方便读者全文检索阅览。与传统的图书资料一样，为了阅读方便，对数字化图书资料也要进行分类编目。数字化图书资料的编目应该遵守图书编目的相关标准，将资料室的编目纳入学校的编目中心，不可另搞一套。业务不规范必将在输入计算机实行联机检索时成为障碍，要按专、深、新、快的要求进行文献资料的搜集，体现院系资料室精而专的特点。

（二）加强现代化队伍的建设。其一，转变服务态度。院系资料室的工作中心就是为教学和科研服务。目前，院校院系资料室仅具有流通、阅览功能，处于借借还还的被动服务状态，工作人员的服务意识也很淡薄，不能为教学和科研真正发挥服务的功效因此，管理人员必须更新思想观念，变被动服务为主动服务，牢固树立读者至上的观念，满腔热情地做好为读者服务的奉献精神；必须走出资料室，经常深入教学、科研第一线，掌握收集信息的主动权，做好反馈工作。

其二，强化现代化的意识。高校资料室工作人员适应新形势的发展，研究新情况、钻研新技术、解决新问题，以促进资料室工作由内向型向外向型的转变，由被动型向主动型的转变.由数量型向质量型的转变，由各自为政向资源共享转变，由手工操作向自动化管理的转变，加快资料室工作的现代化步伐。

其三，加强管理人员综合能力的培养。目前，图书资料管理人员具有一定的工作经验，但并不熟悉现代化的图书资料管理技术。另外，各院系资料室收藏的都是专业性很强的书刊，而图书管理人员大多不是本专业毕业的，他们对这些专业性很强的书刊都不熟悉，因此，一个院系的图书资料员必须不断提高自己的业务水平，一是不断地学习现代化的图书管理先进技术：二是提高外语知识水平，三是掌握与本院系专业学科有关的基本知识，不断了解这些学科的最新发展。为此，图书馆和各院系的领导应该有组织、有计划地安排图书资料人员培训，同时，图书资料管理人员也必须认识到培训的迫切性和增强参加培训的自觉性，积极参加培训，不断提高自己的业务水平。

三、结语

高校院系图书资料室作为教师、学生查阅资料、获取信息和学术的重要场所，因为其专业性和服务方便快捷优势深受广大师生的欢迎，在教学和科研工作中发挥了积极的作用，院系图书资料室也只有从自身的特点出发，发挥优势、不断创新，才能更好地发挥院系图书资料室的作用，为广大读者服务。总之.高校院系资料室的现代化建设是时代的需要，是现代图书馆事业发展的必要补充。高校院系资料室只有抓住时代的机遇，不断完替自身的建设，才能适应现代化发展的需要。

[1]龚天芝.高校院系资料室现代化建设浅议 [J].科技情报开发与经济，2005，15（11）：245-246.

[2]唐艳.试论高校图书馆特色数据库的建设 [J]图书情报知识，2002（5） :53-54.

[3]陆金凤.如何进一步加强高校院系资料室的建设 [J].科技情报开发与经济，2007，17（2）：81-82.

Abstract：this paper aims to analyze the current state of the reference rooms in colleges and discuss how to build them well.

Key words：reference rooms in colleges；modernization；ways

On Ways of Constructing Modern Reference Rooms in Colleges

He Rong-juan
（Qiongzhou University，Sanya，Hainan，572022）

G250

A

1008—6772（2011）01—0168—02

2010-12-11

何荣娟（1968-），女，海南乐东人，海南省琼州学院助理馆员，研究图书资料管理。

本文为2010年度海南省教育厅科研项目“海南省高校体育院系图书资料室为学科建设服务的研究”（Hj2010-28） 成果之一。