高校图书馆与院系资料室数据整合的探讨——以河北师范大学为例★

马 杰

河北师范大学图书馆

〔河北省石家庄市 050016〕

一、前言

高校图书馆是学校的文献信息中心。随着网络技术和计算机技术的不断发展,高校图书馆的自动化水平也在不断提高。校园网的建设极大地方便了文献信息资源的传播,加快了文献信息资源的传播速度,节省了读者查阅各种文献信息资源的时间,提高了读者利用文献信息资源的能力,使高校图书馆在学校教学与科研工作中的地位越来越重要。然而,高校各学院资料室作为全校图书情报系统的重要组成部分,虽然长期以来在推动各学科专业的教学与科研工作方面起到了重要作用,但是随着网络技术和信息技术的快速发展,文献信息资源载体的增加与传播方式的变化,受文献信息资源电子化和数字图书馆的冲击,院系资料室设置独立、分散管理,缺乏整体性、计划性和科学性,从而使各高校内部文献信息资源体系结构松散、浪费严重,不利于文献信息资源的共建共享以及数字图书馆的建设。这种分散状况,不仅不适应高等学校教学改革形势发展的需要,也与图书情报工作向现代化方向发展不相适应。在高校内部实行文献信息资源整合,是解决文献信息资源供不应求问题的最佳途径。

继高校合并热和扩招之后,很多高校都建立了自己的新校区。那么,图书馆和院系资料室如何整合,才能更好地适应形势发展的需要呢?以河北师范大学为例进行探讨。随着河北师范大学新校区建设的不断推进,文献信息资源整合的问题也进入了议事日程。经过深入研究,拟在新校区撤销各院系资料室,而建立面向全校的文史资料中心、自然科学资料中心、教育心理科学资料中心、外语资料中心、艺术资料中心、法商经管资料中心等几个资料中心,由图书馆统一管理。在此之前,河北师范大学各院系资料室虽然在图书馆的统一培训下,陆续完成了各自的图书书目数据库建设工作,但建成的数据库都是由各院系资料室自行管理。现在,摆在我们面前最紧要的任务就是对各院系资料室现有书目数据库进行数据整合,将各院系资料室的书目数据正确、顺利地并入图书馆的文献信息资源服务体系。只有实现从院系资料室到面向全校的学科资料中心的数据整合,才能实现校内全部文献信息资源的共享。

二、河北师范大学图书馆与各院系资料室的数据现状

(一)学校图书馆由于系统更换,遗留数据重复问题

过去,河北师范大学图书馆采用的是丹诚系统。2006年,为了图书馆业务管理的拓展及配合校园卡一卡通管理的需求,由丹诚系统更换为汇文系统。汇文系统是由一个统一的数据库进行业务管理。由于时间紧,更换系统时各校区数据库只是做了数据叠加转换,没有进行查重合并,图书馆本身原来就存在数据冗余状况,造成了部分数据的重复问题。目前,查重合并工作正在进行中。

(二)院系资料室自动化起步较早,分库管理,数据冗余度较大

早在2002年,河北师范大学图书馆就开始培训各院系资料室的工作人员,进行书目数据库录入工作。当时,图书馆使用的是北京丹诚公司的DATATRANS-1000系统。到现在为止,几乎所有的院系资料室都已经建立了自已的书目数据库,已有近一半的院系资料室完成了书目著录工作,实现了文献信息资源的自动化管理。但是,由于网络安全、数据合并等问题,目前各院系资料室则一直在延用原来的丹诚系统,而没有使用汇文管理系统。整个学校仍处于两套管理系统和两个网络环境同时存在的状态。各院系资料室的18个独立书目数据库,重复数据多,数据冗余度大。因此,需要对系统及管理模式进行双重转换。

(三)各院系资料室数据库建设质量良莠不齐

各院系资料室数据库建设虽然起步较早,但是数据质量却良莠不齐,进度也不一样。在各院系资料室的18个数据库中,最多的有书目记录49 677条,最少的只有书目记录676条。全校共有9个院系资料室完成了书目数据库的回溯建库工作,其中6个院系资料室实行了流通工作的自动化管理。

三、河北师范大学图书馆与院系资料室数据整合的方法

(一)对图书馆书目数据库进行梳理,减少数据重复

对图书馆自身的书目数据库进行查重整理,实现M ARC数据合并,减少数据重复,不断完善图书馆相关数据库,为院系资料室数据的并入打下了良好的基础。通过编制程序,首先用ISBN号进行查重,对于重复记录进行批量自动合并;然后用题名、责任者和出版社进行合并查重,生成结果;再通过人工干预,对数据进行甄别合并。目前,此项工作正在进行中。

(二)充分分析各院系资料室的书目数据库,具体问题具体分析

由图书馆编目部工作人员对各院系资料室的数据库进行分析和验收,对各院系资料室的书目数据情况进行分类,分为好、中、差三个等级。M ARC字段信息录入规范、完整的为“好”的书目数据,其书目数据可以直接通过程序进行批量比对与合并,连带复本信息一并转入图书馆文献信息系统,完成转换后即可以投入流通。MARC字段信息录入比较规范、完整的为“中”等的书目数据,其书目数据可以直接导入图书馆的套录数据库,通过检索进行数据套录、简单修改和重新典藏,完成该院系资料室书目数据的整合工作。M ARC字段信息录入不规范、不完整的为“差”的书目数据,对于这样的书目数据要直接废弃,重新进行回溯查重建库,逐步并入图书馆的自动化信息系统。

(三)批量转入书目数据时,加前缀或后缀,避免重复

汇文图书馆信息管理系统要求书目数据的财产号、条码号、索书号均不能重复,否则转入书目数据时按忽略转入处理。而各院系资料室文献信息资源的财产号都是各走个的财产账,索书号也是各分个的类,与图书馆重复在所难免。条码号是图书馆按号段统一分配给各院系资料室的,不存在重复问题,不需要重新返工贴条码、进行典藏扫码,这给日后的流通数据整合工作打下了较好的基础。经过充分论证,为了避免重复,在财产号前加前缀。例如,在物理学院文献信息资源的财产号前一律加W L前缀。这样,既区分了重复财产号,又标识了复本原始单位,方便后续管理工作;在索书号后加后缀。这样,既避免了财产号重复,又不影响读者检索使用。

(四)对学科资料中心工作人员进行新系统培训,提高业务素质

过去,各院系一般给资料室配备1名～2名工作人员,有的资料室工作人员除负责资料室工作外,还兼管院系工会或其他临时性工作,工作烦琐,且人员流动性较大,管理不规范。建立面向全校的学科资料中心后,工作人员由图书馆统一管理,他们是图书馆工作人员的一部分,图书馆对这些工作人员进行系统的培训,不断提高学科资料中心工作人员的业务素质,更好地为全校师生的教学与科研工作提供高质量的文献信息服务。

四、结束语

高校图书馆具有藏书范围广、内容覆盖面大的特点,即以“广”、“博”见长;资料室则直接为本院系教学与科学研究服务,专门收集本院系学科专业的文献信息资料,其收藏特点在于“专”、“深”。建立面向全校的学科资料中心,将图书馆与各院系资料室的文献信息资源进行整合,是值得认真探讨的问题。当然,由于各院校具体情况不同,整合方式也不尽相同,但大体的思路是一样的,即要实现院系资料室到面向全校的学科资料中心转变,将图书馆与院系资料室的书目数据进行整合,以进一步深入开展服务工作。

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[2]杨勤.浅议新形势下高校图书馆与院系资料室的互补作用[J].河北科技图苑,2008,21(2):37～39.

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[4]冯锐,蔡文松,田宗乾.书目信息资源共建共享系统研究[J].河北科技图苑,2005,18(3):32～33,57.